Formular de comandă de lucru pentru service auto (Excel) — șablon gratuit de preluare a vehiculului și evidență a reparațiilor

Este documentul deschis pentru fiecare vehicul care intră în service și care arată datele vehiculului și ale clientului, reclamația, lucrările de făcut și cele efectuate, piesele utilizate și costul manoperei. Clientul îl semnează la preluarea vehiculului și îl semnează din nou la predare. Pentru service este evidența „ce vehicul am primit, de la cine, în ce stare și cu ce reclamație”; pentru client este dovada „mi-am lăsat vehiculul în această stare și am aprobat această lucrare”.

Cel puțin: numărul ordinului de lucru, data și ora preluării, numele și telefonul clientului, numărul de înmatriculare, marca/modelul, seria șasiului, kilometrajul, nivelul de combustibil, avariile vizibile și obiectele lăsate în vehicul, reclamația clientului și semnătura clientului. Cele mai des uitate două sunt km și avariile existente; ambele previn o ceartă la predare. Prima filă a acestui șablon reunește formularul de preluare a vehiculului și ordinul de lucru pe o singură pagină.

Pentru că memoria service-ului este numărul de înmatriculare. Când același vehicul revine peste două săptămâni cu aceeași reclamație, aflați în câteva secunde, filtrând după număr, ce piesă s-a montat la lucrarea anterioară, la câți km s-a făcut revizia și ce mecanic a lucrat. Coloana „Vizită” din fila „Înregistrări service” a acestui șablon numără a câta oară vine același număr de înmatriculare și se colorează când valoarea este mai mare de 1; astfel, vehiculul care revine nu vă scapă. Este obligatoriu să scrieți numărul de înmatriculare în același format pe fiecare rând: „34ABC123” și „34 ABC 123” sunt considerate două vehicule diferite.

Din trei motive. Primul este clientul: vede pentru ce plătește, iar obiecțiile de tipul „nu poate costa atât” se împuținează. Al doilea este profitabilitatea: la piese câștigul dumneavoastră este diferența dintre prețul de achiziție și cel de vânzare, în timp ce la manoperă aproape tot este munca dumneavoastră; fără să le însumați separat, nu puteți vedea din ce câștigați bani. Al treilea este stocul: piesa este marfă care iese și trebuie scăzută din stoc, în timp ce manopera nu ține stoc. De aceea, în șablon tabelul de piese și rândurile de manoperă sunt separate, iar fila Rezumat arată separat veniturile din manoperă și din piese ale lunii curente.

Completați un ordin de lucru pentru fiecare lucrare și adăugați aceeași lucrare ca un singur rând în fila „Înregistrări service”: data, nr. ordin de lucru, număr de înmatriculare, client, defecțiune, valoare piese, valoare manoperă, mod de plată și stare. Actualizați coloana Stare pe măsură ce lucrarea avansează: Preluat → În reparație → Gata → Predat. Dimineața, filtrând Starea după „În reparație” și „Gata”, vedeți ce vehicule așteaptă în service; fila Rezumat calculează automat aceste numere și venitul lunii.

În acest șablon, valorile pieselor și ale manoperei se introduc fără TVA; la subtotal se aplică cota de TVA pe care o scrieți, iar totalul general este afișat cu TVA inclus. Ce cotă se aplică fiecărei lucrări și ce factură trebuie emisă împreună cu ordinul de lucru depinde de situația firmei dumneavoastră; pentru aceasta consultați-vă contabilul. Ordinul de lucru nu este o factură, ci evidența lucrării efectuate și a acordului primit.

Când sunt necesare piese sau manoperă suplimentare, sunați clientul înainte de a începe lucrarea; dacă își dă acordul, scrieți data, ora și nota „acord primit telefonic” în câmpul Operațiuni efectuate; dacă nu, faceți doar lucrarea aprobată și notați constatarea. La lucrările cu valoare mare, este mai sigur să îi dați clientului mai întâi o ofertă de preț scrisă. Dacă vă așteptați la un litigiu juridic privind acordul și răspunderea, consultați un avocat.

Este suficient pentru un service care primește câteva vehicule pe zi și în care evidența o ține o singură persoană. Când trebuie să țineți și stocul de piese, conturile clienților, încasările și casa, Ofisx vă ajută: vindeți piesele cu cod de bare și se scad din stoc, deschideți cont de client, înregistrați încasările; raportul de casă este împărțit pe numerar, card și transfer bancar, iar raportul Profit/Pierdere îl obțineți pentru orice interval de date doriți. Dacă activați setarea „Vinde fără stoc” și definiți un produs numit „Manoperă”, puteți scrie manopera în aceeași vânzare cu piesele, fără să țină stoc. În Ofisx nu există în plus o secțiune de ordin de lucru, preluare a vehiculului sau urmărire după număr de înmatriculare; ordinul de lucru și istoricul de service al vehiculului le țineți în continuare în acest șablon.

Da, este gratuit; nu cere e-mail, cont sau plată și nu conține filigran sau protecție a celulelor. Fișierul este în format Excel (.xlsx), deoarece valorile rândurilor, TVA-ul și rezumatul sunt calculate prin formule. Îl puteți deschide cu Excel, Google Sheets sau LibreOffice și puteți tipări direct ordinul de lucru, sau îl puteți converti în PDF cu „Salvare ca PDF” și îl puteți trimite clientului pe WhatsApp. Dacă doriți un formular gol, ștergeți celulele și rândurile albastru deschis, tipăriți și completați de mână.