Ordine di lavoro per officina auto (Excel) — Modello gratuito per accettazione veicoli e gestione riparazioni

È il documento aperto per ogni veicolo che arriva in officina e riporta i dati del veicolo e del cliente, il reclamo, i lavori da fare e quelli eseguiti, i ricambi utilizzati e il costo della manodopera. Viene fatto firmare al cliente all'accettazione e di nuovo alla consegna. Per l'officina è la registrazione di “quale veicolo ho preso, da chi, in che condizioni, con quale reclamo”; per il cliente è la prova di “ho lasciato il mio veicolo in queste condizioni e ho approvato questo lavoro”.

Almeno questo: numero dell'ordine di lavoro, data e ora di accettazione, nome e telefono del cliente, targa, marca/modello, numero di telaio, chilometraggio, livello del carburante, danni visibili e effetti personali lasciati nel veicolo, reclamo del cliente e firma del cliente. Le due voci dimenticate più spesso sono i km e i danni preesistenti; entrambe evitano discussioni alla consegna. La prima scheda di questo modello riunisce in un'unica pagina il modulo di accettazione del veicolo e l'ordine di lavoro.

Perché la memoria dell'officina è la targa. Quando lo stesso veicolo torna dopo due settimane con lo stesso reclamo, filtrando per targa trovate in un secondo quale ricambio è stato montato nel lavoro precedente, a quanti km è stata fatta la manutenzione e quale meccanico ha lavorato. La colonna “Visita” nella scheda “Registro interventi” di questo modello conta quante volte è venuta la stessa targa e si colora se il valore è maggiore di 1, così un veicolo che ritorna non vi sfugge. È indispensabile scrivere la targa nello stesso formato in ogni riga: “34ABC123” e “34 ABC 123” vengono contati come due veicoli diversi.

Per tre motivi. Il primo è il cliente: vede per che cosa paga e le obiezioni del tipo “non può costare tanto” diminuiscono. Il secondo è la redditività: sul ricambio guadagnate la differenza tra acquisto e vendita, mentre sulla manodopera il guadagno è quasi tutto lavoro vostro; senza sommarli separatamente non potete vedere da quale dei due ricavate di più. Il terzo è il magazzino: il ricambio è merce che esce e va scaricata dal magazzino, mentre la manodopera non fa scorta. Per questo nel modello la tabella dei ricambi e le righe della manodopera sono separate e la scheda Riepilogo mostra separatamente i ricavi di manodopera e di ricambi del mese.

Compilate un ordine di lavoro per ogni lavoro e aggiungete lo stesso lavoro alla scheda “Registro interventi” come una sola riga: data, numero ordine di lavoro, targa, cliente, guasto, importo ricambi, importo manodopera, modalità di pagamento e stato. Aggiornate la colonna Stato man mano che il lavoro procede: Ricevuto → In riparazione → Pronto → Consegnato. Se la mattina filtrate lo Stato su “In riparazione” e “Pronto”, vedete quali veicoli sono in attesa in officina; la scheda Riepilogo calcola da sola questi numeri e il fatturato del mese.

In questo modello gli importi di ricambi e manodopera si inseriscono IVA esclusa; al subtotale si applica l'aliquota IVA che avete indicato e il totale generale viene mostrato IVA inclusa. Quale aliquota si applichi a quale lavoro e quale fattura debba essere emessa insieme all'ordine di lavoro dipende dalla situazione della vostra azienda; per questo rivolgetevi al vostro commercialista. L'ordine di lavoro non è una fattura: è la registrazione del lavoro svolto e dell'approvazione.

Quando servono ricambi o manodopera aggiuntivi, chiamate il cliente prima di iniziare; se approva, scrivete data, ora e la nota “approvazione ottenuta per telefono” nel campo Interventi eseguiti; se non approva, eseguite solo il lavoro approvato e annotate la diagnosi. Per lavori di importo elevato è più prudente dare prima al cliente un preventivo scritto. Se prevedete una controversia legale su approvazione e responsabilità, rivolgetevi a un avvocato.

Basta per un'officina che accoglie pochi veicoli al giorno e in cui una sola persona tiene i registri. Quando dovete gestire anche la scorta dei ricambi, il conto dei clienti, gli incassi e la cassa, Ofisx è utile: vende i ricambi con il codice a barre e li scarica dal magazzino, apre un conto per il cliente, registra gli incassi; il rapporto di cassa è suddiviso in contanti, carta di credito e bonifico, e il rapporto Utile/Perdita lo ottenete per l'intervallo di date che volete. Se attivate l'impostazione “Vendi senza magazzino” e definite un prodotto chiamato “Manodopera”, potete inserire la manodopera nella stessa vendita dei ricambi senza gestirla a magazzino. In Ofisx non esiste invece una sezione dedicata a ordine di lavoro, accettazione del veicolo o tracciamento per targa; continuate quindi a tenere l'ordine di lavoro e lo storico degli interventi del veicolo in questo modello.

Sì, è gratuito; non richiede e-mail, registrazione o pagamento e non contiene filigrana né protezione delle celle. Il file è in formato Excel (.xlsx) perché gli importi delle righe, l'IVA e il riepilogo sono calcolati con formule. Potete aprirlo con Excel, Fogli Google o LibreOffice e stampare direttamente l'ordine di lavoro, oppure convertirlo in PDF con “Salva come PDF” e inviarlo al cliente su WhatsApp. Se volete un modulo vuoto, eliminate le celle e le righe azzurre, stampate e compilate a mano.