ऑटो सर्विस जॉब ऑर्डर फ़ॉर्म (Excel) — निःशुल्क वाहन प्राप्ति और मरम्मत ट्रैकिंग टेम्पलेट

यह सर्विस में आए वाहन के लिए खोला जाने वाला दस्तावेज़ है, जिसमें वाहन और ग्राहक की जानकारी, शिकायत, किया जाने वाला और किया गया काम, इस्तेमाल हुए पुर्ज़े और मज़दूरी की राशि दर्ज होती है। वाहन लेते समय इस पर ग्राहक के हस्ताक्षर कराए जाते हैं और डिलीवरी पर दोबारा हस्ताक्षर लिए जाते हैं। सर्विस के लिए यह "मैंने कौन-सा वाहन, किससे, किस हालत में और किस शिकायत के साथ लिया" का रिकॉर्ड है; ग्राहक के लिए "मैंने वाहन इस हालत में छोड़ा और इस काम की सहमति दी" का प्रमाण है।

कम से कम ये: जॉब ऑर्डर नंबर, स्वीकृति की तारीख और समय, ग्राहक का नाम और फ़ोन, नंबर प्लेट, ब्रांड/मॉडल, चेसिस नंबर, किलोमीटर, ईंधन स्तर, वाहन पर दिखने वाला नुकसान और छोड़ा गया सामान, ग्राहक की शिकायत और ग्राहक के हस्ताक्षर। सबसे ज़्यादा भूले जाने वाले दो बिंदु किमी और मौजूदा नुकसान हैं; दोनों डिलीवरी पर होने वाली बहस से बचाते हैं। इस टेम्पलेट का पहला टैब वाहन स्वीकृति और जॉब ऑर्डर फ़ॉर्म को एक ही पेज में जोड़ता है।

क्योंकि सर्विस की याददाश्त नंबर प्लेट है। वही वाहन दो हफ़्ते बाद उसी शिकायत के साथ लौटे, तो नंबर प्लेट पर फ़िल्टर लगाकर आप सेकंडों में देख लेते हैं कि पिछली बार कौन-सा पुर्ज़ा लगा था, कितने किमी पर सर्विस हुई थी और किस मैकेनिक ने काम किया था। इस टेम्पलेट के "सर्विस रिकॉर्ड" टैब का "आगमन" कॉलम गिनता है कि वही प्लेट कितनी बार आई है और 1 से अधिक होने पर रंगीन हो जाता है; इस तरह बार-बार आने वाला वाहन आपकी नज़र से नहीं छूटता। प्लेट को हर पंक्ति में एक ही तरह लिखना ज़रूरी है, "34ABC123" और "34 ABC 123" दो अलग वाहन गिने जाएँगे।

तीन कारणों से। पहला, ग्राहक: वह देखता है कि किस चीज़ का कितना भुगतान कर रहा है, "इतना नहीं लगता" वाली आपत्तियाँ घटती हैं। दूसरा, मुनाफ़ा: पुर्ज़ों में आपकी कमाई खरीद और बिक्री का अंतर है, जबकि मज़दूरी में लगभग पूरा हिस्सा आपकी मेहनत है; दोनों का योग अलग किए बिना आप नहीं देख सकते कि कमाई किससे हो रही है। तीसरा, स्टॉक: पुर्ज़ा बिकने वाला माल है और स्टॉक से घटना चाहिए, जबकि मज़दूरी का कोई स्टॉक नहीं होता। इसीलिए टेम्पलेट में पुर्ज़ों की तालिका और मज़दूरी की पंक्तियाँ अलग हैं और सारांश टैब इस महीने की मज़दूरी और पुर्ज़ों की आय अलग-अलग दिखाता है।

हर काम के लिए एक जॉब ऑर्डर भरें और उसी काम को "सर्विस रिकॉर्ड" टैब में एक पंक्ति के रूप में जोड़ें: तारीख, जॉब ऑर्डर नं., प्लेट, ग्राहक, खराबी, पुर्ज़ों की राशि, मज़दूरी की राशि, भुगतान का तरीका और स्थिति। काम बढ़ने के साथ स्थिति कॉलम को वाहन लिया गया → मरम्मत में → तैयार → डिलीवर किया गया के क्रम में अपडेट करें। सुबह स्थिति को "मरम्मत में" और "तैयार" से फ़िल्टर करने पर दिख जाता है कि सर्विस में कौन-से वाहन इंतज़ार कर रहे हैं; सारांश टैब ये संख्याएँ और महीने की आय अपने आप निकाल देता है।

इस टेम्पलेट में पुर्ज़ों और मज़दूरी की राशि VAT के बिना भरी जाती है; उप-योग पर आपकी लिखी VAT दर लागू होती है और कुल योग VAT सहित दिखता है। किस काम पर कौन-सी दर लगेगी और जॉब ऑर्डर के साथ कौन-सा बिल काटना होगा, यह आपके व्यवसाय की स्थिति पर निर्भर है; इसके लिए अपने अकाउंटेंट से पूछें। जॉब ऑर्डर बिल नहीं है, यह किए गए काम और सहमति का रिकॉर्ड है।

अतिरिक्त पुर्ज़े या मज़दूरी की ज़रूरत हो तो काम शुरू करने से पहले ग्राहक को फ़ोन करें; सहमति दे तो तारीख, समय और "फ़ोन पर सहमति ली गई" का नोट किया गया काम वाले फ़ील्ड में लिखें, न दे तो सिर्फ़ मंज़ूर काम करें और जाँच में पाई गई बात नोट कर लें। बड़ी राशि के कामों में ग्राहक को पहले लिखित मूल्य कोटेशन देना बेहतर है। सहमति और ज़िम्मेदारी को लेकर कानूनी विवाद की आशंका हो तो किसी वकील से सलाह लें।

दिन में कुछ ही वाहन लेने वाली और एक व्यक्ति द्वारा रिकॉर्ड रखी जाने वाली सर्विस के लिए यह काफ़ी है। जब आपको पुर्ज़ों का स्टॉक, ग्राहकों का खाता (cari hesap), भुगतान प्राप्ति और कैश भी रखना हो, तब Ofisx काम आता है: पुर्ज़े बारकोड से बिकते हैं और स्टॉक से घट जाते हैं, ग्राहक का खाता खुलता है, भुगतान प्राप्ति दर्ज होती है; कैश रिपोर्ट नकद, क्रेडिट कार्ड और बैंक ट्रांसफ़र में बँटी होती है, और लाभ/हानि रिपोर्ट आप अपनी चुनी तारीख सीमा के लिए निकाल सकते हैं। "बिना स्टॉक बिक्री करें" सेटिंग चालू करके "मज़दूरी" नाम का उत्पाद बना लें, तो मज़दूरी को स्टॉक रखे बिना पुर्ज़ों के साथ उसी बिक्री में लिख सकते हैं। Ofisx में अलग से जॉब ऑर्डर, वाहन स्वीकृति या नंबर प्लेट ट्रैकिंग का सेक्शन नहीं है; जॉब ऑर्डर और वाहन का सर्विस इतिहास आप इसी टेम्पलेट में रखते रहेंगे।

हाँ, यह मुफ़्त है; ईमेल, सदस्यता या भुगतान नहीं माँगता, इसमें वॉटरमार्क और सेल सुरक्षा नहीं है। फ़ाइल Excel (.xlsx) फ़ॉर्मेट में है क्योंकि पंक्तियों की राशियाँ, VAT और सारांश सूत्र से निकलते हैं। इसे Excel, Google Sheets या LibreOffice में खोलकर जॉब ऑर्डर सीधे प्रिंट कर सकते हैं, या "PDF के रूप में सहेजें" से PDF बनाकर ग्राहक को WhatsApp पर भेज सकते हैं। खाली फ़ॉर्म चाहिए तो हल्के नीले सेल और पंक्तियाँ मिटाकर प्रिंट करें और हाथ से भरें।