Ordre de réparation pour garage automobile (Excel) — Modèle gratuit de réception de véhicule et de suivi des réparations

C'est le document ouvert pour chaque véhicule qui arrive à l'atelier : il indique les informations du véhicule et du client, la réclamation, les travaux à faire et effectués, les pièces utilisées et le coût de la main-d'œuvre. Il est signé par le client à la réception, puis de nouveau à la livraison. Pour l'atelier, c'est la trace de « quel véhicule j'ai pris, de qui, dans quel état, avec quelle réclamation » ; pour le client, c'est la preuve de « j'ai laissé mon véhicule dans cet état et j'ai approuvé ces travaux ».

Au minimum : numéro d'ordre de réparation, date et heure de réception, nom et téléphone du client, plaque, marque/modèle, numéro de châssis, kilométrage, niveau de carburant, dommages constatés sur le véhicule et objets laissés, réclamation du client et signature du client. Les deux oublis les plus fréquents sont le km et les dommages existants ; les deux évitent une discussion à la livraison. Le premier onglet de ce modèle réunit sur une seule page le formulaire de réception du véhicule et l'ordre de réparation.

Parce que la mémoire de l'atelier, c'est la plaque. Quand le même véhicule revient deux semaines plus tard avec la même réclamation, vous retrouvez en une seconde, en filtrant sur la plaque, quelle pièce a été posée, à quel kilométrage l'entretien a été fait et quel mécanicien est intervenu. La colonne « Passage » de l'onglet « Historique des interventions » de ce modèle compte combien de fois la même plaque est venue et se colore au-delà de 1 ; un véhicule qui revient ne vous échappe donc pas. Il est indispensable de saisir la plaque dans le même format à chaque ligne : « 34ABC123 » et « 34 ABC 123 » sont comptés comme deux véhicules différents.

Pour trois raisons. Premièrement, le client : il voit ce qu'il paie et pour quoi, et les contestations du type « ça ne peut pas coûter autant » diminuent. Deuxièmement, la rentabilité : sur les pièces, votre gain est l'écart entre prix d'achat et prix de vente, tandis que sur la main-d'œuvre c'est presque entièrement votre travail ; sans les additionner séparément, vous ne voyez pas laquelle des deux vous rapporte. Troisièmement, le stock : une pièce est un bien qui sort et doit être déduit du stock, alors que la main-d'œuvre n'a pas de stock. C'est pourquoi le tableau des pièces et les lignes de main-d'œuvre sont séparés dans le modèle, et l'onglet Synthèse affiche séparément le chiffre d'affaires main-d'œuvre et pièces du mois.

Remplissez un ordre de réparation pour chaque intervention et ajoutez la même intervention comme une seule ligne dans l'onglet « Historique des interventions » : date, n° d'ordre, plaque, client, panne, montant des pièces, montant de la main-d'œuvre, mode de paiement et statut. Mettez la colonne Statut à jour au fil de l'avancement : Réceptionné → En réparation → Prêt → Livré. En filtrant le matin le Statut sur « En réparation » et « Prêt », vous voyez quels véhicules attendent à l'atelier ; l'onglet Synthèse calcule automatiquement ces chiffres et le revenu du mois.

Dans ce modèle, les montants des pièces et de la main-d'œuvre sont saisis hors TVA ; le taux de TVA que vous indiquez s'applique au sous-total et le total général s'affiche TVA incluse. Le taux applicable à chaque intervention et la facture à émettre en complément de l'ordre de réparation dépendent de la situation de votre entreprise ; consultez pour cela votre expert-comptable. L'ordre de réparation n'est pas une facture : c'est la trace des travaux effectués et de l'accord du client.

Si des pièces ou de la main-d'œuvre supplémentaires sont nécessaires, appelez le client avant de commencer ; s'il accepte, notez la date, l'heure et la mention « accord obtenu par téléphone » dans le champ Travaux effectués ; s'il refuse, ne faites que les travaux approuvés et notez le constat. Pour les travaux importants, il vaut mieux remettre d'abord au client un devis écrit. Si vous prévoyez un litige juridique sur l'accord et la responsabilité, consultez un avocat.

Il suffit pour un atelier qui reçoit quelques véhicules par jour et où une seule personne tient les enregistrements. Si vous devez aussi gérer le stock de pièces, les comptes clients, les encaissements et la caisse, Ofisx est utile : vous vendez les pièces avec le code-barres et elles sortent du stock, vous ouvrez un compte client, vous enregistrez les encaissements ; le rapport de caisse est ventilé en Espèces, Carte bancaire et Virement, et vous obtenez le rapport Profits et pertes pour la période de votre choix. Si vous activez le paramètre « Vente sans stock » et créez un produit nommé « Main-d'œuvre », vous pouvez inscrire la main-d'œuvre sans gestion de stock dans la même vente que les pièces. En revanche, Ofisx n'a pas de module d'ordre de réparation, de réception de véhicule ou de suivi par plaque ; vous continuez donc à tenir l'ordre de réparation et l'historique du véhicule dans ce modèle.

Oui, il est gratuit ; il ne demande ni e-mail, ni inscription, ni paiement, et ne contient ni filigrane ni protection de cellules. Le fichier est au format Excel (.xlsx) car les montants des lignes, la TVA et la synthèse sont calculés par formule. Vous pouvez l'ouvrir avec Excel, Google Sheets ou LibreOffice et imprimer directement l'ordre de réparation, ou le convertir en PDF avec « Enregistrer au format PDF » et l'envoyer au client par WhatsApp. Si vous voulez un formulaire vierge, supprimez les cellules et lignes bleu clair, imprimez et remplissez à la main.