গাড়ি সার্ভিস জব অর্ডার ফর্ম (Excel) — বিনামূল্যের গাড়ি গ্রহণ ও মেরামত ট্র্যাকিং টেমপ্লেট

সার্ভিসে আসা প্রতিটি গাড়ির জন্য খোলা একটি নথি, যেখানে গাড়ি ও গ্রাহকের তথ্য, অভিযোগ, করণীয় ও সম্পাদিত কাজ, ব্যবহৃত যন্ত্রাংশ এবং শ্রমিক খরচ থাকে। গাড়ি গ্রহণের সময় গ্রাহকের স্বাক্ষর নেওয়া হয়, ডেলিভারির সময় আবার স্বাক্ষর নেওয়া হয়। সার্ভিসের জন্য এটি "কোন গাড়ি, কার কাছ থেকে, কী অবস্থায়, কী অভিযোগে নিয়েছি" তার রেকর্ড; গ্রাহকের জন্য "আমি গাড়িটি এই অবস্থায় রেখে গেছি এবং এই কাজে সম্মতি দিয়েছি" তার প্রমাণ।

অন্তত এগুলো: কাজের আদেশ নম্বর, গ্রহণের তারিখ ও সময়, গ্রাহকের নাম ও ফোন, নম্বর প্লেট, ব্র্যান্ড/মডেল, চেসিস নম্বর, কিলোমিটার, জ্বালানির মাত্রা, গাড়িতে দেখা ক্ষতি ও রেখে যাওয়া জিনিসপত্র, গ্রাহকের অভিযোগ এবং গ্রাহকের স্বাক্ষর। সবচেয়ে বেশি ভুলে যাওয়া দুটি হলো কিমি ও আগে থেকে থাকা ক্ষতি; দুটিই ডেলিভারির সময় সম্ভাব্য তর্ক এড়ায়। এই টেমপ্লেটের প্রথম ট্যাবে গাড়ি গ্রহণ ও কাজের আদেশ ফর্ম এক পাতায় একত্র করা আছে।

কারণ সার্ভিসের স্মৃতি হলো নম্বর প্লেট। একই গাড়ি দুই সপ্তাহ পরে একই অভিযোগ নিয়ে ফিরে এলে, নম্বর প্লেটে ফিল্টার দিয়ে সেকেন্ডের মধ্যে দেখতে পাবেন আগের কাজে কোন যন্ত্রাংশ লাগানো হয়েছিল, কত কিমিতে রক্ষণাবেক্ষণ হয়েছিল এবং কোন মিস্ত্রি কাজ করেছিলেন। এই টেমপ্লেটের "সার্ভিস রেকর্ড" ট্যাবের "আগমন" কলাম একই নম্বর প্লেট কতবার এসেছে তা গুনে দেয় এবং 1-এর বেশি হলে রঙিন হয়; ফলে ফিরে আসা গাড়ি আপনার নজর এড়ায় না। প্লেট প্রতিটি সারিতে একই ফরম্যাটে লেখা জরুরি, "34ABC123" আর "34 ABC 123" দুটি আলাদা গাড়ি হিসেবে গণ্য হয়।

তিনটি কারণে। প্রথমত, গ্রাহক: সে দেখতে পায় কীসের জন্য কত দিচ্ছে, ফলে "এত লাগার কথা নয়" আপত্তি কমে। দ্বিতীয়ত, লাভজনকতা: যন্ত্রাংশে আপনার আয় ক্রয় ও বিক্রয় মূল্যের পার্থক্য, আর শ্রমিক খরচে প্রায় পুরোটাই আপনার শ্রমের মূল্য; দুটি আলাদা যোগ না করলে কোনটি থেকে আয় হচ্ছে তা দেখা যায় না। তৃতীয়ত, স্টক: যন্ত্রাংশ হলো হাতছাড়া হওয়া পণ্য এবং স্টক থেকে কমতে হবে, আর শ্রমিক খরচে স্টক থাকে না। তাই টেমপ্লেটে যন্ত্রাংশের টেবিল ও শ্রমিক খরচের সারি আলাদা, এবং সারাংশ ট্যাব এই মাসের শ্রমিক খরচ ও যন্ত্রাংশের আয় আলাদা দেখায়।

প্রতিটি কাজের জন্য একটি কাজের আদেশ পূরণ করুন এবং একই কাজ "সার্ভিস রেকর্ড" ট্যাবে এক সারি হিসেবে যোগ করুন: তারিখ, কাজের আদেশ নম্বর, নম্বর প্লেট, গ্রাহক, সমস্যা, যন্ত্রাংশের টাকা, শ্রমিক খরচ, পেমেন্টের ধরন ও অবস্থা। কাজ এগোনোর সঙ্গে অবস্থা কলাম হালনাগাদ করুন: গ্রহণ করা হয়েছে → মেরামতে → প্রস্তুত → ডেলিভারি হয়েছে। সকালে অবস্থাকে "মেরামতে" ও "প্রস্তুত" দিয়ে ফিল্টার করলে দেখতে পাবেন সার্ভিসে কোন গাড়িগুলো অপেক্ষায় আছে; সারাংশ ট্যাব এই সংখ্যাগুলো এবং মাসের আয় নিজে থেকেই হিসাব করে।

এই টেমপ্লেটে যন্ত্রাংশ ও শ্রমিক খরচ VAT ছাড়া লেখা হয়; উপমোটের ওপর আপনার লেখা VAT হার প্রযোজ্য হয় এবং সর্বমোট VAT সহ দেখানো হয়। কোন কাজে কোন হার প্রযোজ্য হবে এবং কাজের আদেশের সঙ্গে কোন ইনভয়েস দিতে হবে তা আপনার প্রতিষ্ঠানের অবস্থার ওপর নির্ভর করে; এ বিষয়ে আপনার হিসাবরক্ষকের পরামর্শ নিন। কাজের আদেশ কোনো ইনভয়েস নয়, এটি সম্পাদিত কাজ ও সম্মতির রেকর্ড।

বাড়তি যন্ত্রাংশ বা শ্রমিক খরচ দরকার হলে কাজ শুরুর আগে গ্রাহককে ফোন করুন; সম্মতি দিলে তারিখ, সময় ও "ফোনে সম্মতি নেওয়া হয়েছে" নোটটি সম্পাদিত কাজ ঘরে লিখুন, না দিলে শুধু অনুমোদিত কাজটি করুন এবং নির্ণয়টি নোট করুন। বড় অঙ্কের কাজে গ্রাহককে আগে লিখিত মূল্য কোটেশন দেওয়া ভালো। সম্মতি ও দায়বদ্ধতা নিয়ে আইনি বিবাদের আশঙ্কা থাকলে একজন আইনজীবীর পরামর্শ নিন।

দিনে কয়েকটি গাড়ি নেওয়া এবং একজন রেকর্ড রাখেন এমন সার্ভিসের জন্য যথেষ্ট। যন্ত্রাংশের স্টক, গ্রাহকদের হিসাব খাতা, আদায় ও ক্যাশও রাখতে হলে Ofisx কাজে আসে: যন্ত্রাংশ বারকোড দিয়ে বিক্রি হয় ও স্টক থেকে কমে, গ্রাহকের জন্য হিসাব খাতা খোলা যায়, আদায় লেখা যায়; ক্যাশ রিপোর্ট নগদ, ক্রেডিট কার্ড ও ব্যাংক ট্রান্সফারে ভাগ হয়, আর লাভ/ক্ষতির রিপোর্ট আপনার পছন্দের তারিখ সীমার জন্য পাওয়া যায়। "স্টক ছাড়া বিক্রি করুন" সেটিং চালু করে "শ্রমিক খরচ" নামে একটি পণ্য তৈরি করলে স্টক না রেখেই যন্ত্রাংশের সঙ্গে একই বিক্রয়ে শ্রমিক খরচ লিখতে পারবেন। Ofisx-এ আলাদা কাজের আদেশ, গাড়ি গ্রহণ বা নম্বর প্লেট ট্র্যাকিং বিভাগ নেই; কাজের আদেশ ও গাড়ির সার্ভিস ইতিহাস এই টেমপ্লেটেই রাখতে থাকবেন।

হ্যাঁ, এটি বিনামূল্যে; ইমেইল, সদস্যপদ বা পেমেন্ট লাগে না, ওয়াটারমার্ক ও সেল সুরক্ষা নেই। ফাইলটি Excel (.xlsx) ফরম্যাটে, কারণ সারির মোট, VAT ও সারাংশ ফর্মুলায় হিসাব হয়। Excel, Google Sheets বা LibreOffice-এ খুলে কাজের আদেশ সরাসরি প্রিন্ট করতে পারেন, অথবা "PDF হিসেবে সংরক্ষণ" দিয়ে PDF করে WhatsApp-এ গ্রাহককে পাঠাতে পারেন। ফাঁকা ফর্ম চাইলে হালকা নীল ঘর ও সারিগুলো মুছে প্রিন্ট করুন, হাতে পূরণ করুন।