ใบสั่งงานซ่อมรถยนต์ (Excel) — เทมเพลตฟรีสำหรับรับรถและติดตามงานซ่อม

เป็นเอกสารที่เปิดขึ้นสำหรับรถแต่ละคันที่เข้ามาซ่อม แสดงข้อมูลรถและลูกค้า อาการที่แจ้ง งานที่ต้องทำและที่ทำแล้ว อะไหล่ที่ใช้ และค่าแรง ลูกค้าเซ็นตอนรับรถ และเซ็นอีกครั้งตอนส่งมอบ สำหรับอู่ นี่คือบันทึกว่า "รับรถคันไหน จากใคร ในสภาพใด และด้วยอาการอะไร" ส่วนสำหรับลูกค้า นี่คือหลักฐานว่า "ฉันทิ้งรถไว้ในสภาพนี้ และอนุมัติงานนี้"

อย่างน้อยต้องมี: เลขที่ใบสั่งงาน วันและเวลารับรถ ชื่อและเบอร์โทรลูกค้า ทะเบียนรถ ยี่ห้อ/รุ่น เลขตัวถัง เลขกิโลเมตร ระดับน้ำมัน ความเสียหายที่เห็นบนตัวรถและของที่ทิ้งไว้ อาการที่ลูกค้าแจ้ง และลายเซ็นลูกค้า สองข้อที่มักลืมที่สุดคือเลขกิโลเมตรและความเสียหายเดิม ซึ่งป้องกันการเถียงกันตอนส่งมอบได้ทั้งคู่ แท็บแรกของเทมเพลตนี้รวมแบบฟอร์มรับรถและใบสั่งงานไว้ในหน้าเดียว

เพราะความจำของอู่คือทะเบียนรถ เมื่อรถคันเดิมกลับมาด้วยอาการเดิมในอีกสองสัปดาห์ คุณจะกรองตามทะเบียนแล้วหาได้ในไม่กี่วินาทีว่างานครั้งก่อนเปลี่ยนอะไหล่ชิ้นไหน บำรุงรักษาที่กิโลเมตรเท่าไร และช่างคนไหนทำ คอลัมน์ "ครั้งที่มา" ในแท็บ "บันทึกงานซ่อม" ของเทมเพลตนี้จะนับว่ารถทะเบียนเดียวกันมาเป็นครั้งที่เท่าไร และจะเปลี่ยนสีเมื่อมากกว่า 1 รถที่กลับมาซ่อมซ้ำจึงไม่หลุดสายตา ต้องพิมพ์ทะเบียนในรูปแบบเดียวกันทุกแถว เพราะ "34ABC123" กับ "34 ABC 123" จะถูกนับเป็นรถสองคัน

ด้วยสามเหตุผล ข้อแรกคือลูกค้า: ลูกค้าเห็นว่าจ่ายเงินให้อะไรบ้าง ข้อโต้แย้งว่า "ไม่น่าแพงขนาดนี้" จึงลดลง ข้อสองคือความสามารถในการทำกำไร: กำไรจากอะไหล่คือส่วนต่างระหว่างราคาซื้อกับราคาขาย ส่วนค่าแรงเกือบทั้งหมดคือแรงงานของคุณ ถ้าไม่รวมแยกกัน คุณจะมองไม่เห็นว่ารายได้มาจากส่วนไหน ข้อสามคือสต็อก: อะไหล่เป็นสินค้าที่ออกจากคลังและต้องตัดออกจากสต็อก ส่วนค่าแรงไม่มีสต็อก ด้วยเหตุนี้เทมเพลตจึงแยกตารางอะไหล่ออกจากแถวค่าแรง และแท็บสรุปจะแสดงรายได้ค่าแรงกับค่าอะไหล่ของเดือนนี้แยกกัน

กรอกใบสั่งงานสำหรับงานแต่ละงาน แล้วเพิ่มงานเดียวกันเป็นหนึ่งแถวในแท็บ "บันทึกงานซ่อม": วันที่ เลขที่ใบสั่งงาน ทะเบียนรถ ลูกค้า อาการเสีย ค่าอะไหล่ ค่าแรง วิธีชำระเงิน และสถานะ อัปเดตคอลัมน์สถานะเมื่องานคืบหน้า: รับรถแล้ว → กำลังซ่อม → พร้อมส่งมอบ → ส่งมอบแล้ว ตอนเช้าเมื่อกรองสถานะเป็น "กำลังซ่อม" และ "พร้อมส่งมอบ" คุณจะเห็นว่ามีรถคันใดรออยู่ในอู่ แท็บสรุปจะคำนวณตัวเลขเหล่านี้และรายได้ของเดือนให้เอง

ในเทมเพลตนี้ ให้กรอกค่าอะไหล่และค่าแรงโดยไม่รวม VAT อัตรา VAT ที่คุณกรอกไว้ที่ยอดรวมย่อยจะถูกนำมาคิด และยอดรวมสุทธิจะแสดงรวม VAT แล้ว งานใดใช้อัตราไหน และต้องออกใบกำกับภาษีประเภทใดควบคู่กับใบสั่งงาน ขึ้นอยู่กับสถานะของธุรกิจคุณ โปรดปรึกษานักบัญชีของคุณ ใบสั่งงานไม่ใช่ใบกำกับภาษี แต่เป็นบันทึกงานที่ทำและการอนุมัติ

เมื่อต้องใช้อะไหล่หรือค่าแรงเพิ่ม ให้โทรหาลูกค้าก่อนเริ่มงาน หากลูกค้าอนุมัติ ให้จดวันที่ เวลา และหมายเหตุ "อนุมัติทางโทรศัพท์แล้ว" ไว้ในช่องงานที่ทำ หากไม่อนุมัติ ให้ทำเฉพาะงานที่ได้รับอนุมัติและจดผลการตรวจพบไว้ สำหรับงานที่มียอดสูง ควรให้ใบเสนอราคาเป็นลายลักษณ์อักษรแก่ลูกค้าก่อน หากคาดว่าจะเกิดข้อพิพาททางกฎหมายเรื่องการอนุมัติและความรับผิดชอบ ให้ปรึกษาทนายความ

เพียงพอสำหรับอู่ที่รับรถวันละไม่กี่คัน และมีคนเดียวที่ดูแลบันทึก เมื่อคุณต้องดูแลสต็อกอะไหล่ บัญชีลูกหนี้ของลูกค้า การรับชำระเงิน และเงินสดด้วย Ofisx จะช่วยได้: ขายอะไหล่ด้วยบาร์โค้ดและตัดสต็อกอัตโนมัติ เปิดบัญชีลูกหนี้ให้ลูกค้า บันทึกการรับชำระเงิน รายงานเงินสดแยกเป็นเงินสด บัตรเครดิต และโอนเงิน และคุณขอรายงานกำไร/ขาดทุนตามช่วงวันที่ที่ต้องการได้ หากเปิดการตั้งค่า "ขายโดยไม่ตัดสต็อก" และสร้างสินค้าชื่อ "ค่าแรง" คุณจะบันทึกค่าแรงในการขายเดียวกับอะไหล่ได้โดยไม่ต้องมีสต็อก อย่างไรก็ตาม Ofisx ไม่มีส่วนใบสั่งงาน การรับรถ หรือการติดตามทะเบียนรถ คุณจึงยังต้องเก็บใบสั่งงานและประวัติการซ่อมของรถไว้ในเทมเพลตนี้ต่อไป

ใช่ ฟรี ไม่ต้องใช้อีเมล สมัครสมาชิก หรือชำระเงิน และไม่มีลายน้ำหรือการล็อกเซลล์ ไฟล์เป็นรูปแบบ Excel (.xlsx) เพราะยอดต่อแถว VAT และสรุปคำนวณด้วยสูตร คุณเปิดด้วย Excel, Google Sheets หรือ LibreOffice แล้วพิมพ์ใบสั่งงานได้ทันที หรือบันทึกเป็น PDF แล้วส่งให้ลูกค้าทาง WhatsApp ก็ได้ หากต้องการแบบฟอร์มเปล่า ให้ลบเซลล์สีฟ้าอ่อนและแถวข้อมูลออกก่อนพิมพ์ แล้วกรอกด้วยมือ