Werkorder voor autogarage (Excel) — gratis sjabloon voor voertuigontvangst en reparatievolging

Een document dat wordt aangemaakt voor elk voertuig dat naar de werkplaats komt en waarin de gegevens van het voertuig en de klant, de klacht, het uit te voeren en uitgevoerde werk, de gebruikte onderdelen en de arbeidskosten staan. De klant tekent bij ontvangst van het voertuig en nogmaals bij de oplevering. Voor de werkplaats is het het dossier van "welke auto heb ik van wie, in welke staat en met welke klacht aangenomen"; voor de klant is het het bewijs dat "ik mijn auto in deze staat heb achtergelaten en akkoord ben gegaan met dit werk".

Minimaal: werkordernummer, datum en tijd van ontvangst, naam en telefoonnummer van de klant, kenteken, merk/model, chassisnummer, kilometerstand, brandstofpeil, zichtbare schade en achtergelaten spullen in het voertuig, de klacht van de klant en de handtekening van de klant. De twee dingen die het vaakst worden vergeten zijn de km-stand en bestaande schade; beide voorkomen discussie bij de oplevering. Het eerste tabblad van deze sjabloon combineert het ontvangstformulier en de werkorder op één pagina.

Omdat het kenteken het geheugen van de werkplaats is. Als dezelfde auto twee weken later met dezelfde klacht terugkomt, vindt u in een paar seconden door op het kenteken te filteren welk onderdeel eerder is gemonteerd, bij welke km-stand onderhoud is uitgevoerd en welke monteur eraan heeft gewerkt. De kolom "Bezoek" op het tabblad "Servicelog" van deze sjabloon telt hoeveelste keer hetzelfde kenteken komt en kleurt als het getal groter is dan 1; zo ontgaat het u niet wanneer een auto terugkomt. Het kenteken moet op elke regel in dezelfde notatie staan: "34ABC123" en "34 ABC 123" worden als twee verschillende auto's gezien.

Om drie redenen. Ten eerste de klant: die ziet waarvoor hij wat betaalt, waardoor het bezwaar "zoveel kan dit niet kosten" afneemt. Ten tweede de winstgevendheid: op onderdelen verdient u het verschil tussen inkoop en verkoop, bij arbeid is het bijna helemaal uw eigen inzet; zonder aparte totalen ziet u niet waarmee u geld verdient. Ten derde de voorraad: een onderdeel is goederen die de deur uitgaan en van de voorraad moeten worden afgeboekt, terwijl arbeid geen voorraad heeft. Daarom staan in de sjabloon de onderdelentabel en de arbeidsregels apart en toont het tabblad Samenvatting de arbeids- en onderdelenomzet van deze maand afzonderlijk.

Vul voor elke klus een werkorder in en voeg dezelfde klus als één regel toe aan het tabblad "Servicelog": datum, werkordernr., kenteken, klant, storing, bedrag onderdelen, bedrag arbeid, betaalwijze en status. Werk de statuskolom bij naarmate het werk vordert: Ontvangen → In reparatie → Gereed → Afgeleverd. Als u 's ochtends de status filtert op "In reparatie" en "Gereed", ziet u welke auto's er in de werkplaats staan; het tabblad Samenvatting berekent deze aantallen en de omzet van de maand automatisch.

In deze sjabloon worden de bedragen voor onderdelen en arbeid exclusief BTW ingevoerd; over het subtotaal wordt het BTW-percentage toegepast dat u invult en het eindtotaal wordt inclusief BTW getoond. Welk percentage op welk werk van toepassing is en welke factuur naast de werkorder moet worden uitgeschreven, hangt af van de situatie van uw bedrijf; raadpleeg hiervoor uw accountant. Een werkorder is geen factuur; het is het dossier van het uitgevoerde werk en het akkoord van de klant.

Bel de klant voordat u begint als er extra onderdelen of arbeid nodig zijn; geeft de klant akkoord, noteer dan datum, tijd en de aantekening "telefonisch akkoord" in het veld Uitgevoerde werkzaamheden; geeft de klant geen akkoord, voer dan alleen het goedgekeurde werk uit en noteer uw bevinding. Bij werk met een groot bedrag is het verstandiger de klant eerst een schriftelijke prijsofferte te geven. Verwacht u een juridisch geschil over akkoord en aansprakelijkheid, raadpleeg dan een advocaat.

Het is voldoende voor een werkplaats die een paar auto's per dag aanneemt en waar één persoon de administratie bijhoudt. Als u ook de onderdelenvoorraad, de klantrekeningen (cari hesap, Turks voor het openstaande saldo per klant), betalingen en de kas moet bijhouden, is Ofisx nuttig: u verkoopt onderdelen met de barcode en ze worden van de voorraad afgeboekt, u opent een klantrekening, verwerkt betalingen; het kasrapport wordt gesplitst in Contant, Creditcard en Bankoverschrijving en het Winst/Verlies-rapport krijgt u voor elke gewenste periode. Als u de instelling "Verkopen zonder voorraad" inschakelt en een product met de naam "Arbeid" aanmaakt, kunt u arbeid zonder voorraad op dezelfde verkoop zetten als de onderdelen. Ofisx heeft daarnaast geen onderdeel voor werkorders, voertuigontvangst of kentekenregistratie; de werkorder en de servicegeschiedenis van het voertuig houdt u dus bij in deze sjabloon.

Ja, het is gratis; er is geen e-mailadres, account of betaling nodig en er zijn geen watermerk of celbeveiliging. Het bestand is een Excel-bestand (.xlsx) omdat de regelbedragen, de BTW en de samenvatting met formules worden berekend. U kunt het openen met Excel, Google Spreadsheets of LibreOffice en de werkorder direct afdrukken, of met "Opslaan als PDF" omzetten naar een pdf en via WhatsApp naar de klant sturen. Wilt u een leeg formulier, verwijder dan de lichtblauwe cellen en regels, print het en vul het met de hand in.