Φόρμα εντολής εργασίας συνεργείου αυτοκινήτων (Excel) — Δωρεάν πρότυπο παραλαβής οχήματος και παρακολούθησης επισκευών

Είναι το έγγραφο που ανοίγει για κάθε όχημα που έρχεται στο συνεργείο και δείχνει τα στοιχεία του οχήματος και του πελάτη, το παράπονο, τις εργασίες που θα γίνουν και που έγιναν, τα ανταλλακτικά που χρησιμοποιήθηκαν και το κόστος εργασίας. Υπογράφεται από τον πελάτη κατά την παραλαβή του οχήματος και ξανά κατά την παράδοση. Για το συνεργείο είναι η καταγραφή του «ποιο όχημα, από ποιον, σε ποια κατάσταση και με ποιο παράπονο παρέλαβα»· για τον πελάτη είναι η απόδειξη ότι «άφησα το όχημά μου σε αυτή την κατάσταση και ενέκρινα αυτή την εργασία».

Τουλάχιστον τα εξής: αριθμός εντολής εργασίας, ημερομηνία και ώρα παραλαβής, όνομα και τηλέφωνο πελάτη, πινακίδα, μάρκα/μοντέλο, αριθμός πλαισίου, χιλιόμετρα, στάθμη καυσίμου, ζημιές που φαίνονται στο όχημα και αντικείμενα που αφήνονται, το παράπονο του πελάτη και η υπογραφή του. Τα δύο που ξεχνιούνται συχνότερα είναι τα χλμ. και οι υπάρχουσες ζημιές· και τα δύο προλαβαίνουν τη διαφωνία κατά την παράδοση. Η πρώτη καρτέλα αυτού του προτύπου συνδυάζει τη φόρμα παραλαβής οχήματος και την εντολή εργασίας σε μία σελίδα.

Επειδή η μνήμη του συνεργείου είναι η πινακίδα. Όταν το ίδιο όχημα επιστρέψει δύο εβδομάδες αργότερα με το ίδιο παράπονο, φιλτράροντας με την πινακίδα βρίσκετε σε δευτερόλεπτα ποιο ανταλλακτικό τοποθετήθηκε στην προηγούμενη εργασία, σε πόσα χλμ. έγινε το σέρβις και ποιος τεχνίτης δούλεψε. Η στήλη «Επίσκεψη» στην καρτέλα «Αρχείο Σέρβις» αυτού του προτύπου μετρά πόσες φορές έχει έρθει η ίδια πινακίδα και χρωματίζεται όταν είναι μεγαλύτερη από 1· έτσι ένα όχημα που επιστρέφει δεν περνά απαρατήρητο. Είναι απαραίτητο να γράφετε την πινακίδα με την ίδια μορφή σε κάθε γραμμή: το «34ABC123» και το «34 ABC 123» μετρώνται ως δύο διαφορετικά οχήματα.

Για τρεις λόγους. Πρώτον, ο πελάτης: βλέπει τι πληρώνει και για τι, και οι αντιρρήσεις του τύπου «δεν κάνει τόσο» μειώνονται. Δεύτερον, η κερδοφορία: στα ανταλλακτικά το κέρδος σας είναι η διαφορά αγοράς και πώλησης, ενώ στην εργασία σχεδόν ολόκληρο το ποσό είναι η δική σας δουλειά· αν δεν τα αθροίσετε χωριστά, δεν βλέπετε από ποιο βγάζετε χρήματα. Τρίτον, το απόθεμα: το ανταλλακτικό είναι εμπόρευμα που φεύγει και πρέπει να αφαιρείται από το απόθεμα, ενώ η εργασία δεν κρατά απόθεμα. Γι' αυτό στο πρότυπο ο πίνακας ανταλλακτικών και οι γραμμές εργασίας είναι χωριστά και η καρτέλα Σύνοψη δείχνει ξεχωριστά τα έσοδα εργασίας και ανταλλακτικών του μήνα.

Για κάθε εργασία συμπληρώστε μια εντολή εργασίας και προσθέστε την ίδια εργασία ως μία γραμμή στην καρτέλα «Αρχείο Σέρβις»: ημερομηνία, αρ. εντολής εργασίας, πινακίδα, πελάτης, βλάβη, ποσό ανταλλακτικών, ποσό εργασίας, τρόπος πληρωμής και κατάσταση. Ενημερώνετε τη στήλη Κατάσταση καθώς προχωρά η δουλειά: Παραλήφθηκε → Σε επισκευή → Έτοιμο → Παραδόθηκε. Το πρωί, αν φιλτράρετε την Κατάσταση με «Σε επισκευή» και «Έτοιμο», βλέπετε ποια οχήματα περιμένουν στο συνεργείο· η καρτέλα Σύνοψη υπολογίζει αυτόματα αυτούς τους αριθμούς και τα έσοδα του μήνα.

Σε αυτό το πρότυπο τα ποσά ανταλλακτικών και εργασίας καταχωρίζονται χωρίς ΦΠΑ· στο υποσύνολο εφαρμόζεται ο συντελεστής ΦΠΑ που γράφετε και το γενικό σύνολο εμφανίζεται με ΦΠΑ. Ποιος συντελεστής εφαρμόζεται σε κάθε εργασία και ποιο τιμολόγιο πρέπει να εκδοθεί μαζί με την εντολή εργασίας εξαρτάται από την περίπτωση της επιχείρησής σας· για αυτό συμβουλευτείτε τον λογιστή σας. Η εντολή εργασίας δεν είναι τιμολόγιο· είναι η καταγραφή της εργασίας που έγινε και της έγκρισης.

Όταν χρειάζεται επιπλέον ανταλλακτικό ή εργασία, καλέστε τον πελάτη πριν ξεκινήσετε· αν εγκρίνει, γράψτε στο πεδίο Εργασίες που Έγιναν την ημερομηνία, την ώρα και τη σημείωση «εγκρίθηκε τηλεφωνικά»· αν δεν εγκρίνει, κάντε μόνο την εγκεκριμένη εργασία και σημειώστε τη διαπίστωση. Σε εργασίες με μεγάλο κόστος είναι προτιμότερο να δώσετε πρώτα στον πελάτη γραπτή προσφορά τιμής. Αν περιμένετε νομική διαφορά σχετικά με την έγκριση και την ευθύνη, συμβουλευτείτε δικηγόρο.

Αρκεί για ένα συνεργείο που δέχεται λίγα οχήματα την ημέρα και όπου τα αρχεία τηρεί ένα άτομο. Όταν χρειάζεται να παρακολουθείτε και το απόθεμα ανταλλακτικών, τους λογαριασμούς των πελατών, τις εισπράξεις και το ταμείο, βοηθά το Ofisx: πουλάτε τα ανταλλακτικά με γραμμωτό κωδικό και αφαιρούνται από το απόθεμα, ανοίγετε λογαριασμό στον πελάτη, καταχωρίζετε τις εισπράξεις· η αναφορά ταμείου χωρίζεται σε Μετρητά, Πιστωτική κάρτα και Τραπεζικό έμβασμα και λαμβάνετε την αναφορά Κέρδη/Ζημίες για όποιο χρονικό διάστημα θέλετε. Αν ενεργοποιήσετε τη ρύθμιση «Πώληση χωρίς απόθεμα» και ορίσετε ένα προϊόν με όνομα «Εργασία», μπορείτε να γράφετε την εργασία στην ίδια πώληση με τα ανταλλακτικά χωρίς να κρατά απόθεμα. Στο Ofisx δεν υπάρχει ξεχωριστή ενότητα εντολής εργασίας, παραλαβής οχήματος ή παρακολούθησης πινακίδων· την εντολή εργασίας και το ιστορικό σέρβις του οχήματος εξακολουθείτε να τα τηρείτε σε αυτό το πρότυπο.

Ναι, είναι δωρεάν· δεν ζητά email, εγγραφή ή πληρωμή και δεν περιέχει υδατογράφημα ή προστασία κελιών. Το αρχείο είναι σε μορφή Excel (.xlsx) επειδή τα ποσά των γραμμών, ο ΦΠΑ και η σύνοψη υπολογίζονται με τύπους. Μπορείτε να το ανοίξετε με Excel, Google Sheets ή LibreOffice και να εκτυπώσετε απευθείας την εντολή εργασίας ή να την αποθηκεύσετε ως PDF με «Αποθήκευση ως PDF» και να την στείλετε στον πελάτη μέσω WhatsApp. Αν θέλετε κενή φόρμα, σβήστε τα ανοιχτόχρωμα μπλε κελιά και τις γραμμές, εκτυπώστε και συμπληρώστε με το χέρι.