Есеп айырысу шоттарын бақылау Excel
Клиенттер мен жеткізушілер қозғалысындағы қарыз–талап айырмасын контрагент бойынша жүргізетін, мерзім туралы ескерту беретін үзінді кесте.
Cari hesap (контрагентпен есеп айырысу) деген не, оны қалай жүргізеді?
Cari hesap (контрагентпен есеп айырысу шоты) — клиентпен немесе жеткізушімен арадағы қарыз-талап қатынасының күн ретімен жасалған жазбасы. Әр сатылым мен сатып алу қарыз, әр төлем алу мен төлеу талап ретінде жазылады; екеуінің айырмасы сол фирманың қалдығы болады. Excel-де жүргізу үшін контрагент коды, операция түрі, қарыз, талап және жүгіртпелі қалдық бағандары жеткілікті.
Қарыз бен талап қалай жазылады?
Клиентке жазған шот-фактураңыз — оның сізге қарыздар болуы: Қарыз бағанына жазылады. Одан алған ақшаңыз қарызды азайтады: Талап бағанына жазылады. Жеткізуші шотында бағыт кері — алған тауарыңыз сіздің қарызыңыз.
Шатасуды болдырмаудың ең практикалық жолы — клиент және жеткізуші шоттарын әр түрлі код префиксімен бөлу (C-1001, T-2001 сияқты).
Жүгіртпелі қалдық формуласы
Әр жолда сол контрагенттің сол сәтке дейінгі қалдығын көру үшін жинақталатын ETOPLA қолданылады: =ETOPLA($C$2:$C2;C2;$G$2:$G2)-ETOPLA($C$2:$C2;C2;$H$2:$H2). Формуладағы тұрақты бастау ($C$2) және жылжымалы аяқталу (C2) арқасында жол төмен түскен сайын аралық үлкейіп, қалдық жүгіреді.
Бұл құрылым бір файлда ондаған контрагентті шатаспай жүргізуге мүмкіндік береді; жалғыз шарт — бір фирма әрқашан бірдей кодпен жазылуы.
Өтеу мерзімін бақылау және төлем тәртібі
Өтеу мерзімі жоқ талап — бақыланбайтын талап. Әр қарыз жолына өтеу мерзімін жазыңыз және =EĞER(VADE<BUGÜN();"GECİKTİ";"VADESİ VAR") логикасымен автоматты ескерту орнатыңыз.
Аптасына бір рет «GECİKTİ» (кешікті) сүзгісін қолданып, сома бойынша сұрыптаңыз; ең үлкен үш бапқа қоңырау шалып, төлемнің маңызды бөлігін жинайсыз.
Көшірме (ekstre) шығару
Клиентпен есеп жапқанда көшірме міндетті. Сүзгіден тиісті контрагентті таңдап басып шығарсаңыз, күн, құжат нөмірі, қарыз, талап және қалдық бар жазба аласыз. Көшірмені бөлісер алдында түсініктеме бағанының толтырылғанына көз жеткізіңіз.
Есеп файлыңыздан шыққан осы жазбаны клиентке жіберетін бланкілі құжатқа айналдыру үшін бөлек үлгі дайындадық: cari hesap көшірмесінің үлгісі Excel қозғалыстарды енгізген сәтте мөр-қол қою өрісі бар A4 көшірмені өздігінен толтырады.
Көшірме бағандарының әрқайсысы нені білдіретінін және қалай оқылатынын cari көшірме дегеніміз не бетінде мысал кестемен түсіндірдік. Көшірмені қарсы жақпен салыстырып, сандарды тіркестіру қадамы — бөлек іс: cari салыстырып тексеру (mutabakat) қалай жасалады. Қарсы жаққа қол қойдыру үшін жіберетін құжаттың өзі үшін cari салыстырып тексеру нысаны Excel үлгісін толтыра аласыз.
Excel-дің шегі қайдан басталады?
Контрагент саны 50-ден, айлық қозғалыс саны 400-ден асқанда қолмен енгізудегі қателік қаупі айтарлықтай артады. Автоматты төлем еске салғышы, мобильді қолжетімділік, көшірмені WhatsApp арқылы бөлісу және шот-фактура мен төлемді сәйкестендіру қажет болса, бағдарлама қолдану сенімдірек.
Осы шектен асқан болсаңыз, Есеп айырысу дәптері: Қарыздар дәл сол жұмысты өтеу мерзімін еске салумен, кассамен және чек-вексель есебімен бірге атқарады; үлгідегі баған құрылымыңызды сол жаққа Excel-ден импорттауға болады.
Жиі қойылатын сұрақтар
Контрагент қалдығы теріс шықса, бұл нені білдіреді?
Бұл үлгіде теріс қалдық — сол фирмадан алған сомаңыз оның қарызынан көп дегенді білдіреді — яғни аванс алғансыз немесе артық төлем жиналған.
Ашылу қалдығы қалай енгізіледі?
Бірінші жолды «Ашылу» операция түрімен ашып, қолда бар қарызды Қарыз бағанына жазыңыз. Бұрынғы қозғалыстарды бір-бірлеп енгізудің қажеті жоқ.
Бір клиенттің бірнеше филиалы болса ше?
Әр филиалға бөлек контрагент кодын беріп, атауын бірдей жазыңыз; филиал бойынша да, жиынтық бойынша да есеп ала аласыз.