آٹو سروس ورک آرڈر فارم (Excel) — مفت گاڑی وصولی اور مرمت ٹریکنگ ٹیمپلیٹ

یہ وہ دستاویز ہے جو سروس کے لیے آنے والی گاڑی کے لیے کھولی جاتی ہے اور جس میں گاڑی اور گاہک کی معلومات، شکایت، کیے جانے والے اور کیے گئے کام، استعمال شدہ پرزے اور لیبر کی رقم درج ہوتی ہے۔ گاڑی وصول کرتے وقت گاہک سے دستخط کروائے جاتے ہیں اور حوالگی پر دوبارہ دستخط ہوتے ہیں۔ ورکشاپ کے لیے یہ "کون سی گاڑی، کس سے، کس حالت میں اور کس شکایت کے ساتھ لی" کا ریکارڈ ہے؛ گاہک کے لیے یہ "میں نے گاڑی اس حالت میں چھوڑی اور اس کام کی منظوری دی" کا ثبوت ہے۔

کم از کم یہ: ورک آرڈر نمبر، وصولی کی تاریخ اور وقت، گاہک کا نام اور فون، نمبر پلیٹ، برانڈ/ماڈل، چیسس نمبر، کلومیٹر، ایندھن کی سطح، گاڑی میں نظر آنے والا نقصان اور چھوڑا گیا سامان، گاہک کی شکایت اور گاہک کے دستخط۔ سب سے زیادہ بھلائی جانے والی دو چیزیں کلومیٹر اور پہلے سے موجود نقصان ہیں؛ دونوں حوالگی پر ہونے والی بحث سے بچاتی ہیں۔ اس ٹیمپلیٹ کا پہلا ٹیب گاڑی کی وصولی اور ورک آرڈر فارم کو ایک ہی صفحے پر یکجا کرتا ہے۔

کیونکہ ورکشاپ کی یادداشت نمبر پلیٹ ہے۔ جب وہی گاڑی دو ہفتے بعد اسی شکایت کے ساتھ واپس آتی ہے تو نمبر پلیٹ پر فلٹر لگا کر آپ سیکنڈوں میں جان لیتے ہیں کہ پچھلے کام میں کون سا پرزہ لگا تھا، کتنے کلومیٹر پر سروس ہوئی تھی اور کس مستری نے کام کیا تھا۔ اس ٹیمپلیٹ کے "سروس ریکارڈ" ٹیب کا "آمد" کالم گنتا ہے کہ وہی نمبر پلیٹ کتنی بار آئی ہے اور 1 سے زیادہ ہونے پر رنگ بدل دیتا ہے؛ یوں بار بار آنے والی گاڑی آپ کی نظر سے نہیں بچتی۔ نمبر پلیٹ کو ہر لائن میں ایک ہی طرز پر لکھنا ضروری ہے، "34ABC123" اور "34 ABC 123" دو الگ گاڑیاں گنی جاتی ہیں۔

تین وجوہات سے۔ پہلی، گاہک: وہ دیکھ لیتا ہے کہ کس چیز کی کتنی ادائیگی کر رہا ہے، اور "اتنا نہیں بنتا" والا اعتراض کم ہو جاتا ہے۔ دوسری، منافع: پرزوں میں آپ کی کمائی خرید اور فروخت کا فرق ہے، جبکہ لیبر میں تقریباً سب کچھ آپ کی محنت ہے؛ دونوں کو الگ جمع کیے بغیر آپ نہیں دیکھ سکتے کہ پیسہ کس سے بن رہا ہے۔ تیسری، اسٹاک: پرزہ بکنے والا مال ہے اور اسٹاک سے کم ہونا چاہیے، جبکہ لیبر کا اسٹاک نہیں ہوتا۔ اسی لیے ٹیمپلیٹ میں پرزوں کا جدول اور لیبر کی لائنیں الگ ہیں اور خلاصہ ٹیب اس ماہ کی لیبر اور پرزوں کی آمدنی الگ دکھاتا ہے۔

ہر کام کے لیے ایک ورک آرڈر بھریں اور اسی کام کو "سروس ریکارڈ" ٹیب میں ایک لائن کے طور پر شامل کریں: تاریخ، ورک آرڈر نمبر، نمبر پلیٹ، گاہک، خرابی، پرزوں کی رقم، لیبر کی رقم، ادائیگی کا طریقہ اور حالت۔ کام کے آگے بڑھنے پر حالت کا کالم وصول کی گئی → مرمت میں → تیار → حوالے کر دی گئی کے مطابق اپ ڈیٹ کریں۔ صبح حالت کو "مرمت میں" اور "تیار" کے لحاظ سے فلٹر کرنے پر آپ دیکھ لیتے ہیں کہ ورکشاپ میں کون سی گاڑیاں منتظر ہیں؛ خلاصہ ٹیب یہ تعداد اور ماہ کی آمدنی خود حساب کر دیتا ہے۔

اس ٹیمپلیٹ میں پرزوں اور لیبر کی رقم VAT کے بغیر درج کی جاتی ہے؛ ذیلی مجموعے پر آپ کا لکھا ہوا VAT کا تناسب لگتا ہے اور کل مجموعہ VAT سمیت دکھایا جاتا ہے۔ کس کام پر کون سا تناسب لگے گا اور ورک آرڈر کے ساتھ کون سا انوائس بنانا ہوگا، یہ آپ کے کاروبار کی صورتحال پر منحصر ہے؛ اس کے لیے اپنے اکاؤنٹنٹ سے مشورہ کریں۔ ورک آرڈر انوائس نہیں ہے، یہ کیے گئے کام اور منظوری کا ریکارڈ ہے۔

اضافی پرزے یا لیبر درکار ہو تو کام شروع کرنے سے پہلے گاہک کو فون کریں؛ منظوری دے تو تاریخ، وقت اور "فون پر منظوری لی گئی" کا نوٹ کیے گئے کام کے خانے میں لکھیں، نہ دے تو صرف منظور شدہ کام کریں اور معائنے کے نتیجے کو نوٹ کریں۔ بڑی رقم کے کاموں میں گاہک کو پہلے تحریری قیمت کا تخمینہ دینا زیادہ بہتر ہے۔ منظوری اور ذمہ داری کے بارے میں قانونی تنازع کا اندیشہ ہو تو کسی وکیل سے مشورہ کریں۔

روزانہ چند گاڑیاں لینے والی اور ایک شخص کے ریکارڈ رکھنے والی ورکشاپ کے لیے کافی ہے۔ جب آپ کو پرزوں کا اسٹاک، گاہکوں کے کھاتے، وصولیاں اور کیش بھی رکھنا ہو تو Ofisx کام آتا ہے: پرزے بار کوڈ سے بکتے ہیں اور اسٹاک سے کم ہو جاتے ہیں، گاہک کا کھاتہ کھلتا ہے، وصولی درج ہوتی ہے؛ کیش رپورٹ نقد، کریڈٹ کارڈ اور بینک ٹرانسفر میں تقسیم ہوتی ہے، اور منافع/نقصان کی رپورٹ آپ اپنی مرضی کی تاریخوں کے لیے لے سکتے ہیں۔ "بغیر اسٹاک فروخت کریں" کی سیٹنگ آن کر کے "لیبر" نام کی ایک پروڈکٹ بنا لیں تو لیبر کو اسٹاک رکھے بغیر پرزوں کے ساتھ اسی فروخت میں لکھ سکتے ہیں۔ Ofisx میں الگ سے ورک آرڈر، گاڑی کی وصولی یا نمبر پلیٹ ٹریکنگ کا حصہ نہیں ہے؛ ورک آرڈر اور گاڑی کی سروس ہسٹری آپ اسی ٹیمپلیٹ میں رکھتے رہیں گے۔

جی ہاں، مفت ہے؛ ای میل، رکنیت یا ادائیگی نہیں مانگتا، اس میں واٹر مارک اور سیل پروٹیکشن نہیں ہے۔ فائل Excel (.xlsx) فارمیٹ میں ہے کیونکہ لائنوں کی رقم، VAT اور خلاصہ فارمولوں سے حساب ہوتے ہیں۔ Excel، Google Sheets یا LibreOffice میں کھول کر ورک آرڈر براہ راست پرنٹ کر سکتے ہیں، یا "PDF کے طور پر محفوظ کریں" سے PDF بنا کر گاہک کو WhatsApp پر بھیج سکتے ہیں۔ خالی فارم چاہیں تو ہلکے نیلے خانے اور لائنیں مٹا کر پرنٹ کریں اور ہاتھ سے بھریں۔