Radni nalog auto servisa (Excel) — besplatan šablon za prijem vozila i praćenje popravki

To je dokument koji se otvara za svako vozilo koje stigne u servis i prikazuje podatke o vozilu i kupcu, žalbu, radove koje treba izvršiti i koji su izvršeni, upotrebljene delove i cenu rada. Kupac ga potpisuje pri prijemu vozila i ponovo pri preuzimanju. Za servis je to evidencija „koje vozilo sam primio, od koga, u kakvom stanju i s kojom žalbom”; za kupca je dokaz „ostavio sam vozilo u ovakvom stanju i odobrio sam ovaj posao”.

Najmanje sledeće: broj radnog naloga, datum i vreme prijema, ime i telefon kupca, registarsku oznaku, marku/model, broj šasije, kilometražu, nivo goriva, vidljiva oštećenja i ostavljene stvari, žalbu kupca i potpis kupca. Dve stavke koje se najčešće zaborave su km i postojeća oštećenja; obe sprečavaju raspravu pri preuzimanju. Prva kartica ovog šablona objedinjuje formular za prijem vozila i radni nalog na jednoj strani.

Zato što je pamćenje servisa registarska oznaka. Kada se isto vozilo posle dve nedelje vrati sa istom žalbom, filtriranjem po oznaci za nekoliko sekundi nalazite koji je deo ugrađen u prethodnom poslu, pri kojoj kilometraži je urađeno održavanje i koji je majstor radio. Kolona „Dolazak” na kartici „Evidencija servisa” ovog šablona broji koji put isto vozilo dolazi i boji se kada je vrednost veća od 1, pa vam vozilo koje se vraća neće promaći. Oznaku je obavezno upisivati u istom obliku u svakom redu: „34ABC123” i „34 ABC 123” računaju se kao dva različita vozila.

Iz tri razloga. Prvi je kupac: vidi za šta plaća koliko, pa je manje prigovora tipa „ovo ne može toliko da košta”. Drugi je profitabilnost: na delovima je vaša zarada razlika između nabavne i prodajne cene, dok je kod rada skoro sve vaš trud; bez odvojenog sabiranja ne možete videti od čega zarađujete. Treći je zaliha: deo je roba koja izlazi i mora se skinuti sa zalihe, a rad ne drži zalihu. Zato su u šablonu tabela delova i redovi rada odvojeni, a kartica Rezime odvojeno prikazuje prihod od rada i od delova za ovaj mesec.

Za svaki posao popunite radni nalog i isti posao dodajte u karticu „Evidencija servisa” kao jedan red: datum, broj radnog naloga, registarska oznaka, kupac, kvar, iznos delova, iznos rada, način plaćanja i status. Kolonu Status ažurirajte kako posao napreduje: Primljeno → U popravci → Spremno → Predato. Kada ujutru filtrirate Status na „U popravci” i „Spremno”, vidite koja vozila čekaju u servisu; kartica Rezime sama izračunava ove brojeve i prihod meseca.

U ovom šablonu iznosi delova i rada unose se bez PDV-a; na međuzbir se primenjuje stopa PDV-a koju upišete, a ukupan iznos se prikazuje sa PDV-om. Koja se stopa primenjuje na koji posao i koji račun treba izdati uz radni nalog zavisi od situacije vaše firme; o tome se posavetujte sa svojim računovođom. Radni nalog nije račun, već evidencija izvršenog posla i saglasnosti.

Kada je potreban dodatni deo ili rad, pozovite kupca pre nego što počnete; ako odobri, upišite datum, vreme i belešku „saglasnost dobijena telefonom” u polje Izvršeni radovi, a ako ne odobri, uradite samo odobreni posao i zabeležite utvrđeno stanje. Kod poslova s velikim iznosom bolje je prethodno dati kupcu pisanu ponudu. Ako očekujete pravni spor oko saglasnosti i odgovornosti, obratite se advokatu.

Dovoljan je za servis koji dnevno primi nekoliko vozila i u kojem evidenciju vodi jedna osoba. Kada treba da vodite i zalihu delova, račune kupaca, naplatu i kasu, koristan je Ofisx: delove prodaje preko barkoda i skida ih sa zalihe, otvara račun kupca, evidentira naplatu; izveštaj kase se deli na gotovinu, karticu i virman, a izveštaj o dobitku/gubitku dobijate za bilo koji vremenski period. Ako uključite opciju „Prodaja bez zaliha” i definišete proizvod pod nazivom „Rad”, rad možete upisati u istu prodaju s delovima bez držanja zalihe. Ofisx, međutim, nema poseban odeljak za radni nalog, prijem vozila ili praćenje po registarskoj oznaci; radni nalog i servisnu istoriju vozila i dalje vodite u ovom šablonu.

Da, besplatan je; ne traži e-poštu, registraciju ni plaćanje, i nema vodeni žig ni zaštitu ćelija. Datoteka je u formatu Excel (.xlsx) jer se iznosi redova, PDV i rezime računaju formulama. Možete je otvoriti u programu Excel, Google Sheets ili LibreOffice i radni nalog direktno odštampati, ili ga sa „Sačuvaj kao PDF” pretvoriti u PDF i poslati kupcu preko WhatsApp-a. Ako želite prazan formular, obrišite svetloplave ćelije i redove, odštampajte ga i popunite ručno.