کھاتہ بیلنس تصدیقی فارم Excel ٹیمپلیٹ

کھاتوں کی مطابقت وہ باہمی تصدیق ہے جس میں دو کمپنیاں یہ جانچتی ہیں کہ ایک ہی تجارتی تعلق کے لیے ان کے رکھے ہوئے ریکارڈ کسی مخصوص تاریخ پر ایک ہی بیلنس دکھاتے ہیں یا نہیں۔ ایک فریق اپنا بیلنس تحریری طور پر بتاتا ہے، دوسرا فریق اسے اپنے کھاتے سے ملاتا ہے اور یا تو تصدیق کر دیتا ہے یا اپنا اعداد و شمار بتاتا ہے۔ یہ کام مرحلہ وار کیسے کیا جاتا ہے اور فرق کیسے ڈھونڈا جاتا ہے، اس کی تفصیل ہم نے کھاتوں کی مطابقت کیسے کی جاتی ہے صفحے پر بیان کی ہے۔

نہیں۔ اسٹیٹمنٹ کسی کھاتے کی مدت کے دوران تمام لین دین کی تاریخ وار تفصیل ہوتی ہے؛ مطابقت فارم اس تفصیل کے آخر میں موجود ایک ہی عدد — مدت کے اختتام کے بیلنس — کی دوسری پارٹی سے تصدیق کروانے والا مختصر دستاویز ہے۔ عملی طور پر دونوں ساتھ بھیجے جاتے ہیں: فرق نکلے تو قطار بہ قطار یہ صرف اسٹیٹمنٹ ہی بتاتی ہے کہ فرق کہاں سے آیا۔ بھیجی جانے والی تفصیل خود تیار کرنے کے لیے کھاتے کی اسٹیٹمنٹ کے نمونے کا Excel ٹیمپلیٹ اس فارم کے ساتھ استعمال کریں؛ اسٹیٹمنٹ کے کالم کیا بتاتے ہیں، یہ کھاتے کی اسٹیٹمنٹ کیا ہے صفحے پر نمونہ جدول کے ساتھ موجود ہے۔

فارم، دوسری پارٹی کے دستخط کے ساتھ، اس تاریخ کے بیلنس کی تصدیق کا تحریری ثبوت ہے اور تنازع کی صورت میں ثبوت کی حیثیت رکھتا ہے؛ لیکن یہ بذاتِ خود ادائیگی کا مطالبہ، قانونی نوٹس یا وصولی کی کارروائی کی دستاویز نہیں ہے۔ اگر آپ کوئی ایسا قدم اٹھانے جا رہے ہیں جس کے قانونی نتائج ہوں تو اپنے اکاؤنٹنٹ یا وکیل سے مشورہ کریں۔

عام طریقہ مدت کے اختتام پر بھیجنا ہے: چھ ماہی بندش پر، سال کے آخر میں، یا معاہدے میں طے شدہ کٹ آف تاریخ پر۔ اس کے علاوہ جن کھاتوں میں لین دین زیادہ ہو ان کے ساتھ زیادہ بار — مثلاً ہر مہینے — مطابقت کرنے سے فرق بڑھنے سے پہلے پکڑا جاتا ہے؛ چھ ماہ میں جمع ہونے والے فرق کو پیچھے جا کر ڈھونڈنا کہیں زیادہ مشکل ہوتا ہے۔

جواب نہ دینے کا مطلب خود بخود "تصدیق" نہیں ہوتا۔ اسی لیے ٹیمپلیٹ کا "ڈیٹا" ٹیب بھیجنے کی تاریخ سے 7 دن بعد قطار کو "تاخیر" کے طور پر سرخ کر دیتا ہے؛ خلاصہ صفحے پر بھی جواب میں تاخیر والے ریکارڈز کی تعداد الگ لکھی ہوتی ہے۔ یہ فہرست آپ کی یاد دہانی کی فہرست ہے جو بتاتی ہے کہ کسے فون کرنا ہے۔

مجموعوں کا موازنہ کرنے کے بجائے تاریخ سے ڈھونڈیں: معلوم کریں کہ دونوں اسٹیٹمنٹس کس دن تک ایک ہی بیلنس دکھاتی ہیں، فرق اس دن کے بعد درج ہونے والے کسی اندراج میں ہے۔ ٹیمپلیٹ کا فرق کی وجہ کا کالم سب سے عام وجوہات ڈراپ ڈاؤن فہرست کی صورت میں دیتا ہے — رعایت، مدتِ ادائیگی کا فرق، شرحِ مبادلہ کا فرق، غیر اندراج شدہ واپسی یا وصولی، غائب انوائس، مدت کی منتقلی۔

جی ہاں، مفت ہے۔ فائل ای میل، رکنیت یا ادائیگی نہیں مانگتی؛ اس میں واٹر مارک اور سیل پروٹیکشن نہیں ہے، آپ کالم اور متن اپنی کمپنی کے مطابق بدل سکتے ہیں۔ کھاتوں کے لین دین خود رکھنے کے لیے کھاتہ ٹریکنگ Excel ٹیمپلیٹ بھی اسی طرح ڈاؤن لوڈ کر سکتے ہیں۔