Excel متابعة حسابات العملاء والموردين
جدول كشف حساب يتتبع الفرق بين المدين والدائن في حركات العملاء والموردين لكل حساب، ويرسل تنبيهات الاستحقاق.
ما هو الحساب الجاري للعميل وكيف يُتابَع؟
الحساب الجاري (cari hesap، في الاستخدام التركي) هو كشف مرتب زمنيًا للعلاقة المدينة والدائنة بينك وبين عميل أو مورّد. تُسجَّل كل عملية بيع وشراء كمبلغ مدين، وكل تحصيل ودفع كمبلغ دائن؛ والفرق بينهما هو رصيد تلك الجهة. وللمتابعة في Excel تكفي أعمدة: رمز الحساب، ونوع العملية، والمدين، والدائن، والرصيد المتحرك.
كيف تُسجَّل المبالغ المدينة والدائنة؟
الفاتورة التي تصدرها للعميل تعني أنه صار مدينًا لك: تُكتب في عمود المدين. أما المبلغ الذي تتقاضاه منه فيخفض دينه: يُكتب في عمود الدائن. وفي حساب المورّد يكون الاتجاه معكوسًا — فالبضاعة التي تشتريها هي دَين عليك.
أعملي طريقة لتفادي الالتباس هي التمييز بين حسابات العملاء والموردين ببادئة رمز مختلفة (مثل C-1001 وT-2001).
صيغة الرصيد المتحرك
لرؤية رصيد ذلك الحساب حتى تلك اللحظة في كل صف تُستخدم الدالة التراكمية SUMIF: =SUMIF($C$2:$C2;C2;$G$2:$G2)-SUMIF($C$2:$C2;C2;$H$2:$H2). وبفضل البداية الثابتة ($C$2) والنهاية المتحركة (C2) في الصيغة يتسع النطاق كلما نزلت صفًّا ويتحرك الرصيد.
تتيح لك هذه البنية متابعة عشرات الحسابات في الملف نفسه دون خلط؛ والشرط الوحيد أن تُكتب الجهة نفسها دائمًا بالرمز نفسه.
متابعة الاستحقاق وانضباط التحصيل
الدين الذي لا تاريخ استحقاق له دين لا يُتابَع. اكتب تاريخ الاستحقاق في كل صف مدين وأنشئ تنبيهًا تلقائيًا بمنطق =IF(DUE<TODAY();"متأخر";"لم يحن موعده").
طبّق مرة في الأسبوع مرشّح «متأخر» ورتّب حسب المبلغ؛ فباتصالك بأكبر ثلاثة بنود تحصّل الجزء الأهم من المستحقات.
إصدار كشف الحساب
كشف الحساب ضروري عند تسوية الحساب مع العميل. فإذا اخترت الحساب المعني بالمرشّح وطبعته حصلت على كشف يتضمن التاريخ ورقم المستند والمدين والدائن والرصيد. وقبل مشاركة الكشف تأكد من أن عمود الوصف ممتلئ.
ولتحويل هذا الكشف الصادر من ملف المتابعة إلى مستند برأس رسمي يُرسل إلى العميل أعددنا قالبًا مستقلًا: قالب Excel لنموذج كشف الحساب الجاري يملأ تلقائيًا كشفًا بحجم A4 مع خانتي الختم والتوقيع بمجرد إدخال الحركات.
وقد شرحنا بمثال جدولي ما تعنيه أعمدة الكشف واحدًا واحدًا وكيف يُقرأ في صفحة ما هو كشف الحساب الجاري. أما خطوة مقارنة الكشف مع الطرف الآخر ومطابقة الأرقام فهي عمل منفصل: كيف تتم مطابقة الحسابات مع العميل. وللمستند الذي سترسله ليوقّعه الطرف الآخر يمكنك ملء قالب Excel لنموذج مطابقة الحسابات.
أين تبدأ حدود Excel؟
عندما يتجاوز عدد حساباتك 50 وعدد الحركات الشهرية 400 يزداد هامش الخطأ في الإدخال اليدوي بشكل ملحوظ. وإذا احتجت إلى تذكير تلقائي بالدفع، وإلى الوصول من الجوال، ومشاركة الكشف عبر WhatsApp، ومطابقة الفواتير مع التحصيلات، فاستخدام برنامج أكثر أمانًا.
وإذا تجاوزت هذا الحد فإن تطبيق دفتر الحسابات: ديون ومستحقات يؤدي العمل نفسه مع تذكيرات الاستحقاق ومتابعة الصندوق والشيكات والسندات؛ ويمكن استيراد بنية أعمدة القالب لديك إليه من Excel.
الأسئلة الشائعة
ماذا يعني أن يكون رصيد الحساب سالبًا؟
في هذا القالب يعني الرصيد السالب أن المبلغ الذي حصّلته من تلك الجهة أكبر من دينها — أي أنك تسلّمت دفعة مقدمة أو جرى تحصيل زائد.
كيف يُدخَل الرصيد الافتتاحي؟
افتح الصف الأول بنوع العملية «افتتاح» واكتب الدين القائم في عمود المدين. ولا حاجة إلى إدخال الحركات السابقة واحدة واحدة.
وماذا لو كان للعميل نفسه عدة فروع؟
امنح كل فرع رمز حساب مستقلًا واكتب الاسم التجاري نفسه؛ فتستطيع استخراج التقارير على مستوى الفرع وعلى مستوى الإجمالي.