نموذج أمر عمل لورشة السيارات (Excel) — قالب مجاني لاستلام السيارة ومتابعة الإصلاح

هو مستند يُفتح لكل سيارة تدخل الورشة، ويبيّن بيانات السيارة والعميل والشكوى والأعمال المطلوبة والمنفّذة والقطع المستخدمة وأجرة العمل. يوقّع عليه العميل عند استلام السيارة ويوقّع مرة أخرى عند التسليم. وهو بالنسبة للورشة سجلٌّ يجيب عن «أي سيارة استلمتُ، ومن مَن، وبأي حالة، وبأي شكوى»؛ وبالنسبة للعميل دليل على أنه «ترك سيارته بهذه الحالة ووافق على هذا العمل».

على الأقل: رقم أمر العمل، وتاريخ الاستلام ووقته، واسم العميل وهاتفه، ورقم اللوحة، والماركة/الطراز، ورقم الشاسيه، والكيلومترات، ومستوى الوقود، والأضرار الظاهرة في السيارة والأغراض المتروكة، وشكوى العميل، وتوقيعه. وأكثر ما يُنسى هو الكيلومترات والأضرار القائمة، وكلاهما يقي من جدال يظهر عند التسليم. وأول تبويب في هذا القالب يجمع نموذج استلام السيارة وأمر العمل في صفحة واحدة.

لأن ذاكرة الورشة هي رقم اللوحة. فعندما تعود السيارة نفسها بعد أسبوعين بالشكوى نفسها، تعرفون في ثوانٍ، بتصفية القائمة حسب اللوحة، أي قطعة رُكّبت في العمل السابق، وعند كم كيلومتر أُجريت الصيانة، وأي فني تولّى العمل. وعمود «الزيارة» في تبويب «سجلات الصيانة» بهذا القالب يحسب كم مرة جاءت اللوحة نفسها، ويتلوّن إذا زاد الرقم عن 1؛ فلا تفوتكم السيارة العائدة. ويجب كتابة اللوحة بالصيغة نفسها في كل سطر، إذ يُعدّ «34ABC123» و«34 ABC 123» سيارتين مختلفتين.

لثلاثة أسباب. الأول العميل: فهو يرى ما الذي يدفع مقابله، فيقلّ اعتراضه بأن «هذا أكثر من اللازم». الثاني الربحية: ربحكم في القطع هو الفرق بين سعر الشراء والبيع، أما في أجرة العمل فمعظمها جهدكم أنتم؛ ومن دون جمع كل منهما على حدة لن تعرفوا من أيهما تكسبون. الثالث المخزون: القطعة بضاعة تخرج من المخزن ويجب خصمها منه، أما أجرة العمل فلا مخزون لها. ولذلك فُصل في القالب جدول القطع عن سطور أجرة العمل، ويعرض تبويب «الملخص» إيراد أجرة العمل وإيراد القطع لهذا الشهر منفصلين.

املؤوا أمر عمل لكل عمل، وأضيفوا العمل نفسه إلى تبويب «سجلات الصيانة» في سطر واحد: التاريخ، رقم أمر العمل، اللوحة، العميل، العطل، مبلغ القطع، مبلغ أجرة العمل، طريقة الدفع، والحالة. وحدّثوا عمود الحالة مع تقدّم العمل: تم الاستلام ← قيد الإصلاح ← جاهز ← تم التسليم. وعندما تصفّون الحالة صباحًا على «قيد الإصلاح» و«جاهز» ترون السيارات المنتظرة في الورشة؛ ويحسب تبويب «الملخص» هذه الأعداد وإيراد الشهر تلقائيًا.

في هذا القالب تُدخل مبالغ القطع وأجرة العمل دون ضريبة القيمة المضافة؛ فتُطبَّق على المجموع الفرعي النسبة التي تكتبونها، ويظهر الإجمالي شاملًا الضريبة. أما أي نسبة تنطبق على أي عمل، وأي فاتورة يجب إصدارها مع أمر العمل، فيتوقف على وضع منشأتكم؛ استشيروا في ذلك محاسبكم القانوني. أمر العمل ليس فاتورة، بل سجل للعمل المنفّذ وللموافقة عليه.

عندما يلزم قطع أو أجرة عمل إضافية، اتصلوا بالعميل قبل البدء؛ فإن وافق فاكتبوا التاريخ والوقت وملاحظة «تمت الموافقة هاتفيًا» في خانة الأعمال المنفّذة، وإن لم يوافق فنفّذوا العمل المعتمد فقط ودوّنوا ما تبيّن لكم. وفي الأعمال ذات المبالغ الكبيرة يُفضَّل أن تقدّموا للعميل أولًا عرض سعر مكتوبًا. وإن توقعتم خلافًا قانونيًا حول الموافقة والمسؤولية فاستشيروا محاميًا.

يكفي لورشة تستقبل بضع سيارات يوميًا ويتولى شخص واحد تدوين السجلات. أما إذا احتجتم إلى متابعة مخزون القطع وحسابات العملاء والتحصيل والصندوق، فإن Ofisx يفيدكم: تبيعون القطع بالباركود فتُخصم من المخزون، وتفتحون للعميل حسابًا وتسجّلون التحصيل؛ ويُقسَّم تقرير الصندوق إلى نقدًا وبطاقة ائتمان وحوالة، وتحصلون على تقرير الأرباح والخسائر لأي فترة تريدونها. وإذا فعّلتم خيار «البيع بدون مخزون» وعرّفتم منتجًا باسم «أجرة العمل»، يمكنكم تسجيل أجرة العمل في عملية البيع نفسها مع القطع دون تتبّع مخزون. ولا يوجد في Ofisx قسم مخصص لأمر العمل أو استلام السيارة أو تتبّع اللوحات؛ لذا تواصلون حفظ أمر العمل وسجل صيانة السيارة في هذا القالب.

نعم، إنه مجاني؛ لا يطلب بريدًا إلكترونيًا ولا عضوية ولا دفعًا، ولا يتضمن علامة مائية ولا حماية للخلايا. الملف بصيغة Excel (.xlsx) لأن مبالغ السطور وضريبة القيمة المضافة والملخص تُحسب بالصيغ. يمكنكم فتحه بـ Excel أو Google Sheets أو LibreOffice وطباعة أمر العمل مباشرة، أو تحويله إلى PDF بخيار «حفظ بصيغة PDF» وإرساله إلى العميل عبر WhatsApp. وإذا أردتم نموذجًا فارغًا فاحذفوا الخلايا والسطور ذات اللون الأزرق الفاتح واطبعوه واملؤوه يدويًا.