Работна поръчка за автосервиз (Excel) — безплатен шаблон за приемане и проследяване на ремонти

Това е документ, който се открива за всеки автомобил, постъпил в сервиза, и показва данните за автомобила и клиента, оплакването, предстоящите и извършените дейности, използваните части и стойността на труда. Клиентът го подписва при приемане на автомобила и отново при предаването. За сервиза е запис „какъв автомобил, от кого, в какво състояние и с какво оплакване съм приел“; за клиента е доказателство „оставих автомобила си в това състояние и одобрих тази работа“.

Най-малко: номер на работната поръчка, дата и час на приемане, име и телефон на клиента, регистрационен номер, марка/модел, номер на рамата, километраж, ниво на горивото, видимите повреди по автомобила и оставените вещи, оплакването на клиента и подписа на клиента. Най-често забравяните две неща са километражът и съществуващите повреди; и двете предотвратяват спор при предаването. Първият раздел на този шаблон обединява формуляра за приемане и работната поръчка на една страница.

Защото паметта на сервиза е регистрационният номер. Когато същият автомобил се върне след две седмици със същото оплакване, чрез филтър по регистрационния номер за секунди намирате коя част е била монтирана, на колко км е направено обслужването и кой механик е работил. Колоната „Посещение“ в раздела „Сервизен регистър“ на този шаблон отчита кой пореден път идва същият автомобил и се оцветява, когато е по-голямо от 1; така върнал се автомобил не убягва от вниманието ви. Задължително е регистрационният номер да се пише по един и същи начин на всеки ред: „34ABC123“ и „34 ABC 123“ се броят за два различни автомобила.

Има три причини. Първата е клиентът: вижда за какво колко плаща и възраженията от рода на „не може да струва толкова“ намаляват. Втората е рентабилността: при частите печалбата ви е разликата между покупна и продажна цена, докато при труда тя е почти изцяло вашият труд; без да ги сумирате поотделно, не можете да видите от кое печелите. Третата е складът: частта е стока, която напуска склада и трябва да бъде отписана, докато трудът не се води в склад. Затова в шаблона таблицата с части и редовете за труд са отделни, а разделът „Обобщение“ показва отделно приходите от труд и от части за този месец.

За всяка работа попълнете работна поръчка и добавете същата работа като един ред в раздела „Сервизен регистър“: дата, номер на работната поръчка, регистрационен номер, клиент, повреда, сума за части, сума за труд, начин на плащане и статус. Обновявайте колоната „Статус“ с напредването на работата: Приет → В ремонт → Готов → Предаден. Когато сутрин филтрирате статуса по „В ремонт“ и „Готов“, виждате кои автомобили чакат в сервиза; разделът „Обобщение“ изчислява тези бройки и приходите за месеца автоматично.

В този шаблон сумите за части и труд се въвеждат без ДДС; към междинната сума се прилага въведената от вас ставка на ДДС, а общата сума се показва с включен ДДС. Коя ставка се прилага към коя работа и каква фактура трябва да се издаде заедно с работната поръчка зависи от положението на вашия бизнес; по този въпрос се консултирайте със счетоводителя си. Работната поръчка не е фактура, а запис за извършената работа и за даденото съгласие.

Когато са нужни допълнителни части или труд, обадете се на клиента, преди да започнете; ако даде съгласие, запишете в полето „Извършени дейности“ датата, часа и бележката „съгласие по телефона“, а ако не даде – извършете само одобрената работа и отбележете констатацията. При работи с голяма стойност е по-добре първо да дадете на клиента писмена ценова оферта. Ако очаквате правен спор относно съгласието и отговорността, консултирайте се с адвокат.

Достатъчен е за сервиз, който приема по няколко автомобила на ден и в който записите се водят от един човек. Когато трябва да водите и склада за части, клиентските сметки, получаването на плащания и касата, Ofisx върши работа: продава частите чрез баркод и ги отписва от склада, открива клиентска сметка на клиента и отчита плащанията; касовият отчет се разделя на В брой, Кредитна карта и Банков превод, а отчета за печалба/загуба получавате за произволен период. Ако включите настройката „Продажба без наличност“ и дефинирате продукт с име „Труд“, можете да записвате труда в същата продажба с частите, без да се води склад. В Ofisx няма отделен раздел за работни поръчки, приемане на автомобили или проследяване по регистрационен номер; работната поръчка и сервизната история на автомобила продължавате да водите в този шаблон.

Да, безплатен е; не изисква имейл, регистрация или плащане и не съдържа воден знак или защита на клетките. Файлът е във формат Excel (.xlsx), защото сумите по редове, ДДС и обобщението се изчисляват по формула. Можете да го отворите с Excel, Google Sheets или LibreOffice и да разпечатате работната поръчка директно, или да я запишете като PDF и да я изпратите на клиента по WhatsApp. Ако искате празен формуляр, изтрийте светлосините клетки и редовете, разпечатайте и попълнете на ръка.