Excel theo dõi công nợ khách hàng (cari hesap)
Bảng sao kê theo dõi chênh lệch nợ–có theo từng đối tác trong các giao dịch với khách hàng và nhà cung cấp, kèm cảnh báo đến hạn.
Tài khoản công nợ (cari hesap) là gì, theo dõi thế nào?
Tài khoản công nợ (cari hesap) là bảng kê theo thứ tự thời gian về quan hệ nợ – có giữa bạn và một khách hàng hoặc nhà cung cấp. Mỗi lần bán và mua được ghi là nợ, mỗi lần thu tiền và thanh toán được ghi là có; chênh lệch giữa hai bên là số dư của công ty đó. Để theo dõi trong Excel, chỉ cần các cột mã đối tượng công nợ, loại giao dịch, nợ, có và số dư lũy kế.
Ghi nợ và có như thế nào?
Hóa đơn bạn xuất cho khách là khoản khách nợ bạn: ghi vào cột Nợ. Tiền bạn nhận từ họ làm giảm khoản nợ: ghi vào cột Có. Ở tài khoản nhà cung cấp thì chiều ngược lại — hàng bạn mua là khoản bạn nợ.
Cách thực tế nhất để tránh nhầm lẫn là tách tài khoản khách hàng và nhà cung cấp bằng các tiền tố mã khác nhau (như C-1001, T-2001).
Công thức số dư lũy kế
Để xem số dư của đối tượng công nợ đó tính đến thời điểm hiện tại ở mỗi dòng, dùng ETOPLA (SUMIF) cộng dồn: =ETOPLA($C$2:$C2;C2;$G$2:$G2)-ETOPLA($C$2:$C2;C2;$H$2:$H2). Nhờ điểm bắt đầu cố định ($C$2) và điểm kết thúc trượt (C2) trong công thức, khi đi xuống dòng dưới thì vùng tính mở rộng ra và số dư được chạy tiếp.
Cấu trúc này cho phép bạn theo dõi hàng chục đối tượng công nợ trong cùng một tệp mà không bị lẫn; điều kiện duy nhất là cùng một công ty luôn được ghi bằng cùng một mã.
Theo dõi kỳ hạn và kỷ luật thu tiền
Khoản phải thu không có ngày đến hạn là khoản không được theo dõi. Hãy ghi ngày đến hạn cho mỗi dòng nợ và thiết lập cảnh báo tự động theo logic =EĞER(VADE<BUGÜN();"GECİKTİ";"VADESİ VAR") (IF: đến hạn nhỏ hơn hôm nay thì “GECİKTİ” – QUÁ HẠN, nếu không thì “VADESİ VAR” – CÒN HẠN).
Mỗi tuần một lần, hãy lọc “GECİKTİ” (QUÁ HẠN) và sắp xếp theo số tiền; chỉ cần gọi cho ba khoản lớn nhất là bạn thu được phần quan trọng của số tiền cần thu.
Xuất sao kê
Khi chốt công nợ với khách, sao kê là bắt buộc. Khi bạn chọn đối tượng công nợ liên quan trong bộ lọc rồi in, bạn sẽ có một bảng kê gồm ngày, số chứng từ, nợ, có và số dư. Trước khi chia sẻ sao kê, hãy chắc chắn cột diễn giải đã được điền đầy đủ.
Để biến bảng kê từ tệp theo dõi của bạn thành một văn bản có tiêu đề công ty gửi cho khách, chúng tôi đã chuẩn bị một mẫu riêng: mẫu Excel sao kê công nợ tự động điền sao kê khổ A4 có ô đóng dấu – chữ ký ngay khi bạn nhập các giao dịch.
Chúng tôi đã giải thích từng cột của sao kê nói lên điều gì và cách đọc, kèm bảng ví dụ, ở trang sao kê công nợ là gì. Còn bước đối chiếu sao kê với phía bên kia để các con số khớp nhau là một việc khác: cách đối chiếu công nợ. Với chính văn bản bạn gửi để đối tác ký xác nhận, bạn có thể điền mẫu Excel biên bản đối chiếu công nợ.
Giới hạn của Excel bắt đầu từ đâu?
Khi số đối tượng công nợ vượt 50 và số giao dịch mỗi tháng vượt 400, sai sót khi nhập tay tăng lên rõ rệt. Nếu bạn cần nhắc thanh toán tự động, truy cập trên điện thoại, chia sẻ sao kê qua WhatsApp và đối chiếu hóa đơn – thu tiền thì dùng phần mềm sẽ an toàn hơn.
Nếu bạn đã vượt ngưỡng này, Sổ Công Nợ: Ghi nợ, thu chi làm cùng công việc đó kèm nhắc kỳ hạn, quỹ tiền mặt và theo dõi séc – kỳ phiếu; cấu trúc cột trong mẫu của bạn có thể nhập từ Excel sang đó.
Câu hỏi thường gặp
Số dư công nợ âm nghĩa là gì?
Trong mẫu này, số dư âm nghĩa là số tiền bạn đã thu từ công ty đó nhiều hơn khoản nợ của họ — tức là bạn đã nhận tiền ứng trước hoặc đã thu dư.
Nhập số dư đầu kỳ như thế nào?
Mở dòng đầu tiên với loại giao dịch “Açılış” (Số dư đầu kỳ) và ghi khoản nợ hiện tại vào cột Nợ. Bạn không cần nhập từng giao dịch trong quá khứ.
Nếu cùng một khách hàng có nhiều chi nhánh thì sao?
Hãy cấp mã công nợ riêng cho từng chi nhánh nhưng ghi cùng một tên công ty; bạn có thể lấy báo cáo theo từng chi nhánh và theo tổng.
Các mẫu dùng cùng hướng dẫn này
Excel sổ ghi nợ (veresiye)
Sổ điện tử tự động tính số tiền ghi nợ theo từng khách hàng, số đã trả, số nợ còn lại và số ngày quá hạn.