Excel ติดตามบัญชีคู่ค้า
ตารางรายการเดินบัญชีที่ติดตามส่วนต่างระหว่างยอดค้างจ่ายและค้างรับของลูกค้าและซัพพลายเออร์เป็นรายคู่ค้า พร้อมแจ้งเตือนเมื่อครบกำหนด
บัญชีคู่ค้า (cari hesap) คืออะไร และติดตามอย่างไร
บัญชีคู่ค้า (cari hesap) คือรายการเรียงตามวันที่ของความสัมพันธ์ด้านหนี้สินและลูกหนี้ระหว่างคุณกับลูกค้าหรือซัพพลายเออร์ การขายและการซื้อทุกครั้งบันทึกเป็นเดบิต การรับเงินและการจ่ายเงินทุกครั้งบันทึกเป็นเครดิต ผลต่างของทั้งสองคือยอดคงเหลือของบริษัทนั้น การติดตามใน Excel ต้องมีเพียงคอลัมน์รหัสคู่ค้า ประเภทรายการ เดบิต เครดิต และยอดคงเหลือสะสม
บันทึกเดบิตและเครดิตอย่างไร
ใบแจ้งหนี้ที่คุณออกให้ลูกค้าคือการที่เขาเป็นหนี้คุณ: บันทึกในคอลัมน์เดบิต ส่วนเงินที่คุณรับจากเขาจะลดหนี้: บันทึกในคอลัมน์เครดิต สำหรับบัญชีซัพพลายเออร์ทิศทางจะกลับกัน สินค้าที่คุณรับมาคือหนี้ของคุณ
วิธีที่ใช้ได้จริงที่สุดในการป้องกันความสับสนคือแยกบัญชีลูกค้าและซัพพลายเออร์ด้วยคำนำหน้ารหัสที่ต่างกัน (เช่น C-1001, T-2001)
สูตรยอดคงเหลือสะสม
เพื่อดูยอดคงเหลือของคู่ค้ารายนั้นจนถึงขณะนั้นในแต่ละแถว ใช้ SUMIF แบบสะสม: =SUMIF($C$2:$C2,C2,$G$2:$G2)-SUMIF($C$2:$C2,C2,$H$2:$H2) ด้วยจุดเริ่มต้นที่ตรึงไว้ ($C$2) และจุดสิ้นสุดที่เลื่อนได้ (C2) ในสูตร ช่วงจะขยายขึ้นเมื่อลงมาทีละแถว และยอดคงเหลือจึงสะสมไปเรื่อย ๆ
โครงสร้างนี้ช่วยให้คุณติดตามคู่ค้าหลายสิบรายในไฟล์เดียวกันโดยไม่ปนกัน เงื่อนไขเดียวคือต้องเขียนบริษัทเดียวกันด้วยรหัสเดิมเสมอ
การติดตามวันครบกำหนดและวินัยในการเก็บเงิน
ลูกหนี้ที่ไม่มีวันครบกำหนดคือลูกหนี้ที่ไม่ได้ติดตาม ใส่วันครบกำหนดในทุกแถวหนี้ และตั้งการแจ้งเตือนอัตโนมัติด้วยหลักการ =IF(DUE<TODAY(),"เกินกำหนด","ยังไม่ถึงกำหนด")
สัปดาห์ละครั้ง ให้กรอง “เกินกำหนด” แล้วเรียงตามจำนวนเงิน เพียงโทรหาสามรายการที่ใหญ่ที่สุด คุณก็เก็บเงินได้ส่วนสำคัญ
ออกใบแสดงรายการบัญชี
เมื่อปิดบัญชีกับลูกค้า ใบแสดงรายการบัญชี (ekstre) เป็นสิ่งจำเป็น เมื่อเลือกคู่ค้ารายนั้นจากตัวกรองแล้วพิมพ์ คุณจะได้รายการที่มีวันที่ เลขที่เอกสาร เดบิต เครดิต และยอดคงเหลือ ก่อนแชร์ใบแสดงรายการบัญชี ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคอลัมน์คำอธิบายกรอกครบแล้ว
เราจัดทำเทมเพลตแยกต่างหากเพื่อเปลี่ยนรายการที่ได้จากไฟล์ติดตามของคุณให้เป็นเอกสารที่มีหัวจดหมายส่งให้ลูกค้า: เทมเพลต Excel ตัวอย่างใบแสดงรายการบัญชีคู่ค้าจะกรอกใบแสดงรายการขนาด A4 ที่มีช่องตราประทับและลายเซ็นให้อัตโนมัติทันทีที่คุณป้อนรายการเคลื่อนไหว
เราอธิบายว่าแต่ละคอลัมน์ของใบแสดงรายการบัญชีบอกอะไรและอ่านอย่างไร พร้อมตารางตัวอย่างในหน้าใบแสดงรายการบัญชีคู่ค้าคืออะไร ส่วนขั้นตอนการเทียบใบแสดงรายการบัญชีกับอีกฝ่ายเพื่อให้ตัวเลขตรงกันเป็นอีกเรื่องหนึ่ง: วิธีกระทบยอดบัญชีคู่ค้า สำหรับเอกสารที่คุณจะส่งให้อีกฝ่ายลงนาม คุณกรอกเทมเพลต Excel แบบฟอร์มยืนยันยอดบัญชีคู่ค้าได้
ข้อจำกัดของ Excel เริ่มต้นที่ตรงไหน
เมื่อจำนวนคู่ค้าของคุณเกิน 50 ราย และจำนวนรายการเคลื่อนไหวรายเดือนเกิน 400 รายการ โอกาสผิดพลาดจากการกรอกด้วยมือจะเพิ่มขึ้นอย่างชัดเจน หากคุณต้องการการแจ้งเตือนการชำระเงินอัตโนมัติ การเข้าถึงผ่านมือถือ การแชร์ใบแสดงรายการบัญชีทาง WhatsApp และการจับคู่ใบแจ้งหนี้กับการรับเงิน การใช้โปรแกรมปลอดภัยกว่า
หากคุณเกินเกณฑ์นี้แล้ว แอป สมุดบัญชีคู่ค้า: ค้างรับ-จ่าย ทำงานเดียวกันพร้อมการแจ้งเตือนวันครบกำหนด เงินสด และการติดตามเช็คและตั๋วสัญญาใช้เงิน โครงสร้างคอลัมน์ในเทมเพลตของคุณนำเข้าไปที่นั่นจาก Excel ได้
คำถามที่พบบ่อย
ถ้ายอดคงเหลือคู่ค้าติดลบหมายความว่าอย่างไร
ในเทมเพลตนี้ ยอดคงเหลือติดลบหมายความว่าจำนวนเงินที่คุณรับจากบริษัทนั้นมากกว่าหนี้ของเขา กล่าวคือคุณรับเงินล่วงหน้า หรือมีการเก็บเงินเกิน
ป้อนยอดยกมาอย่างไร
เปิดแถวแรกด้วยประเภทรายการ “ยอดยกมา” แล้วใส่หนี้ปัจจุบันในคอลัมน์เดบิต คุณไม่ต้องป้อนรายการในอดีตทีละรายการ
ถ้าลูกค้ารายเดียวกันมีหลายสาขาล่ะ
ให้รหัสคู่ค้าแยกสำหรับแต่ละสาขาและเขียนชื่อบริษัทเหมือนกัน คุณจะดูรายงานได้ทั้งแยกตามสาขาและแบบรวม
เทมเพลตที่ใช้กับคู่มือนี้
Excel สมุดบัญชีขายเชื่อ
สมุดบัญชีดิจิทัลที่คำนวณยอดขายเชื่อรายลูกค้า ยอดที่ชำระแล้ว ยอดหนี้คงเหลือ และจำนวนวันที่เกินกำหนดให้อัตโนมัติ