Excel de Controle de Contas de Clientes e Fornecedores
Extrato que acompanha a diferença entre débito e crédito por cliente e fornecedor, com alerta de vencimento.
O que é conta corrente de cliente e como controlar?
A conta corrente (cari hesap, no uso turco) é o extrato, em ordem de data, da relação de dívidas e créditos entre você e um cliente ou fornecedor. Cada venda e cada compra é lançada como débito, e cada recebimento e pagamento como crédito; a diferença entre os dois é o saldo daquela empresa. Para controlar no Excel, bastam as colunas de código da conta, tipo de operação, débito, crédito e saldo acumulado.
Como lançar débito e crédito?
A nota que você emite ao cliente é uma dívida dele com você: vai na coluna Débito. O dinheiro que você recebe dele reduz essa dívida: vai na coluna Crédito. Na conta de fornecedor o sentido é o inverso — a mercadoria que você comprou é uma dívida sua.
A forma mais prática de evitar confusão é separar as contas de clientes e de fornecedores por prefixos de código diferentes (como C-1001, F-2001).
Fórmula do saldo acumulado
Para ver em cada linha o saldo daquela conta até aquele momento, usa-se o SOMASE cumulativo: =SOMASE($C$2:$C2;C2;$G$2:$G2)-SOMASE($C$2:$C2;C2;$H$2:$H2). Graças ao início fixo ($C$2) e ao fim móvel (C2) da fórmula, o intervalo cresce à medida que se desce as linhas e o saldo vai acumulando.
Essa estrutura permite controlar dezenas de contas no mesmo arquivo sem confusão; a única condição é que a mesma empresa seja sempre escrita com o mesmo código.
Controle de vencimentos e disciplina de cobrança
Um recebível sem data de vencimento é um recebível que ninguém acompanha. Escreva o vencimento em cada linha de débito e configure um alerta automático com a lógica =SE(VENCIMENTO<HOJE();"ATRASADO";"NO PRAZO").
Uma vez por semana, aplique o filtro "ATRASADO" e ordene por valor; ligando para os três maiores itens, você recebe uma parte importante da cobrança.
Emitir o extrato
Ao fechar as contas com o cliente, o extrato é indispensável. Selecionando no filtro a conta desejada e imprimindo, você obtém um demonstrativo com data, número do documento, débito, crédito e saldo. Antes de compartilhar o extrato, certifique-se de que a coluna de descrição esteja preenchida.
Para transformar esse demonstrativo do seu arquivo de controle em um documento timbrado a ser enviado ao cliente, preparamos um modelo à parte: o modelo de extrato de conta corrente em Excel preenche sozinho, assim que você lança as movimentações, um extrato em A4 com campos de carimbo e assinatura.
Explicamos o que cada coluna do extrato significa e como lê-lo, com uma tabela de exemplo, na página o que é o extrato de conta corrente. Já a etapa de comparar o extrato com a outra parte e acertar os números é outro trabalho: como fazer a conciliação de contas. Para o documento que você enviará à outra parte para ser assinado, você pode preencher o modelo de formulário de conciliação de contas em Excel.
Onde começa o limite do Excel?
Quando o número de contas passa de 50 e o de movimentações mensais passa de 400, a margem de erro do lançamento manual aumenta de forma clara. Se você precisa de lembrete automático de pagamento, acesso pelo celular, compartilhamento do extrato pelo WhatsApp e conciliação entre notas e recebimentos, usar um programa é mais seguro.
Se você já passou desse limite, o Controle de Contas: Fiado faz o mesmo trabalho, com lembrete de vencimento, caixa e controle de cheques e promissórias; a estrutura de colunas do seu modelo pode ser importada do Excel para lá.
Perguntas frequentes
O que significa o saldo da conta ficar negativo?
Neste modelo, saldo negativo significa que o valor recebido daquela empresa é maior que a dívida dela — ou seja, você recebeu um adiantamento ou houve recebimento a maior.
Como lançar o saldo de abertura?
Abra a primeira linha com o tipo de operação "Abertura" e escreva a dívida existente na coluna Débito. Não é preciso lançar uma a uma as movimentações passadas.
E se o mesmo cliente tiver mais de uma filial?
Dê a cada filial um código de conta diferente e escreva a razão social igual; assim você obtém relatórios tanto por filial quanto no total.