Radni nalog autoservisa (Excel) — besplatni predložak za preuzimanje vozila i praćenje popravaka

To je dokument koji se otvara za vozilo dovedeno u servis, a sadrži podatke o vozilu i klijentu, pritužbu, radove koje treba izvršiti i koji su izvršeni, ugrađene dijelove i cijenu rada. Klijent ga potpisuje pri zaprimanju vozila i ponovno pri predaji. Za servis je to zapis „koje sam vozilo, od koga, u kakvom stanju i s kojom pritužbom primio”; za klijenta je to dokaz „vozilo sam ostavio u ovakvom stanju i odobrio sam ovaj posao”.

Barem sljedeće: broj radnog naloga, datum i vrijeme zaprimanja, ime i telefon klijenta, registarsku oznaku, marku/model, broj šasije, kilometražu, razinu goriva, oštećenja uočena na vozilu i ostavljene stvari, pritužbu klijenta i potpis klijenta. Dvije najčešće zaboravljene stavke su km i postojeća oštećenja; obje sprječavaju raspravu pri predaji vozila. Prva kartica ovog predloška objedinjuje obrazac za zaprimanje vozila i radni nalog na jednoj stranici.

Zato što je memorija servisa registarska oznaka. Kad se isto vozilo nakon dva tjedna vrati s istom pritužbom, filtriranjem po oznaci u sekundi pronalazite koji je dio ugrađen u prethodnom poslu, pri kojoj je kilometraži obavljeno održavanje i koji je majstor radio. Stupac „Dolazak” u kartici „Servisni zapisi” ovog predloška broji koji put dolazi ista registarska oznaka i oboji se ako je veći od 1; tako vam vozilo koje se vraća ne promakne. Oznaku je nužno pisati u svakom retku na isti način: „34ABC123” i „34 ABC 123” računaju se kao dva različita vozila.

Iz tri razloga. Prvi je klijent: vidi za što i koliko plaća, pa je manje prigovora „to ne može toliko koštati”. Drugi je profitabilnost: na dijelovima zarađujete razliku između nabavne i prodajne cijene, a kod rada gotovo cijeli iznos čini vaš trud; bez odvojenog zbrajanja ne možete vidjeti na čemu zarađujete. Treći je zaliha: dio je roba koja izlazi i mora se skinuti sa zalihe, dok rad ne zahtijeva zalihu. Zato su u predlošku tablica dijelova i redovi rada odvojeni, a kartica Sažetak prikazuje prihod od rada i od dijelova ovog mjeseca zasebno.

Za svaki posao ispunite radni nalog i isti posao dodajte u karticu „Servisni zapisi” kao jedan redak: datum, broj radnog naloga, registarska oznaka, klijent, kvar, iznos dijelova, iznos rada, način plaćanja i status. Stupac Status ažurirajte kako posao napreduje: Zaprimljeno → U popravku → Spremno → Predano. Kad ujutro filtrirate Status na „U popravku” i „Spremno”, vidite koja vozila čekaju u servisu; kartica Sažetak sama izračunava te brojeve i prihod mjeseca.

U ovom se predlošku iznosi dijelova i rada unose bez PDV-a; na međuzbroj se primjenjuje stopa PDV-a koju upišete, a ukupan iznos prikazuje se s PDV-om. Koja se stopa primjenjuje na koji posao i koji račun treba izdati uz radni nalog ovisi o situaciji vašeg poslovanja; o tome se posavjetujte sa svojim računovođom. Radni nalog nije račun, već zapis o izvršenom poslu i odobrenju.

Kad su potrebni dodatni dijelovi ili rad, nazovite klijenta prije početka posla; ako odobri, u polje Izvršeni radovi upišite datum, vrijeme i bilješku „odobrenje dobiveno telefonom”, a ako ne odobri, izvršite samo odobreni posao i zabilježite utvrđeno stanje. Kod poslova većeg iznosa bolje je klijentu prvo dati pisanu ponudu. Ako očekujete pravni spor oko odobrenja i odgovornosti, posavjetujte se s odvjetnikom.

Dovoljan je za servis koji dnevno prima nekoliko vozila i u kojem evidenciju vodi jedna osoba. Kad uz to morate voditi zalihu dijelova, račune kupaca, naplatu i blagajnu, koristan je Ofisx: dijelove prodajete barkodom i oni se skidaju sa zalihe, klijentu otvarate račun kupca i evidentirate naplatu; blagajnički izvještaj dijeli se na gotovinu, kreditnu karticu i bankovni prijenos, a izvještaj Dobit/Gubitak dobivate za bilo koje razdoblje. Ako uključite postavku „Prodaja bez zalihe” i definirate proizvod naziva „Rad”, rad možete upisati u istu prodaju s dijelovima bez vođenja zalihe. Ofisx nema zaseban odjeljak za radni nalog, zaprimanje vozila ni praćenje registarskih oznaka; radni nalog i servisnu povijest vozila i dalje vodite u ovom predlošku.

Da, besplatan je; ne traži e-poštu, registraciju ni plaćanje te ne sadrži vodeni žig ni zaštitu ćelija. Datoteka je u formatu Excel (.xlsx) jer se iznosi redaka, PDV i sažetak računaju formulama. Možete je otvoriti u Excelu, Google Sheetsu ili LibreOfficeu i radni nalog izravno ispisati ili ga pomoću „Spremi kao PDF” pretvoriti u PDF i poslati klijentu putem WhatsAppa. Ako želite prazan obrazac, izbrišite svijetloplave ćelije i retke, ispišite ga i ispunite rukom.