Excel za praćenje salda kupaca i dobavljača
Tablica izvatka koja po kupcu/dobavljaču vodi razliku duguje–potražuje u prometu kupaca i dobavljača i upozorava na dospijeće.
Što je račun kupca/dobavljača (cari hesap) i kako ga pratiti?
Cari hesap (račun kupca ili dobavljača, tj. kartica dugovanja i potraživanja) je kronološki popis dužničko-vjerovničkog odnosa između vas i kupca ili dobavljača. Svaka prodaja i nabava knjiži se kao dugovanje, svaka naplata i isplata kao potraživanje; razlika između to dvoje je saldo te tvrtke. Za praćenje u Excelu dovoljni su stupci šifre partnera, vrste transakcije, dugovanja, potraživanja i tekućeg salda.
Kako se knjiže dugovanja i potraživanja?
Račun koji ispostavite kupcu znači da on vama duguje: upisuje se u stupac Dugovanje. Novac koji od njega primite smanjuje dug: upisuje se u stupac Potraživanje. Kod računa dobavljača smjer je obrnut — roba koju kupite vaš je dug.
Najpraktičniji način da izbjegnete zabunu je razdvojiti račune kupaca i dobavljača različitim prefiksom šifre (npr. C-1001, T-2001).
Formula tekućeg salda
Da biste u svakom retku vidjeli saldo tog partnera do tog trenutka, koristi se kumulativni ZBROJ.AKO: =ZBROJ.AKO($C$2:$C2;C2;$G$2:$G2)-ZBROJ.AKO($C$2:$C2;C2;$H$2:$H2). Zahvaljujući fiksnom početku ($C$2) i pomičnom kraju (C2) u formuli, raspon raste kako se spuštate redcima i saldo teče.
Ova struktura omogućuje vam da u istoj datoteci bez zabune pratite desetke partnera; jedini je uvjet da se ista tvrtka uvijek upisuje istom šifrom.
Praćenje dospijeća i disciplina naplate
Potraživanje bez datuma dospijeća je potraživanje koje se ne prati. U svaki redak dugovanja upišite dospijeće i postavite automatsko upozorenje logikom =AKO(DOSPIJEĆE<DANAS();"KASNI";"U ROKU").
Jednom tjedno primijenite filtar „KASNI“ i poredajte po iznosu; zovući tri najveće stavke naplatit ćete važan dio potraživanja.
Izrada izvoda
Pri zatvaranju računa s kupcem izvod je nužan. Kad filtrom odaberete odgovarajućeg partnera i ispišete, dobivate popis s datumom, brojem dokumenta, dugovanjem, potraživanjem i saldom. Prije dijeljenja izvoda provjerite je li stupac opisa popunjen.
Za pretvaranje tog popisa iz vaše datoteke za praćenje u memorandumski dokument koji se šalje kupcu pripremili smo poseban predložak: Excel predložak primjera izvoda računa kupca/dobavljača čim unesete promete sam popunjava A4 izvod s poljem za pečat i potpis.
Što pojedini stupci izvoda znače i kako ih čitati objasnili smo s primjerom tablice na stranici što je izvod računa (cari ekstre). Korak usporedbe izvoda s drugom stranom i usklađivanja brojki zaseban je posao: kako se radi usklađivanje salda (cari mutabakat). Za sam dokument koji šaljete drugoj strani na potpis možete ispuniti Excel predložak obrasca za usklađivanje salda.
Gdje počinje ograničenje Excela?
Kad broj partnera premaši 50, a mjesečni broj transakcija 400, mogućnost pogreške pri ručnom unosu osjetno raste. Ako trebate automatske podsjetnike za plaćanje, mobilni pristup, dijeljenje izvoda putem WhatsAppa i uparivanje računa i naplate, sigurnije je koristiti program.
Ako ste prešli taj prag, Saldakonti: Dugovi i naplata radi isti posao zajedno s podsjetnicima o dospijeću, blagajnom i praćenjem čekova i mjenica; strukturu stupaca iz predloška možete uvesti iz Excela.
Često postavljana pitanja
Što znači ako saldo ispadne negativan?
U ovom predlošku negativan saldo znači da je iznos koji ste od te tvrtke naplatili veći od njezina duga — dakle, primili ste predujam ili je naplaćeno više nego što se dugovalo.
Kako se unosi početno stanje?
Prvi redak otvorite s vrstom transakcije „Početno stanje“ i postojeći dug upišite u stupac Dugovanje. Ne trebate unositi prošle promete jedan po jedan.
Što ako isti kupac ima više podružnica?
Svakoj podružnici dodijelite zasebnu šifru, a naziv tvrtke upišite isti; izvješće možete dobiti i po podružnici i ukupno.
Predlošci koji se koriste uz ovaj vodič
Excel knjiga dugovanja kupaca
Digitalna knjiga koja automatski izračunava iznos prodaje na odgodu po kupcu, plaćeno, preostali dug i broj dana kašnjenja.