Zlecenie naprawy dla warsztatu samochodowego (Excel) — darmowy szablon przyjęcia pojazdu i śledzenia napraw

To dokument otwierany dla każdego pojazdu przyjętego do serwisu: zawiera dane pojazdu i klienta, zgłoszenie, prace do wykonania i wykonane, użyte części oraz koszt robocizny. Klient podpisuje go przy przyjęciu auta i ponownie przy wydaniu. Dla serwisu jest to zapis „jaki pojazd, od kogo, w jakim stanie i z jakim zgłoszeniem przyjąłem”, a dla klienta dowód „zostawiłem auto w takim stanie i zgodziłem się na tę pracę”.

Co najmniej: numer zlecenia, datę i godzinę przyjęcia, imię i nazwisko oraz telefon klienta, tablicę rejestracyjną, markę/model, numer VIN (nadwozia), przebieg, poziom paliwa, widoczne uszkodzenia i pozostawione rzeczy, zgłoszenie klienta oraz jego podpis. Najczęściej pomijane są dwie rzeczy: przebieg i istniejące uszkodzenia; obie zapobiegają sporowi przy wydaniu. Pierwsza karta tego szablonu łączy formularz przyjęcia pojazdu i zlecenie na jednej stronie.

Bo pamięcią serwisu jest numer rejestracyjny. Gdy to samo auto wróci po dwóch tygodniach z tą samą usterką, filtrując po tablicy w sekundę znajdziesz, jaka część została wtedy zamontowana, przy jakim przebiegu wykonano przegląd i który mechanik pracował. Kolumna „Wizyta” na karcie „Rejestr serwisowy” tego szablonu liczy, który raz ta sama tablica trafia do serwisu, i podświetla się, gdy wartość jest większa niż 1; dzięki temu auto, które wraca, nie umknie Twojej uwadze. Tablicę trzeba wpisywać w każdym wierszu w ten sam sposób, bo „34ABC123” i „34 ABC 123” to dla arkusza dwa różne pojazdy.

Z trzech powodów. Po pierwsze klient: widzi, za co płaci, i rzadziej mówi „to nie może tyle kosztować”. Po drugie rentowność: na częściach zarabiasz różnicę między ceną zakupu a sprzedaży, a w robociźnie prawie całość to Twoja praca; bez osobnego sumowania nie zobaczysz, na czym zarabiasz. Po trzecie magazyn: część to towar, który wychodzi i musi zejść ze stanu, a robocizna stanu nie ma. Dlatego w szablonie tabela części i wiersze robocizny są rozdzielone, a karta Podsumowanie pokazuje przychód z robocizny i z części w bieżącym miesiącu osobno.

Dla każdego zlecenia wypełnij zlecenie serwisowe i dodaj tę samą pracę jako jeden wiersz na karcie „Rejestr serwisowy”: data, numer zlecenia, tablica rejestracyjna, klient, usterka, wartość części, wartość robocizny, forma płatności i status. W miarę postępu prac aktualizuj kolumnę Status: Przyjęty → W naprawie → Gotowy → Wydany. Gdy rano przefiltrujesz Status po „W naprawie” i „Gotowy”, zobaczysz, jakie pojazdy czekają w serwisie; karta Podsumowanie sama wylicza te liczby i przychód miesiąca.

W tym szablonie wartości części i robocizny wpisuje się bez VAT; do sumy częściowej stosowana jest wpisana przez Ciebie stawka VAT, a kwota końcowa jest pokazana z VAT. To, jaka stawka dotyczy której pracy i jaka faktura powinna być wystawiona obok zlecenia, zależy od sytuacji Twojej firmy; w tej sprawie skonsultuj się z księgowym. Zlecenie nie jest fakturą, tylko zapisem wykonanej pracy i zgody klienta.

Gdy potrzebne są dodatkowe części lub robocizna, zadzwoń do klienta, zanim zaczniesz pracę; jeśli się zgodzi, wpisz w polu Wykonane czynności datę, godzinę i adnotację „zgoda uzyskana telefonicznie”, a jeśli nie, wykonaj tylko zatwierdzoną pracę i zanotuj ustalenia. Przy pracach o dużej wartości lepiej najpierw przekazać klientowi pisemną ofertę cenową. Jeśli spodziewasz się sporu prawnego o zgodę i odpowiedzialność, skonsultuj się z prawnikiem.

Wystarczy dla serwisu, który przyjmuje kilka aut dziennie i w którym ewidencję prowadzi jedna osoba. Gdy musisz prowadzić także stan magazynowy części, rozrachunki z klientami, wpłaty i kasę, przyda się Ofisx: sprzedajesz części skanerem kodów kreskowych i schodzą ze stanu, zakładasz klientowi konto rozrachunkowe, rejestrujesz wpłaty; raport kasowy dzieli się na gotówkę, kartę kredytową i przelew, a raport Zysk/Strata dostaniesz za dowolny zakres dat. Jeśli włączysz ustawienie „Sprzedaż bez stanu magazynowego” i zdefiniujesz produkt o nazwie „Robocizna”, możesz wpisywać robociznę w tej samej sprzedaży co części, bez prowadzenia stanu. W Ofisx nie ma osobnego modułu zleceń, przyjęcia pojazdu ani śledzenia tablic rejestracyjnych; zlecenia i historię serwisową pojazdu nadal prowadzisz w tym szablonie.

Tak, jest bezpłatny; nie wymaga e-maila, konta ani płatności i nie zawiera znaku wodnego ani ochrony komórek. Plik jest w formacie Excel (.xlsx), ponieważ wartości wierszy, VAT i podsumowanie są liczone formułami. Możesz otworzyć go w Excelu, Google Sheets lub LibreOffice i wydrukować zlecenie bezpośrednio albo zapisać jako PDF i wysłać klientowi przez WhatsApp. Jeśli chcesz pusty formularz, usuń jasnoniebieskie komórki i wiersze, wydrukuj i wypełnij ręcznie.