Werkstattauftrag für Kfz-Werkstätten (Excel) – kostenlose Vorlage für Fahrzeugannahme und Reparaturverfolgung

Ein Dokument, das für jedes in die Werkstatt kommende Fahrzeug angelegt wird und die Daten von Fahrzeug und Kunde, die Beanstandung, die auszuführenden und ausgeführten Arbeiten, die verwendeten Teile und die Arbeitskosten enthält. Der Kunde unterschreibt es bei der Annahme und noch einmal bei der Übergabe. Für die Werkstatt ist es der Nachweis „welches Fahrzeug ich von wem, in welchem Zustand und mit welcher Beanstandung angenommen habe“; für den Kunden ist es der Beleg „ich habe mein Fahrzeug in diesem Zustand abgegeben und diesem Auftrag zugestimmt“.

Mindestens: Arbeitsauftragsnummer, Annahmedatum und -uhrzeit, Name und Telefonnummer des Kunden, Kennzeichen, Marke/Modell, Fahrgestellnummer, Kilometerstand, Tankfüllstand, am Fahrzeug sichtbare Schäden und zurückgelassene Gegenstände, die Beanstandung des Kunden und seine Unterschrift. Am häufigsten vergessen werden km-Stand und Vorschäden; beides verhindert Diskussionen bei der Übergabe. Das erste Blatt dieser Vorlage vereint Fahrzeugannahme- und Arbeitsauftragsformular auf einer Seite.

Weil das Gedächtnis der Werkstatt das Kennzeichen ist. Kommt dasselbe Fahrzeug zwei Wochen später mit derselben Beanstandung zurück, finden Sie über einen Filter auf das Kennzeichen in Sekunden heraus, welches Teil beim letzten Auftrag eingebaut wurde, bei welchem km-Stand gewartet wurde und welcher Mechaniker gearbeitet hat. Die Spalte „Besuch“ im Blatt „Serviceprotokoll“ dieser Vorlage zählt, der wievielte Besuch desselben Kennzeichens es ist, und färbt sich ein, wenn der Wert größer als 1 ist; so entgeht Ihnen ein wiederkehrendes Fahrzeug nicht. Wichtig ist, das Kennzeichen in jeder Zeile gleich zu schreiben: „34ABC123“ und „34 ABC 123“ gelten als zwei verschiedene Fahrzeuge.

Aus drei Gründen. Erstens der Kunde: Er sieht, wofür er was bezahlt, und der Einwand „so viel kann das nicht kosten“ wird seltener. Zweitens die Rentabilität: Bei Teilen verdienen Sie die Differenz zwischen Einkaufs- und Verkaufspreis, bei der Arbeitsleistung ist es fast ausschließlich Ihre Arbeit; ohne getrennte Summen sehen Sie nicht, womit Sie Geld verdienen. Drittens der Lagerbestand: Ein Teil ist Ware, die das Lager verlässt und abgebucht werden muss, Arbeitsleistung hat dagegen keinen Lagerbestand. Deshalb sind in der Vorlage Teiletabelle und Arbeitszeilen getrennt, und das Blatt „Übersicht“ zeigt die Einnahmen aus Arbeitsleistung und Teilen dieses Monats getrennt an.

Füllen Sie für jeden Auftrag einen Arbeitsauftrag aus und fügen Sie denselben Auftrag als eine Zeile im Blatt „Serviceprotokoll“ hinzu: Datum, Arbeitsauftragsnummer, Kennzeichen, Kunde, Fehler, Teilebetrag, Arbeitsbetrag, Zahlungsart und Status. Aktualisieren Sie die Statusspalte mit dem Fortschritt: Angenommen → In Reparatur → Fertig → Übergeben. Wenn Sie morgens den Status nach „In Reparatur“ und „Fertig“ filtern, sehen Sie, welche Fahrzeuge in der Werkstatt warten; das Blatt „Übersicht“ berechnet diese Zahlen und den Monatsumsatz automatisch.

In dieser Vorlage werden Teile- und Arbeitsbeträge ohne MwSt. eingegeben; auf die Zwischensumme wird der von Ihnen eingetragene MwSt.-Satz angewendet, und die Gesamtsumme wird inklusive MwSt. angezeigt. Welcher Satz auf welchen Auftrag anzuwenden ist und welche Rechnung zusätzlich zum Arbeitsauftrag ausgestellt werden muss, hängt von der Situation Ihres Betriebs ab; wenden Sie sich dafür an Ihren Steuerberater. Der Arbeitsauftrag ist keine Rechnung, sondern der Nachweis der ausgeführten Arbeit und der Zustimmung.

Wenn zusätzliche Teile oder Arbeitsleistung nötig sind, rufen Sie den Kunden vor Beginn der Arbeit an; stimmt er zu, notieren Sie Datum, Uhrzeit und den Vermerk „telefonisch Zustimmung eingeholt“ im Feld „Durchgeführte Arbeiten“; stimmt er nicht zu, führen Sie nur die genehmigte Arbeit aus und notieren Sie den Befund. Bei größeren Beträgen ist es sinnvoll, dem Kunden zuvor ein schriftliches Preisangebot zu machen. Wenn Sie einen rechtlichen Streit über Zustimmung und Haftung erwarten, wenden Sie sich an einen Rechtsanwalt.

Für eine Werkstatt, die pro Tag nur wenige Fahrzeuge annimmt und in der eine einzige Person die Aufzeichnungen führt, reicht es aus. Wenn Sie zusätzlich Teilebestand, Kundenkonten, Zahlungseingänge und Kasse führen müssen, ist Ofisx hilfreich: Es verkauft Teile per Barcode und bucht sie vom Lager ab, legt für den Kunden ein Kundenkonto an und erfasst Zahlungseingänge; der Kassenbericht wird nach Bar, Kreditkarte und Überweisung aufgeteilt, und den Gewinn-und-Verlust-Bericht erhalten Sie für einen beliebigen Zeitraum. Wenn Sie die Einstellung „Verkauf ohne Lagerbestand“ aktivieren und ein Produkt namens „Arbeitsleistung“ anlegen, können Sie die Arbeitsleistung ohne Lagerbestand im selben Verkauf wie die Teile erfassen. Einen eigenen Bereich für Arbeitsaufträge, Fahrzeugannahme oder Kennzeichenverfolgung gibt es in Ofisx jedoch nicht; Arbeitsauftrag und Servicehistorie des Fahrzeugs führen Sie weiterhin in dieser Vorlage.

Ja, sie ist kostenlos; sie verlangt keine E-Mail-Adresse, keine Registrierung und keine Zahlung und enthält weder Wasserzeichen noch Zellschutz. Die Datei liegt im Excel-Format (.xlsx) vor, weil Zeilenbeträge, MwSt. und Übersicht per Formel berechnet werden. Sie können sie in Excel, Google Sheets oder LibreOffice öffnen und den Arbeitsauftrag direkt ausdrucken oder mit „Als PDF speichern“ in ein PDF umwandeln und dem Kunden per WhatsApp senden. Wenn Sie ein leeres Formular möchten, löschen Sie die hellblauen Zellen und Zeilen, drucken Sie es aus und füllen Sie es von Hand aus.