Excel-Vorlage Saldenbestätigung

Bei der Saldenabstimmung (türkisch „cari mutabakat“) bestätigen zwei Unternehmen gegenseitig, ob ihre Aufzeichnungen zu derselben Geschäftsbeziehung zu einem bestimmten Stichtag denselben Saldo ausweisen. Eine Seite teilt ihren Saldo schriftlich mit, die Gegenseite vergleicht ihn mit ihrer eigenen Buchführung und bestätigt entweder oder nennt ihren eigenen Betrag. Wie der Ablauf Schritt für Schritt aussieht und wie man eine Abweichung findet, haben wir auf der Seite So funktioniert die Saldenabstimmung erklärt.

Nein. Der Kontoauszug ist die datumsgenaue Aufstellung aller Bewegungen eines Geschäftspartners im Zeitraum; das Abstimmungsformular ist das kurze Dokument, mit dem die Gegenseite die eine Zahl am Ende dieser Aufstellung – den Saldo zum Periodenende – bestätigt. In der Praxis werden beide zusammen verschickt: Wenn es eine Abweichung gibt, zeigt nur der Kontoauszug Zeile für Zeile, woher sie kommt. Um die Aufstellung selbst vorzubereiten, nutzen Sie zusammen mit diesem Formular die Excel-Vorlage für einen Kontoauszug; was die einzelnen Spalten eines Kontoauszugs bedeuten, steht mit Beispieltabelle auf der Seite Was ist ein Kontoauszug?.

Mit der Unterschrift der Gegenseite ist das Formular ein schriftlicher Nachweis, dass der Saldo zu diesem Datum bestätigt wurde, und hat im Streitfall Beweiswert; für sich allein ist es jedoch weder eine Zahlungsaufforderung noch eine Mahnung oder ein Dokument für die Zwangsvollstreckung. Wenn Sie einen Schritt mit rechtlichen Folgen planen, wenden Sie sich an Ihre Steuerberatung oder Ihren Rechtsanwalt.

Üblich sind die Periodenenden: beim Halbjahresabschluss, zum Jahresende oder zu dem im Vertrag vereinbarten Stichtag. Darüber hinaus hilft es bei Geschäftspartnern mit hohem Kontoumsatz, häufiger abzustimmen – etwa monatlich –, damit Abweichungen erkannt werden, bevor sie wachsen; eine über sechs Monate angewachsene Differenz rückwirkend zu suchen ist wesentlich schwieriger.

Schweigen bedeutet nicht automatisch „bestätigt“. Deshalb färbt das Tabellenblatt „Daten“ der Vorlage die Zeile 7 Tage nach dem Versand rot und setzt sie auf ÜBERFÄLLIG; auch auf dem Blatt „Zusammenfassung“ steht die Zahl der Vorgänge mit ausstehender Antwort gesondert. Diese Liste ist Ihre Erinnerungsliste und zeigt, wen Sie anrufen sollten.

Statt die Summen zu vergleichen, suchen Sie über das Datum: Finden Sie heraus, bis zu welchem Tag beide Kontoauszüge denselben Saldo zeigen – die Abweichung liegt in einer Buchung, die nach diesem Tag erfasst wurde. Die Spalte Abweichungsgrund in der Vorlage bietet die häufigsten Ursachen als Dropdown-Liste an – Skonto, Verzugszinsen, Kursdifferenz, nicht erfasste Gutschrift oder Zahlung, fehlende Rechnung, Periodenverschiebung.

Ja, sie ist kostenlos. Die Datei verlangt weder E-Mail noch Registrierung oder Zahlung; sie enthält kein Wasserzeichen und keinen Zellschutz, und Sie können Spalten und Texte an Ihr Unternehmen anpassen. Um die Bewegungen der Geschäftspartner selbst zu führen, können Sie ebenso die Excel-Vorlage zur Kontoführung von Geschäftspartnern herunterladen.