Excel для учёта контрагентов (cari hesap — расчёты с клиентами и поставщиками)
Выписка, которая по каждому контрагенту ведёт разницу между дебетом и кредитом по операциям с клиентами и поставщиками и предупреждает о сроках оплаты.
Что такое cari hesap (счёт взаиморасчётов с контрагентом) и как его вести?
Cari hesap (счёт взаиморасчётов с контрагентом) — это хронологическая выписка долговых отношений между вами и клиентом или поставщиком. Каждая продажа и закупка проводится как дебет, каждое поступление и платёж — как кредит; их разница — сальдо этой компании. Для учёта в Excel достаточно столбцов: код контрагента, тип операции, дебет, кредит и нарастающее сальдо.
Как проводятся дебет и кредит?
Счёт, выставленный клиенту, — это его задолженность перед вами: он записывается в столбец «Дебет». Деньги, полученные от него, уменьшают долг: они записываются в столбец «Кредит». В счёте поставщика направление обратное — купленный у него товар является вашим долгом.
Самый практичный способ избежать путаницы — разделять счета клиентов и поставщиков разными префиксами кода (например, C-1001, T-2001).
Формула нарастающего сальдо
Чтобы видеть в каждой строке сальдо данного контрагента на этот момент, используется накопительная функция СУММЕСЛИ: =СУММЕСЛИ($C$2:$C2;C2;$G$2:$G2)-СУММЕСЛИ($C$2:$C2;C2;$H$2:$H2). Благодаря фиксированному началу ($C$2) и плавающему концу (C2) диапазон растёт по мере движения вниз, и сальдо нарастает.
Такая структура позволяет вести в одном файле десятки контрагентов без путаницы; единственное условие — одну и ту же компанию всегда записывать с одним кодом.
Контроль сроков и дисциплина взыскания
Долг без срока платежа — это долг, который не отслеживается. Укажите срок в каждой строке долга и настройте автоматическое предупреждение по логике =ЕСЛИ(СРОК<СЕГОДНЯ();"ПРОСРОЧЕНО";"В СРОК").
Раз в неделю применяйте фильтр «ПРОСРОЧЕНО» и сортируйте по сумме; позвонив по трём самым крупным позициям, вы соберёте значительную часть задолженности.
Формирование выписки
При закрытии расчётов с клиентом выписка обязательна. Выбрав в фильтре нужного контрагента и распечатав, вы получаете выписку с датой, номером документа, дебетом, кредитом и сальдо. Перед тем как делиться выпиской, убедитесь, что столбец описания заполнен.
Чтобы превратить эту выписку из вашего файла учёта в фирменный документ для отправки клиенту, мы подготовили отдельный шаблон: шаблон Excel «образец выписки по cari hesap» автоматически заполняет выписку на листе A4 с полями для печати и подписи, как только вы вводите операции.
О том, что означает каждый столбец выписки и как её читать, мы рассказали с примером таблицы на странице что такое cari ekstre (выписка по счёту контрагента). А сверка выписки с другой стороной и приведение цифр в соответствие — это отдельная задача: как проводить cari mutabakat (акт сверки взаиморасчётов). Для самого документа, который вы отправите контрагенту на подпись, можно заполнить шаблон Excel формы акта сверки.
Где заканчиваются возможности Excel?
Когда число контрагентов превышает 50, а число операций в месяц — 400, вероятность ошибок при ручном вводе заметно растёт. Если вам нужны автоматические напоминания об оплате, мобильный доступ, отправка выписки через WhatsApp и сопоставление счетов и платежей, надёжнее использовать программу.
Если вы перешли этот порог, приложение «Учёт контрагентов: Долги» (программа для учёта контрагентов) решает ту же задачу вместе с напоминаниями о сроках, кассой и учётом чеков и векселей; структуру столбцов из вашего шаблона можно импортировать туда из Excel.
Часто задаваемые вопросы
Что значит отрицательное сальдо контрагента?
В этом шаблоне отрицательное сальдо означает, что сумма, полученная от этой компании, больше её долга, — то есть вы получили аванс или была переплата.
Как ввести начальное сальдо?
Откройте первую строку с типом операции «Открытие» и впишите текущий долг в столбец «Дебет». Вводить прошлые операции по одной не нужно.
Что, если у одного клиента несколько филиалов?
Присвойте каждому филиалу отдельный код контрагента, а название напишите одинаковое; тогда можно получать отчёты и по филиалам, и по итогу.
Шаблоны, используемые в этом руководстве
Excel «Книга долгов» (veresiye — продажа в долг)
Цифровая книга, которая автоматически считает по каждому клиенту сумму долга, оплаченное, остаток долга и число дней просрочки.