Πρότυπο Excel για έντυπο συμφωνίας υπολοίπων

Η συμφωνία υπολοίπων λογαριασμών (στα τουρκικά «cari mutabakat») είναι η αμοιβαία επιβεβαίωση ότι τα βιβλία που τηρούν δύο εταιρείες για την ίδια εμπορική σχέση εμφανίζουν το ίδιο υπόλοιπο σε συγκεκριμένη ημερομηνία. Η μία πλευρά γνωστοποιεί γραπτώς το υπόλοιπό της, η άλλη το συγκρίνει με τα δικά της βιβλία και είτε το επιβεβαιώνει είτε ανακοινώνει το δικό της ποσό. Πώς διεξάγεται η διαδικασία βήμα βήμα και πώς αναζητείται η διαφορά το εξηγούμε στη σελίδα πώς γίνεται η συμφωνία υπολοίπων λογαριασμών.

Όχι. Η καρτέλα λογαριασμού είναι η αναλυτική, ανά ημερομηνία, κατάσταση όλων των κινήσεων ενός συναλλασσόμενου μέσα στην περίοδο· η φόρμα συμφωνίας είναι το σύντομο έγγραφο που ζητά από την άλλη πλευρά να επιβεβαιώσει τον ένα αριθμό στο τέλος αυτής της κατάστασης — το υπόλοιπο λήξης της περιόδου. Στην πράξη στέλνονται μαζί: αν προκύψει διαφορά, μόνο η καρτέλα δείχνει γραμμή προς γραμμή από πού προέρχεται. Για να ετοιμάσετε την ίδια την κατάσταση που θα σταλεί, χρησιμοποιήστε μαζί με αυτή τη φόρμα το πρότυπο Excel παραδείγματος καρτέλας λογαριασμού· τι σημαίνουν οι στήλες της καρτέλας θα δείτε με πίνακα-παράδειγμα στη σελίδα τι είναι η καρτέλα λογαριασμού.

Η φόρμα, μαζί με την υπογραφή της άλλης πλευράς, είναι γραπτό έγγραφο που δείχνει ότι το υπόλοιπο της συγκεκριμένης ημερομηνίας επιβεβαιώθηκε και έχει αποδεικτική αξία σε περίπτωση διαφοράς· ωστόσο από μόνη της δεν αποτελεί αίτημα πληρωμής, εξώδικη όχληση ή έγγραφο διαδικασίας αναγκαστικής εκτέλεσης. Αν πρόκειται να προβείτε σε ενέργεια με νομικές συνέπειες, συμβουλευτείτε τον λογιστή ή τον δικηγόρο σας.

Η συνήθης πρακτική είναι στο τέλος των περιόδων: στο εξάμηνο κλείσιμο, στο τέλος του έτους ή στην ημερομηνία αποκοπής που ορίζει η σύμβαση. Εκτός αυτών, για λογαριασμούς με μεγάλη κινητικότητα, η συμφωνία πιο συχνά — για παράδειγμα κάθε μήνα — βοηθά να εντοπιστεί η διαφορά πριν μεγαλώσει· μια διαφορά που συσσωρεύεται έξι μήνες είναι πολύ πιο δύσκολο να ανιχνευθεί αναδρομικά.

Η έλλειψη απάντησης δεν σημαίνει αυτόματα «επιβεβαίωσε». Γι' αυτό η καρτέλα «Δεδομένα» του προτύπου χρωματίζει κόκκινη τη γραμμή ως ΕΚΠΡΟΘΕΣΜΗ 7 ημέρες μετά την ημερομηνία αποστολής· στη σελίδα Σύνοψη αναγράφεται επίσης χωριστά ο αριθμός των εγγραφών με καθυστερημένη απάντηση. Αυτή η λίστα είναι η λίστα υπενθύμισής σας και δείχνει ποιον να καλέσετε.

Αντί να συγκρίνετε τα σύνολα, ψάξτε με βάση την ημερομηνία: βρείτε μέχρι ποια ημέρα οι δύο καρτέλες δείχνουν το ίδιο υπόλοιπο· η διαφορά βρίσκεται σε κάποια εγγραφή μετά από εκείνη την ημέρα. Η στήλη Αιτία διαφοράς του προτύπου δίνει ως αναπτυσσόμενη λίστα τις πιο συχνές αιτίες — έκπτωση, διαφορά λόγω ημερομηνίας λήξης, συναλλαγματική διαφορά, μη καταχωρημένη επιστροφή ή είσπραξη, ελλείπον τιμολόγιο, μετατόπιση περιόδου.

Ναι, είναι δωρεάν. Το αρχείο δεν ζητά e-mail, εγγραφή ή πληρωμή· δεν περιέχει υδατογράφημα ούτε προστασία κελιών και μπορείτε να αλλάξετε τις στήλες και τα κείμενα ώστε να ταιριάζουν στην εταιρεία σας. Για να τηρείτε τις ίδιες τις κινήσεις των λογαριασμών, μπορείτε να κατεβάσετε με τον ίδιο τρόπο και το πρότυπο Excel παρακολούθησης λογαριασμών πελατών και προμηθευτών.