Formulari i urdhrit të punës për servisin e automjeteve (Excel) — shabllon falas për pranimin dhe ndjekjen e riparimit

Është dokumenti që hapet për çdo automjet që vjen në servis dhe tregon të dhënat e automjetit dhe të klientit, ankesën, punët që do të bëhen dhe ato që janë bërë, pjesët e përdorura dhe koston e fuqisë punëtore. Nënshkruhet nga klienti në pranim dhe nënshkruhet përsëri në dorëzim. Për servisin është regjistrimi i “cilin automjet, nga kush, në çfarë gjendjeje dhe me çfarë ankese e mora”; për klientin është prova se “e lashë automjetin në këtë gjendje dhe e miratova këtë punë”.

Të paktën këto: numri i urdhrit të punës, data dhe ora e pranimit, emri dhe telefoni i klientit, targa, marka/modeli, numri i shasisë, kilometrat, niveli i karburantit, dëmtimet e dukshme dhe sendet e lëna në automjet, ankesa e klientit dhe nënshkrimi i klientit. Dy gjërat që harrohen më shpesh janë km dhe dëmtimet ekzistuese; të dyja parandalojnë mosmarrëveshjen që mund të dalë në dorëzim. Skeda e parë e këtij shablloni i bashkon formularin e pranimit të automjetit dhe urdhrin e punës në një faqe.

Sepse kujtesa e servisit është targa. Kur i njëjti automjet kthehet pas dy javësh me të njëjtën ankesë, duke filtruar sipas targës gjeni në pak sekonda cila pjesë është montuar në punën e mëparshme, në sa km është bërë mirëmbajtja dhe cili mekanik ka punuar. Kolona “Vizita” në skedën “Regjistrat e Servisit” të këtij shablloni numëron sa herë ka ardhur e njëjta targë dhe ngjyroset kur është më e madhe se 1; kështu automjeti që kthehet nuk ju shpëton nga vëmendja. Është e domosdoshme që targa të shkruhet në të njëjtën mënyrë në çdo rresht, sepse “34ABC123” dhe “34 ABC 123” numërohen si dy automjete të ndryshme.

Për tri arsye. E para është klienti: sheh për çfarë paguan, dhe kundërshtimet e llojit “nuk mund të kushtojë kaq shumë” pakësohen. E dyta është fitimi: te pjesët fitoni diferencën mes blerjes dhe shitjes, ndërsa te fuqia punëtore pothuajse e gjithë shuma është puna juaj; pa i mbledhur veçmas nuk e shihni se nga cila fitoni. E treta është stoku: pjesa është mall që del nga depoja dhe duhet zbritur nga stoku, ndërsa fuqia punëtore nuk mban stok. Prandaj në shabllon tabela e pjesëve dhe rreshtat e fuqisë punëtore janë të ndara, dhe skeda Përmbledhja tregon veçmas të ardhurat nga fuqia punëtore dhe nga pjesët për këtë muaj.

Për çdo punë plotësoni një urdhër pune dhe shtojeni të njëjtën punë në skedën “Regjistrat e Servisit” si një rresht: data, nr. i urdhrit të punës, targa, klienti, defekti, shuma e pjesëve, shuma e fuqisë punëtore, mënyra e pagesës dhe statusi. Kolonën e statusit përditësojeni ndërsa puna përparon: Pranuar → Në riparim → Gati → Dorëzuar. Në mëngjes, kur filtroni Statusin sipas “Në riparim” dhe “Gati”, shihni cilat automjete po presin në servis; skeda Përmbledhja i llogarit vetë këto numra dhe të ardhurat e muajit.

Në këtë shabllon shumat e pjesëve dhe të fuqisë punëtore futen pa TVSH; mbi nëntotalin zbatohet norma e TVSH-së që shkruani ju dhe totali i përgjithshëm shfaqet me TVSH. Cila normë zbatohet për cilën punë dhe cila faturë duhet lëshuar krahas urdhrit të punës varet nga situata e biznesit tuaj; për këtë konsultohuni me kontabilistin tuaj. Urdhri i punës nuk është faturë, është regjistrimi i punës së kryer dhe i miratimit.

Kur nevojitet pjesë ose fuqi punëtore shtesë, telefononi klientin përpara se të filloni punën; nëse jep miratim, shkruani datën, orën dhe shënimin “miratim i marrë me telefon” në fushën e Punimeve të Kryera; nëse nuk jep, bëni vetëm punën e miratuar dhe shënoni konstatimin. Për punë me shumë të madhe është më e arsyeshme t’i jepni klientit më parë një ofertë çmimi me shkrim. Nëse prisni një mosmarrëveshje juridike për miratimin dhe përgjegjësinë, konsultohuni me një avokat.

Mjafton për një servis që pranon pak automjete në ditë dhe ku regjistrimin e mban një person i vetëm. Kur duhet të mbani edhe stokun e pjesëve, llogarinë e klientëve, arkëtimet dhe arkën, ju vlen Ofisx: i shet pjesët me barkod dhe i zbret nga stoku, hap llogari klienti për klientin, regjistron arkëtimin; raporti i arkës ndahet në para në dorë, kartë krediti dhe transfertë bankare, dhe raportin e Fitimit/Humbjes e merrni për çdo interval datash që dëshironi. Nëse aktivizoni cilësimin “Shit pa stok” dhe përcaktoni një produkt me emrin “Fuqi punëtore”, fuqinë punëtore mund ta shkruani në të njëjtën shitje me pjesët pa mbajtur stok. Në Ofisx nuk ka veç një seksion për urdhër pune, pranim automjeti ose ndjekje targash; urdhrin e punës dhe historikun e servisit të automjetit vazhdoni t’i mbani në këtë shabllon.

Po, është falas; nuk kërkon email, anëtarësim apo pagesë, dhe nuk ka filigranë as mbrojtje qelizash. Skedari është në format Excel (.xlsx) sepse shumat e rreshtave, TVSH-ja dhe përmbledhja llogariten me formulë. Mund ta hapni me Excel, Google Sheets ose LibreOffice dhe ta printoni urdhrin e punës drejtpërdrejt, ose ta ruani si PDF me “Ruaj si PDF” dhe t’ia dërgoni klientit me WhatsApp. Nëse doni formular bosh, fshini qelizat blu të çelëta dhe rreshtat, printojeni dhe plotësojeni me dorë.