Форма замовлення-наряду для автосервісу (Excel) — безкоштовний шаблон прийому автомобіля й обліку ремонту

Це документ, який відкривається на кожне авто, що прибуло в сервіс: у ньому дані про авто та клієнта, скарга, роботи, які потрібно виконати та які виконано, використані запчастини і вартість роботи. Клієнт підписує його під час приймання авто й ще раз під час видачі. Для сервісу це запис «яке авто, від кого, в якому стані й з якою скаргою я прийняв»; для клієнта — доказ того, що «я залишив авто в такому стані та погодив цю роботу».

Щонайменше: номер наряду, дата й час приймання, ім'я та телефон клієнта, державний номер, марка/модель, номер кузова (VIN), пробіг, рівень пального, видимі пошкодження та залишені в авто речі, скарга клієнта і його підпис. Найчастіше забувають про пробіг і наявні пошкодження; обидва пункти запобігають суперечці під час видачі. Перша вкладка цього шаблону поєднує форму приймання авто та наряд-замовлення на одній сторінці.

Бо пам'ять сервісу — це номерний знак. Коли те саме авто через два тижні повертається з тією ж скаргою, ви за секунду знайдете фільтром за номером, яку запчастину ставили минулого разу, на якому пробігу робили обслуговування та який майстер працював. Стовпець «Візит» на вкладці «Журнал сервісу» цього шаблону рахує, котрий раз приїздить той самий номерний знак, і підсвічується, якщо значення більше 1, тож авто, що повернулося, не пройде повз вашу увагу. Номер потрібно писати в кожному рядку в однаковому форматі: «34ABC123» і «34 ABC 123» вважатимуться двома різними авто.

З трьох причин. Перша — клієнт: він бачить, за що платить, і заперечень «стільки це не коштує» стає менше. Друга — прибутковість: на запчастинах ваш заробіток — це різниця між закупівельною та продажною ціною, а в роботі майже все — це ваша праця; не підсумовуючи їх окремо, ви не побачите, на чому заробляєте. Третя — склад: запчастина є товаром, що вибуває, і її потрібно списати зі складу, а робота складу не займає. Тому в шаблоні таблиця запчастин і рядки роботи розділені, а вкладка «Підсумок» показує дохід від роботи та від запчастин за цей місяць окремо.

На кожну роботу заповнюйте наряд-замовлення й додавайте цю саму роботу одним рядком на вкладку «Журнал сервісу»: дата, номер наряду, державний номер, клієнт, несправність, сума за запчастини, сума за роботу, спосіб оплати та статус. Оновлюйте стовпець статусу в міру виконання: Прийнято → У ремонті → Готово → Видано. Вранці відфільтруйте статус «У ремонті» та «Готово» — і ви побачите, які авто чекають у сервісі; вкладка «Підсумок» сама розраховує ці кількості та дохід за місяць.

У цьому шаблоні суми за запчастини та роботу вводяться без ПДВ; до проміжної суми застосовується вказана вами ставка ПДВ, а загальна сума показується з ПДВ. Яку ставку застосовувати до якої роботи і який рахунок потрібно виставляти разом із нарядом, залежить від ситуації вашого бізнесу; з цього питання зверніться до свого бухгалтера. Наряд-замовлення не є рахунком-фактурою — це запис виконаної роботи та погодження.

Якщо потрібні додаткові запчастини чи робота, зателефонуйте клієнтові, перш ніж починати; якщо він погодиться, впишіть у поле «Виконані роботи» дату, час і примітку «згоду отримано по телефону»; якщо ні — виконайте лише погоджену роботу й зазначте висновок. Для робіт на велику суму краще спочатку надати клієнту письмову цінову пропозицію. Якщо очікуєте юридичної суперечки щодо згоди та відповідальності, зверніться до юриста.

Для сервісу, що приймає кілька авто на день і де запис веде одна людина, цього достатньо. Якщо ж потрібно вести ще й склад запчастин, рахунки клієнтів, оплати та касу, стане в пригоді Ofisx: запчастини продаються за штрихкодом і списуються зі складу, клієнтові відкривається рахунок, оплати проводяться; касовий звіт розділяється на готівку, картку та переказ, а звіт про прибутки й збитки можна отримати за будь-який період. Якщо ввімкнути параметр «Продаж без залишків» і створити товар з назвою «Робота», роботу можна вписувати в один продаж із запчастинами без обліку складу. В Ofisx немає окремого розділу для наряд-замовлень, приймання авто чи відстеження за номерним знаком; наряд і сервісну історію авто далі ведіть у цьому шаблоні.

Так, він безкоштовний: не вимагає ні електронної пошти, ні реєстрації, ні оплати, не містить водяних знаків і захисту клітинок. Файл у форматі Excel (.xlsx), бо суми рядків, ПДВ і підсумок розраховуються за формулами. Відкрийте його в Excel, Google Sheets або LibreOffice і роздрукуйте наряд-замовлення одразу, або збережіть як PDF і надішліть клієнтові через WhatsApp. Якщо потрібна порожня форма, видаліть світло-блакитні клітинки та рядки, роздрукуйте й заповніть від руки.