Excel پیگیری حساب مشتریان و تأمین‌کنندگان (cari hesap)
جدول صورت‌حسابی که در تراکنشهای مشتریان و تأمین‌کنندگان، تفاوت بدهی و طلب را به تفکیک هر طرف حساب نگه می‌دارد و هشدار سررسید می‌دهد.
حساب طرفحساب (cari hesap) چیست و چگونه پیگیری میشود؟
حساب طرفحساب (cari hesap)، صورت‌ریز زمانی رابطه طلب و بدهی بین شما و یک مشتری یا تأمین‌کننده است. هر فروش و خرید به‌عنوان بدهکار و هر وصول و پرداخت به‌عنوان بستانکار ثبت میشود؛ تفاضل این دو، مانده آن شرکت است. برای پیگیری در Excel ستون‌های کد طرفحساب، نوع تراکنش، بدهکار، بستانکار و مانده تجمعی کافی است.
بدهکار و بستانکار چگونه ثبت میشود؟
فاکتوری که برای مشتری صادر می‌کنید، یعنی او به شما بدهکار شده است: در ستون بدهکار نوشته میشود. پولی که از او می‌گیرید بدهی را کم می‌کند: در ستون بستانکار نوشته میشود. در حساب تأمین‌کننده جهت برعکس است — کالایی که می‌خرید، بدهی شماست.
عملی‌ترین راه جلوگیری از اشتباه این است که حساب مشتریان و تأمین‌کنندگان را با پیشوند کد متفاوت از هم جدا کنید (مثلاً C-1001 و T-2001).
فرمول مانده تجمعی
برای دیدن مانده هر طرفحساب تا همان لحظه در هر ردیف، از SUMIF تجمعی استفاده میشود: =SUMIF($C$2:$C2,C2,$G$2:$G2)-SUMIF($C$2:$C2,C2,$H$2:$H2). به لطف شروع ثابت ($C$2) و پایان متغیر (C2) در فرمول، با پایین رفتن از ردیف‌ها محدوده بزرگ میشود و مانده پیش می‌رود.
این ساختار به شما امکان می‌دهد ده‌ها طرفحساب را در یک فایل بدون اشتباه دنبال کنید؛ تنها شرط این است که یک شرکت همیشه با یک کد ثبت شود.
پیگیری سررسید و انضباط وصول
مطالبه‌ای که تاریخ سررسید ندارد، مطالبه‌ای است که پیگیری نمی‌شود. برای هر ردیف بدهکار سررسید بنویسید و هشدار خودکار را با منطق =IF(DUE<TODAY(),"دیرکرد","سررسید نشده") بسازید.
هفته‌ای یک بار فیلتر «دیرکرد» را اعمال کنید و بر اساس مبلغ مرتب کنید؛ با تماس با سه قلم بزرگ‌تر بخش مهمی از وصولی را جمع می‌کنید.
صدور صورت‌حساب
هنگام تسویه حساب با مشتری، صورت‌حساب ضروری است. وقتی طرفحساب مورد نظر را با فیلتر انتخاب و چاپ کنید، صورت‌ریزی شامل تاریخ، شماره سند، بدهکار، بستانکار و مانده به‌دست می‌آورید. پیش از اشتراک‌گذاری صورت‌حساب مطمئن شوید ستون توضیحات پر شده است.
برای تبدیل این صورت‌ریزی که از فایل پیگیری شما درمی‌آید به سندی سربرگ‌دار که برای مشتری فرستاده شود، قالب جداگانه‌ای آماده کرده‌ایم: قالب Excel نمونه صورت‌حساب طرفحساب به‌محض ورود تراکنش‌ها، صورت‌حساب A4 دارای جای مهر و امضا را خودکار پر می‌کند.
اینکه هر ستون صورت‌حساب چه می‌گوید و چگونه خوانده میشود را در صفحه صورت‌حساب طرفحساب چیست با جدول نمونه توضیح داده‌ایم. مرحله مقایسه صورت‌حساب با طرف مقابل و یکی کردن ارقام کار دیگری است: تطبیق حساب با طرفحساب چگونه انجام میشود. برای خود سندی که برای امضای طرف مقابل می‌فرستید میتوانید قالب Excel فرم تطبیق حساب را پر کنید.
محدودیت Excel از کجا شروع میشود؟
وقتی تعداد طرف‌حساب‌ها از ۵۰ و تعداد تراکنشهای ماهانه از ۴۰۰ بگذرد، احتمال خطا در ورود دستی به‌طور محسوسی بالا می‌رود. اگر یادآوری خودکار پرداخت، دسترسی با موبایل، ارسال صورت‌حساب از طریق WhatsApp و تطبیق فاکتور با وصولی لازم دارید، استفاده از یک برنامه امن‌تر است.
اگر از این آستانه گذشته‌اید، برنامه دفتر حساب: طلب و بدهی همین کار را همراه با یادآوری سررسید، صندوق و پیگیری چک و سفته انجام می‌دهد؛ ساختار ستون‌های قالب شما از Excel به آنجا قابل انتقال است.
پرسش‌های متداول
اگر مانده طرفحساب منفی شود یعنی چه؟
در این قالب مانده منفی یعنی مبلغی که از آن شرکت وصول کردهاید از بدهیاش بیشتر است — یعنی پیشپرداخت گرفتهاید یا بیش از حد وصول شده است.
مانده اول دوره چگونه وارد میشود؟
ردیف اول را با نوع تراکنش «افتتاحیه» باز کنید و بدهی فعلی را در ستون بدهکار بنویسید. لازم نیست تراکنشهای گذشته را یکییکی وارد کنید.
اگر یک مشتری چند شعبه داشته باشد؟
برای هر شعبه کد طرفحساب جداگانه بدهید و نام شرکت را یکسان بنویسید؛ هم به تفکیک شعبه و هم بهصورت مجموع میتوانید گزارش بگیرید.