自動車整備 作業指示書（Excel）— 無料の車両受付・修理管理テンプレート

整備工場に入庫した車両ごとに作成される書類で、車両とお客様の情報、訴え、これから行う作業と実施した作業、使用した部品、工賃を記載します。車両の受付時にお客様に署名してもらい、引渡し時にもう一度署名してもらいます。整備工場にとっては「どの車を、誰から、どんな状態で、どんな訴えで預かったか」の記録であり、お客様にとっては「この状態で車を預け、この作業を承諾した」ことの証拠になります。

最低限、次の項目が必要です：作業指示書番号、受付日時、お客様の氏名と電話番号、ナンバープレート、メーカー／車種、車台番号、走行距離、燃料残量、車両に見られる損傷と残された持ち物、お客様の訴え、お客様の署名。特に忘れがちなのが走行距離と既存の損傷で、どちらも引渡し時のトラブルを防ぎます。このテンプレートの最初のシートは、車両受付票と作業指示書を1ページにまとめています。

整備工場の記憶はナンバープレートだからです。同じ車が2週間後に同じ訴えで戻ってきたとき、前回どの部品を取り付けたか、何kmで点検したか、どの整備士が担当したかを、ナンバーでフィルターするだけで数秒で見つけられます。このテンプレートの「整備記録」シートにある「来店回数」列は、同じナンバーが何回目の来店かを数え、2以上になると色が付くので、再来店の車を見落としません。ナンバーはどの行でも同じ書式で入力する必要があります。「34ABC123」と「34 ABC 123」は別の車として数えられます。

理由は3つあります。1つ目はお客様：何にいくら払うのかが見えるので、「そんなにかかるはずがない」という異議が減ります。2つ目は収益性：部品の利益は仕入と販売の差額ですが、工賃はほぼ全額が自分たちの労働の対価です。別々に集計しなければ、どちらで稼いでいるのか分かりません。3つ目は在庫：部品は出荷される商品なので在庫から引く必要があり、工賃は在庫を持ちません。そのためテンプレートでは部品の表と工賃の行が分かれており、サマリーシートでは今月の工賃収入と部品収入が別々に表示されます。

作業ごとに作業指示書を記入し、同じ作業を「整備記録」シートに1行で追加します：日付、作業指示書番号、ナンバープレート、お客様、不具合内容、部品金額、工賃金額、支払方法、ステータス。ステータス列は作業の進行に合わせて、受付済み → 修理中 → 準備完了 → 引渡し済み と更新してください。朝にステータスを「修理中」と「準備完了」でフィルターすれば、工場で待機している車両が分かります。サマリーシートがこれらの台数と月間の売上を自動で計算します。

このテンプレートでは、部品と工賃の金額は税抜きで入力します。小計にご入力のVAT率が適用され、総合計は税込みで表示されます。どの作業にどの税率を適用するか、また作業指示書と合わせてどの請求書を発行すべきかは、事業の状況によって異なりますので、税理士や会計担当者にご相談ください。作業指示書は請求書ではなく、実施した作業と承諾の記録です。

追加の部品や工賃が必要になったら、着手前にお客様へ電話してください。承諾を得たら、日付、時刻、「電話で承諾を得た」旨を「実施した作業」欄に記入します。承諾がない場合は承諾された作業のみを行い、診断結果をメモしておきます。金額が大きい作業では、先に書面の見積書をお客様に提示するのがより安心です。承諾や責任の所在について法的な争いが予想される場合は、弁護士にご相談ください。

1日に数台を受け付け、1人で記録をつけている整備工場であれば十分です。部品在庫、お客様ごとの売掛口座（Turkeyでいう「cari hesap」）、入金、レジの管理も必要になった場合は、Ofisxが役立ちます。部品をバーコードで販売すると在庫から自動で引かれ、お客様ごとに売掛口座を作成して入金を記録できます。レジレポートは現金、クレジットカード、銀行振込に分かれ、損益レポートは任意の期間で取得できます。「在庫なし販売」設定をオンにして「工賃」という名前の商品を登録すれば、在庫を持たない工賃を部品と同じ販売伝票に記入できます。ただしOfisxには、作業指示書、車両受付、ナンバー管理の機能は別にありません。作業指示書と車両の整備履歴は、引き続きこのテンプレートで管理してください。

はい、無料です。メールアドレスの登録、会員登録、支払いは不要で、透かしやセル保護もありません。ファイルはExcel（.xlsx）形式です。行ごとの金額、VAT、サマリーが数式で計算されるためです。Excel、Googleスプレッドシート、LibreOfficeで開いて作業指示書をそのまま印刷できるほか、「PDFとして保存」でPDFに変換し、WhatsAppでお客様に送ることもできます。白紙のフォームが必要な場合は、薄い青色のセルと行を削除して印刷し、手書きで記入してください。