Orden de trabajo para taller mecánico (Excel): plantilla gratuita de recepción y seguimiento de reparaciones

Es el documento que se abre por cada vehículo que llega al taller y que recoge los datos del vehículo y del cliente, la queja, los trabajos por hacer y los realizados, los repuestos utilizados y el coste de la mano de obra. Se hace firmar al cliente en la recepción y se vuelve a firmar en la entrega. Para el taller es el registro de «qué vehículo recibí, de quién, en qué estado y con qué queja»; para el cliente es la prueba de «dejé mi vehículo en este estado y aprobé este trabajo».

Como mínimo: número de orden, fecha y hora de recepción, nombre y teléfono del cliente, matrícula, marca/modelo, n.º de bastidor, kilometraje, nivel de combustible, daños visibles y objetos dejados en el vehículo, queja del cliente y firma del cliente. Lo que más se olvida son los km y los daños existentes; ambos evitan la discusión que surgiría en la entrega. La primera hoja de esta plantilla reúne el formulario de recepción y la orden de trabajo en una sola página.

Porque la memoria del taller es la matrícula. Cuando el mismo vehículo vuelve dos semanas después con la misma queja, filtrando por matrícula encuentra en segundos qué repuesto se montó en el trabajo anterior, a cuántos km se hizo el mantenimiento y qué mecánico trabajó. La columna «Visita» de la hoja «Registro de servicios» de esta plantilla cuenta cuántas veces ha venido la misma matrícula y se colorea si es mayor que 1; así no se le escapa un vehículo que reincide. Es imprescindible escribir la matrícula siempre con el mismo formato: «34ABC123» y «34 ABC 123» se cuentan como dos vehículos distintos.

Por tres motivos. El primero, el cliente: ve qué paga y por qué, y disminuyen las objeciones del tipo «esto no puede costar tanto». El segundo, la rentabilidad: en los repuestos su ganancia es la diferencia entre compra y venta, mientras que en la mano de obra casi todo es su trabajo; sin sumarlos por separado no puede ver de cuál de los dos gana dinero. El tercero, el inventario: el repuesto es mercancía que sale y debe descontarse del stock, mientras que la mano de obra no tiene stock. Por eso en la plantilla la tabla de repuestos y las líneas de mano de obra están separadas, y la hoja Resumen muestra por separado los ingresos de mano de obra y de repuestos de este mes.

Rellene una orden de trabajo por cada trabajo y añada ese mismo trabajo como una sola fila en la hoja «Registro de servicios»: fecha, n.º de orden, matrícula, cliente, avería, importe de repuestos, importe de mano de obra, forma de pago y estado. Actualice la columna Estado a medida que avanza el trabajo: Recibido → En reparación → Listo → Entregado. Si por la mañana filtra el Estado por «En reparación» y «Listo», ve qué vehículos están esperando en el taller; la hoja Resumen calcula esos números y los ingresos del mes de forma automática.

En esta plantilla los importes de repuestos y de mano de obra se introducen sin IVA; al subtotal se le aplica el porcentaje de IVA que usted escriba y el total general se muestra con IVA incluido. Qué porcentaje se aplica a cada trabajo y qué factura debe emitirse junto con la orden de trabajo depende de la situación de su negocio; consulte a su asesor fiscal. La orden de trabajo no es una factura, es el registro del trabajo realizado y de la aprobación.

Cuando se necesiten repuestos o mano de obra adicionales, llame al cliente antes de empezar; si da su aprobación, anote la fecha, la hora y la nota «aprobado por teléfono» en el campo Trabajos realizados; si no la da, haga solo el trabajo aprobado y anote el diagnóstico. En trabajos de importe elevado es más prudente entregar antes al cliente un presupuesto por escrito. Si prevé un conflicto legal sobre la aprobación y la responsabilidad, consulte a un abogado.

Es suficiente para un taller que recibe unos pocos vehículos al día y donde una sola persona lleva los registros. Cuando además necesite llevar el stock de repuestos, la cuenta corriente de los clientes, los cobros y la caja, le servirá Ofisx: vende los repuestos con código de barras y los descuenta del stock, abre una cuenta corriente al cliente y registra el cobro; el informe de caja se divide en efectivo, tarjeta de crédito y transferencia, y puede obtener el informe de Ganancias/Pérdidas para el rango de fechas que quiera. Si activa el ajuste «Vender sin stock» y define un producto llamado «Mano de obra», podrá incluir la mano de obra en la misma venta que los repuestos sin llevar stock. Ofisx no tiene una sección propia de orden de trabajo, recepción de vehículos o seguimiento por matrícula; la orden de trabajo y el historial de servicio del vehículo seguirá llevándolos en esta plantilla.

Sí, es gratuita; no pide correo electrónico, registro ni pago, y no incluye marca de agua ni protección de celdas. El archivo está en formato Excel (.xlsx) porque los importes de las líneas, el IVA y el resumen se calculan con fórmulas. Puede abrirlo con Excel, Google Sheets o LibreOffice e imprimir la orden de trabajo directamente, o convertirla a PDF con «Guardar como PDF» y enviarla al cliente por WhatsApp. Si quiere un formulario en blanco, borre las celdas y filas de color azul claro, imprímalo y rellénelo a mano.