Excel для обліку взаєморозрахунків з контрагентами
Виписка, яка по кожному контрагенту веде різницю між боргом і кредиторською заборгованістю за рухами клієнтів і постачальників та нагадує про терміни оплати.
Що таке рахунок контрагента і як його вести?
Рахунок контрагента (cari hesap, у Туреччині — облік взаєморозрахунків) — це хронологічна виписка про відносини заборгованості між вами та клієнтом чи постачальником. Кожен продаж і закупівля проводяться як борг, кожна оплата й виплата — як кредит; різниця між ними — це сальдо цієї компанії. Для обліку в Excel достатньо стовпців: код контрагента, тип операції, дебет, кредит і поточне сальдо.
Як проводяться дебет і кредит?
Рахунок-фактура, який ви виставили клієнту, — це його заборгованість перед вами: він записується в стовпець «Дебет». Гроші, які ви від нього отримали, зменшують борг: вони записуються в стовпець «Кредит». На рахунку постачальника напрям протилежний — товар, який ви отримали, є вашим боргом.
Найпрактичніший спосіб уникнути плутанини — розділити рахунки клієнтів і постачальників різними префіксами коду (наприклад, C-1001, T-2001).
Формула поточного сальдо
Щоб у кожному рядку бачити сальдо цього контрагента на той момент, використовується накопичувальна функція СУММЕСЛИ: =СУММЕСЛИ($C$2:$C2;C2;$G$2:$G2)-СУММЕСЛИ($C$2:$C2;C2;$H$2:$H2). Завдяки фіксованому початку ($C$2) і рухомому кінцю (C2) діапазон розширюється з кожним рядком донизу, і сальдо «біжить».
Ця структура дозволяє вести в одному файлі десятки контрагентів без плутанини; єдина умова — одну й ту саму компанію завжди записувати з тим самим кодом.
Контроль строків і дисципліна стягнення
Заборгованість без терміну оплати — це заборгованість, за якою не стежать. Вказуйте термін оплати в кожному рядку боргу й налаштуйте автоматичне попередження за логікою =ЕСЛИ(СРОК<СЕГОДНЯ();"ПРОСТРОЧЕНО";"В СРОК").
Раз на тиждень застосовуйте фільтр «ПРОСТРОЧЕНО» й відсортуйте за сумою; зателефонувавши за трьома найбільшими позиціями, ви стягнете значну частину боргів.
Формування виписки
Під час закриття розрахунків із клієнтом виписка обов'язкова. Якщо вибрати у фільтрі потрібного контрагента й роздрукувати, ви отримаєте виписку з датою, номером документа, дебетом, кредитом і сальдо. Перш ніж ділитися випискою, переконайтеся, що стовпець опису заповнений.
Щоб перетворити цю виписку з вашого файлу обліку на бланковий документ, який можна надіслати клієнту, ми підготували окремий шаблон: Excel-шаблон прикладу виписки з рахунку контрагента одразу, як тільки ви внесете операції, сам заповнює виписку формату A4 з полями для печатки та підпису.
Що означає кожен стовпець виписки й як її читати, ми розповіли з прикладом таблиці на сторінці що таке виписка з рахунку контрагента. А крок звірки виписки з іншою стороною та узгодження цифр — це окрема справа: як зробити звірку розрахунків з контрагентом. Для самого документа, який ви надішлете іншій стороні на підпис, можна заповнити Excel-шаблон форми акта звірки розрахунків.
Де починається межа Excel?
Коли кількість контрагентів перевищує 50, а кількість операцій на місяць — 400, ймовірність помилок при ручному введенні помітно зростає. Якщо потрібні автоматичні нагадування про оплату, мобільний доступ, надсилання виписки через WhatsApp та зіставлення рахунків-фактур з оплатами, надійніше користуватися програмою.
Якщо ви перейшли цю межу, Облік боргів: Контрагенти виконує ту саму роботу разом із нагадуваннями про строки, касою та обліком чеків і векселів; структуру стовпців вашого шаблону можна імпортувати туди з Excel.
Поширені запитання
Що означає від'ємне сальдо контрагента?
У цьому шаблоні від'ємне сальдо означає, що сума, яку ви отримали від цієї компанії, перевищує її борг — тобто ви отримали аванс або була здійснена переплата.
Як ввести початкове сальдо?
Відкрийте перший рядок із типом операції «Відкриття» і впишіть поточний борг у стовпець «Дебет». Вносити минулі операції одну за одною не потрібно.
А якщо в одного клієнта кілька філій?
Присвойте кожній філії окремий код контрагента, а назву вказуйте однакову; так ви зможете отримувати звіт і по філіях, і в цілому.
Шаблони, що використовуються з цим посібником
Excel-журнал боргів покупців (продаж у борг)
Цифровий журнал, що автоматично розраховує по кожному клієнту суму боргу, сплачене, залишок боргу та кількість днів прострочення.