Заказ-наряд автосервиса (Excel) — бесплатный шаблон приёмки автомобиля и учёта ремонта

Это документ, который открывается на каждый автомобиль, поступивший в сервис, и содержит данные об автомобиле и клиенте, жалобу, предстоящие и выполненные работы, использованные запчасти и стоимость работы. При приёмке клиент подписывает его, при выдаче подписывает снова. Для сервиса это запись о том, «какой автомобиль, от кого, в каком состоянии и с какой жалобой я принял»; для клиента — доказательство того, что «я оставил автомобиль в таком состоянии и согласился на эту работу».

Как минимум: номер заказ-наряда, дата и время приёмки, имя и телефон клиента, госномер, марка/модель, VIN, пробег, уровень топлива, видимые повреждения и оставленные в машине вещи, жалоба клиента и подпись клиента. Чаще всего забывают две вещи — пробег и существующие повреждения; обе предотвращают спор при выдаче. Первая вкладка этого шаблона объединяет форму приёмки автомобиля и заказ-наряд на одной странице.

Потому что память сервиса — это госномер. Когда тот же автомобиль через две недели вернётся с той же жалобой, вы за секунды найдёте фильтром по госномеру, какая запчасть была установлена, при каком пробеге проводилось обслуживание и какой мастер работал. Столбец «Визит» на вкладке «Журнал сервиса» этого шаблона считает, который раз приезжает один и тот же автомобиль, и подсвечивается, если значение больше 1; так повторный визит не пройдёт мимо вашего внимания. Госномер нужно писать в каждой строке одинаково: «34ABC123» и «34 ABC 123» считаются двумя разными автомобилями.

По трём причинам. Первая — клиент: он видит, за что платит, и возражений «столько это не стоит» становится меньше. Вторая — рентабельность: на запчастях ваш заработок — разница между закупкой и продажей, а в работе почти всё — это ваш труд; не суммируя их по отдельности, вы не узнаете, на чём зарабатываете. Третья — склад: запчасть — это товар, который уходит и должен списываться со склада, а работа остатков не создаёт. Поэтому в шаблоне таблица запчастей и строки работы разделены, а вкладка «Сводка» показывает доход от работы и от запчастей за этот месяц отдельно.

На каждую работу заполните заказ-наряд и добавьте её одной строкой на вкладку «Журнал сервиса»: дата, номер заказ-наряда, госномер, клиент, неисправность, сумма запчастей, сумма работы, способ оплаты и статус. По ходу работ обновляйте столбец статуса: Принят → В ремонте → Готов → Выдан. Если утром отфильтровать статус по «В ремонте» и «Готов», вы увидите, какие автомобили ждут в сервисе; вкладка «Сводка» сама рассчитывает эти количества и выручку за месяц.

В этом шаблоне суммы запчастей и работы вводятся без НДС; к промежуточному итогу применяется указанная вами ставка НДС (KDV — налог на добавленную стоимость), а общий итог показывается с НДС. Какая ставка применяется к какой работе и какой счёт-фактуру нужно выставить вместе с заказ-нарядом — зависит от положения вашего предприятия; по этому вопросу проконсультируйтесь с бухгалтером. Заказ-наряд не является счётом-фактурой, это запись о выполненной работе и согласии клиента.

Если нужны дополнительные запчасти или работа, позвоните клиенту до начала; если он согласится, запишите в поле «Выполненные работы» дату, время и пометку «согласие получено по телефону», если нет — выполните только согласованную работу и запишите заключение. При крупных суммах лучше сначала выдать клиенту письменное коммерческое предложение. Если ожидаете юридический спор о согласии и ответственности, обратитесь к юристу.

Для сервиса, принимающего несколько автомобилей в день, где записи ведёт один человек, этого достаточно. Если нужно вести ещё и складские остатки запчастей, расчёты с клиентами в долг, приём платежей и кассу, пригодится Ofisx: запчасти продаются по штрихкоду и списываются со склада, на клиента заводится счёт для расчётов в долг, платежи фиксируются; кассовый отчёт разделён на наличные, карту и перевод, а отчёт о прибылях и убытках можно получить за любой период. Если включить настройку «Продажа без остатков» и завести товар с названием «Работа», работу можно записывать в одной продаже с запчастями, не ведя по ней склад. Отдельного раздела заказ-нарядов, приёмки автомобилей или учёта по госномерам в Ofisx нет; заказ-наряд и историю обслуживания автомобиля вы по-прежнему ведёте в этом шаблоне.

Да, бесплатно; не требует эл. почты, регистрации или оплаты, без водяных знаков и защиты ячеек. Файл в формате Excel (.xlsx), потому что суммы строк, НДС и сводка считаются формулами. Его можно открыть в Excel, Google Sheets или LibreOffice и сразу распечатать заказ-наряд либо сохранить как PDF и отправить клиенту в WhatsApp. Если нужна пустая форма, удалите светло-голубые ячейки и строки, распечатайте и заполните от руки.