Formulir Perintah Kerja Bengkel Mobil (Excel) — Template Gratis Penerimaan Kendaraan dan Pemantauan Perbaikan

Dokumen yang dibuat untuk setiap kendaraan yang masuk bengkel, memuat data kendaraan dan pelanggan, keluhan, pekerjaan yang akan dan telah dilakukan, suku cadang yang dipakai, serta biaya jasa. Dokumen ditandatangani pelanggan saat penerimaan dan ditandatangani lagi saat penyerahan. Bagi bengkel, ini catatan "kendaraan apa yang saya terima, dari siapa, dalam kondisi apa, dengan keluhan apa"; bagi pelanggan, ini bukti "saya meninggalkan kendaraan dalam kondisi ini dan menyetujui pekerjaan ini".

Minimal: nomor perintah kerja, tanggal dan jam penerimaan, nama dan telepon pelanggan, plat nomor, merek/model, nomor rangka, kilometer, level bahan bakar, kerusakan yang terlihat di kendaraan dan barang yang tertinggal, keluhan pelanggan, serta tanda tangan pelanggan. Dua hal yang paling sering terlupa adalah km dan kerusakan yang sudah ada; keduanya mencegah perdebatan saat serah terima. Tab pertama template ini menggabungkan formulir penerimaan kendaraan dan perintah kerja dalam satu halaman.

Karena ingatan bengkel adalah plat nomor. Saat kendaraan yang sama kembali dua minggu kemudian dengan keluhan yang sama, Anda bisa menemukan dalam hitungan detik suku cadang apa yang dipasang pada pekerjaan sebelumnya, pada km berapa perawatan dilakukan, dan mekanik mana yang mengerjakan, cukup dengan memfilter plat nomor. Kolom "Kedatangan" di tab "Catatan Servis" pada template ini menghitung kunjungan ke berapa untuk plat nomor yang sama dan berubah warna jika lebih dari 1; sehingga kendaraan yang kembali tidak luput dari perhatian Anda. Plat nomor wajib ditulis dengan format yang sama di setiap baris; "34ABC123" dan "34 ABC 123" dihitung sebagai dua kendaraan berbeda.

Ada tiga alasan. Pertama, pelanggan: ia melihat untuk apa ia membayar, sehingga keberatan "masa semahal ini" berkurang. Kedua, profitabilitas: keuntungan dari suku cadang adalah selisih harga beli dan jual, sedangkan pada jasa hampir seluruhnya adalah hasil tenaga Anda; tanpa menjumlahkan keduanya terpisah, Anda tidak bisa melihat dari mana Anda menghasilkan uang. Ketiga, stok: suku cadang adalah barang yang keluar dan harus dikurangi dari stok, sedangkan jasa tidak memiliki stok. Karena itu, di template ini tabel suku cadang dan baris jasa terpisah, dan tab Ringkasan menampilkan pendapatan jasa dan suku cadang bulan ini secara terpisah.

Isi satu perintah kerja untuk setiap pekerjaan, lalu tambahkan pekerjaan yang sama sebagai satu baris di tab "Catatan Servis": tanggal, no. perintah kerja, plat nomor, pelanggan, keluhan, total suku cadang, total jasa, cara pembayaran, dan status. Perbarui kolom status seiring kemajuan pekerjaan: Diterima → Dalam Perbaikan → Siap → Sudah Diserahkan. Jika setiap pagi Anda memfilter status "Dalam Perbaikan" dan "Siap", Anda bisa melihat kendaraan mana yang sedang menunggu di bengkel; tab Ringkasan menghitung jumlah tersebut dan pendapatan bulan ini secara otomatis.

Di template ini, total suku cadang dan jasa dimasukkan tanpa PPN; tarif PPN yang Anda tulis diterapkan pada subtotal, dan total keseluruhan ditampilkan termasuk PPN. Tarif mana yang berlaku untuk pekerjaan apa dan faktur apa yang harus diterbitkan bersama perintah kerja bergantung pada kondisi usaha Anda; untuk itu, konsultasikan dengan akuntan Anda. Perintah kerja bukan faktur, melainkan catatan pekerjaan yang dilakukan dan persetujuan pelanggan.

Jika perlu suku cadang atau jasa tambahan, telepon pelanggan sebelum mulai mengerjakan; jika setuju, tulis tanggal, jam, dan catatan "persetujuan diterima via telepon" di kolom Pekerjaan yang Dilakukan; jika tidak, kerjakan hanya pekerjaan yang disetujui dan catat temuannya. Untuk pekerjaan bernilai besar, sebaiknya berikan penawaran harga tertulis kepada pelanggan terlebih dahulu. Jika Anda memperkirakan akan ada sengketa hukum soal persetujuan dan tanggung jawab, konsultasikan dengan pengacara.

Cukup untuk bengkel yang menerima beberapa kendaraan per hari dan dicatat oleh satu orang. Jika Anda juga perlu mencatat stok suku cadang, piutang pelanggan, penagihan, dan kas, Ofisx berguna: suku cadang dijual dengan barcode dan otomatis mengurangi stok, Anda bisa membuka akun piutang untuk pelanggan dan mencatat penagihan; laporan kas dipisahkan menjadi Tunai, Kartu Kredit, dan Transfer, dan laporan Laba/Rugi bisa diambil untuk rentang tanggal yang Anda inginkan. Jika Anda mengaktifkan pengaturan "Jual Tanpa Stok" dan membuat produk bernama "Jasa", jasa servis bisa ditulis dalam penjualan yang sama dengan suku cadang tanpa menyimpan stok. Di Ofisx tidak ada bagian perintah kerja, penerimaan kendaraan, atau pelacakan plat nomor tersendiri; perintah kerja dan riwayat servis kendaraan tetap Anda simpan di template ini.

Ya, gratis; tidak meminta email, pendaftaran, atau pembayaran, dan tanpa watermark maupun proteksi sel. File berformat Excel (.xlsx) karena total baris, PPN, dan ringkasan dihitung dengan rumus. Anda bisa membukanya dengan Excel, Google Sheets, atau LibreOffice lalu langsung mencetak perintah kerja, atau menyimpannya sebagai PDF dengan "Simpan sebagai PDF" dan mengirimkannya ke pelanggan lewat WhatsApp. Jika menginginkan formulir kosong, hapus sel dan baris biru muda lalu cetak dan isi dengan tangan.