قالب Excel فرم مغایرت‌گیری حساب

تطبیق حساب طرف تجاری (cari mutabakat) یعنی دو شرکت به‌صورت دوطرفه تأیید کنند که دفاتری که برای یک رابطه تجاری مشترک نگه می‌دارند در تاریخ مشخصی مانده یکسانی را نشان می‌دهد. یک طرف مانده خود را کتباً اعلام می‌کند، طرف مقابل آن را با دفتر خودش مقایسه می‌کند و یا تأیید می‌کند یا رقم خودش را اعلام می‌کند. اینکه کار گام‌به‌گام چگونه پیش می‌رود و مغایرت چگونه پیدا می‌شود را در صفحه تطبیق حساب چگونه انجام می‌شود توضیح داده‌ایم.

خیر. صورت‌حساب فهرست روزبه‌روز همه تراکنش‌های یک طرف حساب در طول دوره است؛ فرم تطبیق حساب سند کوتاهی است که فقط یک رقم انتهای آن فهرست — مانده پایان دوره — را از طرف مقابل تأییدیه می‌گیرد. در عمل هر دو با هم ارسال می‌شوند: اگر مغایرتی پیدا شود، فقط صورت‌حساب نشان می‌دهد ردیف‌به‌ردیف از کجا آمده است. برای تهیه خود فهرستی که قرار است ارسال شود، قالب Excel نمونه صورت‌حساب طرف حساب را همراه این فرم به کار ببرید؛ اینکه ستون‌های صورت‌حساب چه معنایی دارند در صفحه صورت‌حساب طرف حساب چیست با جدول نمونه آمده است.

این فرم همراه با امضای طرف مقابل، سندی کتبی است که تأیید مانده در آن تاریخ را نشان می‌دهد و در صورت اختلاف ارزش دلیل دارد؛ اما به‌تنهایی درخواست پرداخت، اظهارنامه یا سند اجرای مطالبه نیست. اگر قصد اقدامی دارید که پیامد حقوقی دارد، با حسابدار رسمی یا وکیل خود مشورت کنید.

رویه رایج، پایان دوره‌هاست: در بستن حساب‌های شش‌ماهه، پایان سال یا تاریخ قطع توافق‌شده در قرارداد. علاوه بر این، برای طرف حساب‌هایی که تراکنش زیادی دارند، انجام تطبیق در فواصل کوتاه‌تر — مثلاً هر ماه — باعث می‌شود مغایرت پیش از بزرگ شدن پیدا شود؛ پیدا کردن مغایرتی که شش ماه انباشته شده بسیار سخت‌تر است.

سکوت به‌خودی‌خود به معنای «تأیید کرد» نیست. به همین دلیل برگه «داده» در قالب، ردیف را ۷ روز پس از تاریخ ارسال قرمز و با وضعیت «تأخیر» نشان می‌دهد؛ در برگه خلاصه نیز تعداد موارد بدون پاسخ جداگانه نوشته می‌شود. این فهرست، یادآور شما برای تعیین اینکه با چه کسی تماس بگیرید است.

به‌جای مقایسه جمع‌ها، از روی تاریخ جست‌وجو کنید: پیدا کنید دو صورت‌حساب تا چه روزی مانده یکسانی نشان می‌دهند؛ مغایرت در ثبتی است که بعد از آن روز وارد شده. ستون «علت مغایرت» در قالب، رایج‌ترین دلایل را به‌صورت فهرست کشویی می‌دهد — تخفیف، مابه‌التفاوت سررسید، مابه‌التفاوت نرخ ارز، برگشت یا وصولی ثبت‌نشده، فاکتور ناقص، جابه‌جایی دوره.

بله، رایگان است. فایل ایمیل، عضویت یا پرداخت نمی‌خواهد؛ واترمارک و قفل سلول ندارد و می‌توانید ستون‌ها و متن‌ها را مطابق شرکت خودتان تغییر دهید. برای نگهداری خود تراکنش‌های طرف حساب نیز می‌توانید قالب Excel پیگیری حساب طرف تجاری را به همین شکل دانلود کنید.