取引先残高確認書 Excelテンプレート

取引先残高確認とは、2 社が同じ取引について付けている帳簿が、特定の日付で同じ残高を示しているかを相互に確認することです。一方が自社の残高を書面で通知し、もう一方が自社の帳簿と照合して、承認するか、自社の金額を通知します。進め方の手順と差異の探し方は、取引先残高確認のやり方のページで解説しています。

いいえ。取引明細は、ある取引先の期中の全取引を日付順に並べた一覧です。一方、残高確認書は、その一覧の末尾にある数字――期末残高――ただ 1 つを相手に承認してもらう短い書類です。実務ではこの 2 つを一緒に送ります。差異が出たとき、どの行から生じたかを示せるのは取引明細だけだからです。送付する明細そのものを作成するには、このフォームと合わせて取引先勘定明細書サンプルの Excel テンプレートをお使いください。明細の各列の意味は、取引先明細とはのページで例示表つきで説明しています。

このフォームは、相手方の署名があれば、その日付の残高が確認されたことを示す書面となり、紛争時には証拠としての価値を持ちます。ただし、それ単体では支払請求書、督促状、強制執行の書類にはなりません。法的効果を伴う手続きを取る場合は、税理士または弁護士にご相談ください。

一般的には期末です。半期決算、年度末、または契約で定めた基準日に行います。それ以外でも、取引の動きが活発な取引先には、たとえば毎月など、より頻繁に残高確認を行うと、差異が大きくなる前に見つけられます。半年分たまった差異をさかのぼって探すのは、はるかに困難です。

回答がないことが自動的に「承認した」ことになるわけではありません。そのためテンプレートの「データ」シートでは、送付日から 7 日後に行を「遅延」として赤く表示します。サマリーシートにも、回答が遅れている件数が別に表示されます。このリストは、誰に連絡すべきかを示すリマインダーとして使えます。

合計を比べるのではなく、日付から探してください。2 つの明細が同じ残高を示していた最後の日を見つければ、差異はその日以降に入力された取引にあります。テンプレートの「差異の原因」列には、よくある原因――値引き、期日差額、為替差、未処理の返品または入金、請求書の不足、期間のずれ――がドロップダウンリストで用意されています。

はい、無料です。ファイルはメールアドレス、会員登録、支払いを求めません。透かしやセル保護もなく、列や文言を自社に合わせて変更できます。取引先の取引そのものを記録するには、取引先勘定管理の Excel テンプレートも同様にダウンロードできます。