Oto Servis İş Emri Formu (Excel) — Ücretsiz Araç Kabul ve Tamir Takip Şablonu

Servise gelen bir araç için açılan, aracın ve müşterinin bilgilerini, şikâyeti, yapılacak ve yapılan işleri, kullanılan parçaları ve işçilik bedelini gösteren belgedir. Araç kabulde müşteriye imzalatılır, teslimde tekrar imzalanır. Servis için "hangi aracı, kimden, hangi durumda, hangi şikâyetle aldım" kaydı; müşteri için "aracımı bu durumda bıraktım ve bu işe onay verdim" kanıtıdır.

En az şunlar: iş emri numarası, kabul tarihi ve saati, müşteri adı ve telefonu, plaka, marka/model, şase no, kilometre, yakıt seviyesi, araçta görülen hasar ve bırakılan eşya, müşterinin şikâyeti ve müşterinin imzası. En sık unutulan ikisi km ve mevcut hasardır; ikisi de teslimde çıkacak tartışmayı önler. Bu şablonun ilk sekmesi araç kabul ve iş emri formunu tek sayfada birleştirir.

Çünkü servisin hafızası plakadır. Aynı araç iki hafta sonra aynı şikâyetle geri geldiğinde, önceki işte hangi parçanın takıldığını, kaç km'de bakım yapıldığını ve hangi ustanın çalıştığını plakaya filtre vererek saniyede bulursunuz. Bu şablonun "Servis Kayıtları" sekmesindeki "Geliş" sütunu, aynı plakanın kaçıncı kez geldiğini sayar ve 1'den büyükse renklenir; böylece tekrar gelen araç dikkatinizden kaçmaz. Plakayı her satırda aynı biçimde yazmak şarttır, "34ABC123" ile "34 ABC 123" iki ayrı araç sayılır.

Üç nedenle. Birincisi müşteri: neye ne ödediğini görür, "bu kadar tutmaz" itirazı azalır. İkincisi kârlılık: parçada kazancınız alış ile satış farkıdır, işçilikte ise neredeyse tamamı emeğinizdir; ikisini ayrı toplamadan hangisinden para kazandığınızı göremezsiniz. Üçüncüsü stok: parça elden çıkan maldır ve stoktan düşmelidir, işçilik ise stok tutmaz. Bu yüzden şablonda parça tablosu ile işçilik satırları ayrıdır ve Özet sekmesi bu ayın işçilik ve parça gelirini ayrı gösterir.

Her iş için bir iş emri doldurun ve aynı işi "Servis Kayıtları" sekmesine tek satır olarak ekleyin: tarih, iş emri no, plaka, müşteri, arıza, parça tutarı, işçilik tutarı, ödeme şekli ve durum. Durum sütununu iş ilerledikçe Teslim alındı → Tamirde → Hazır → Teslim edildi olarak güncelleyin. Sabah Durum'u "Tamirde" ve "Hazır" diye filtrelediğinizde serviste hangi araçların beklediğini görürsünüz; Özet sekmesi bu sayıları ve ayın gelirini kendiliğinden hesaplar.

Bu şablonda parça ve işçilik tutarları KDV hariç girilir; ara toplama yazdığınız KDV oranı uygulanır ve genel toplam KDV dahil gösterilir. Hangi işe hangi oranın uygulanacağı ve iş emrinin yanında hangi faturanın kesilmesi gerektiği işletmenizin durumuna bağlıdır; bunun için mali müşavirinize danışın. İş emri bir fatura değildir, yapılan işin ve onayın kaydıdır.

Ek parça veya işçilik gerektiğinde işe başlamadan müşteriyi arayın; onay verirse tarih, saat ve "telefonla onay alındı" notunu Yapılan İşlemler alanına yazın, vermezse yalnız onaylanan işi yapın ve tespiti not edin. Büyük tutarlı işlerde müşteriye önce yazılı bir fiyat teklifi vermek daha sağlıklıdır. Onay ve sorumluluk konusunda hukuki bir anlaşmazlık beklerseniz bir avukata danışın.

Günde birkaç araç alan, tek kişinin kayıt tuttuğu bir servis için yeterlidir. Parça stoğunu, müşterilerin cari hesabını, tahsilatı ve kasayı da tutmanız gerektiğinde Ofisx işe yarar: parçaları barkodla satar ve stoktan düşer, müşteriye cari hesap açar, tahsilatı işler; kasa raporu Nakit, Kredi Kartı ve Havale olarak ayrılır, Kâr/Zarar raporunu istediğiniz tarih aralığı için alırsınız. "Stoksuz Satış Yap" ayarını açıp "İşçilik" adında bir ürün tanımlarsanız işçiliği stok tutmadan parçalarla aynı satışta yazabilirsiniz. Ofisx'te ayrıca bir iş emri, araç kabul veya plaka takip bölümü yoktur; iş emrini ve aracın servis geçmişini bu şablonda tutmaya devam edersiniz.

Evet ücretsizdir; e-posta, üyelik veya ödeme istemez, filigran ve hücre koruması içermez. Dosya Excel (.xlsx) biçimindedir çünkü satır tutarları, KDV ve özet formülle hesaplanıyor. Excel, Google E-Tablolar veya LibreOffice ile açıp iş emrini doğrudan yazdırabilir ya da "PDF olarak kaydet" ile PDF'e çevirip müşteriye WhatsApp'tan gönderebilirsiniz. Boş form isterseniz açık mavi hücreleri ve satırları silip yazdırın, elle doldurun.