মূল্য কোটেশন ফর্মের নমুনা (Excel টেমপ্লেট)

মূল্য কোটেশন ফর্ম হলো এমন একটি দলিল, যেখানে বিক্রেতা একজন নির্দিষ্ট গ্রাহককে নির্দিষ্ট পণ্য বা সেবার দাম, পরিমাণ, শর্ত এবং কোটেশনের বৈধতার মেয়াদ লিখিতভাবে জানায়। গ্রাহক কোটেশন অনুমোদন করলে অর্ডার এবং তারপর ইনভয়েস পর্যায়ে যাওয়া হয়।

অন্তত এগুলো: কোটেশন প্রদানকারী ব্যবসার তথ্য, গ্রাহকের তথ্য, কোটেশন নম্বর, কোটেশনের তারিখ, বৈধতার তারিখ, আইটেম ধরে পণ্য বা সেবা এবং পরিমাণ ও একক মূল্য, ছাড় থাকলে তা, VAT অন্তর্ভুক্ত কি না, সর্বমোট, ডেলিভারির সময় ও পরিশোধের শর্ত, প্রস্তুতকারীর স্বাক্ষর। বৈধতার তারিখ এবং VAT-এর তথ্য সবচেয়ে বেশি ভুলে যাওয়া দুটি ঘর।

মূল্য তালিকা হলো সব গ্রাহককে একসঙ্গে দেখানো আপনার সাধারণ দাম এবং আপনি না বদলানো পর্যন্ত তা বহাল থাকে। মূল্য কোটেশন দেওয়া হয় একজন গ্রাহককে, নির্দিষ্ট একটি কাজের জন্য, সেই কাজের নির্দিষ্ট পরিমাণ ও ছাড়সহ এবং নির্দিষ্ট মেয়াদের জন্য। একক মূল্যগুলো আপনার তালিকা থেকে নিয়ে কোটেশন ফর্মে তোলাই সবচেয়ে সুবিধাজনক।

এর কোনো একটি সঠিক উত্তর নেই; এটি ব্যবসার নিজস্ব সিদ্ধান্ত। কাঁচামাল বা বিনিময় হারের সঙ্গে দাম ঘন ঘন বদলায় এমন কাজে মেয়াদ ছোট রাখা হয়, দাম স্থিতিশীল কাজে আরও লম্বা মেয়াদ দেওয়া যায়। গুরুত্বপূর্ণ হলো মেয়াদ কোটেশনের উপরে স্পষ্ট লেখা থাকা; এই টেমপ্লেটে দিনের সংখ্যা লিখলে শেষ বৈধতার তারিখ নিজে থেকেই হিসাব হয়।

এটি একটি আইনি প্রশ্ন, যার উত্তর কোটেশনের বিষয়বস্তু, শর্ত এবং উভয় পক্ষের মধ্যকার যোগাযোগের উপর নির্ভর করে বদলাতে পারে; তাই সাধারণ কোনো উত্তর দেওয়া ঠিক হবে না। বাস্তবে ব্যবসাগুলো বৈধতার মেয়াদ, দামে কী কী অন্তর্ভুক্ত এবং কোটেশন কখন চূড়ান্ত হবে তা স্পষ্ট লিখে অস্পষ্টতা কমায়। বড় অঙ্কের বা দীর্ঘমেয়াদি কাজে কোটেশনের পাশাপাশি লিখিত চুক্তি করা এবং আইনি প্রশ্নে একজন আইনজীবীর পরামর্শ নেওয়া উচিত।

দুটোই ব্যবহার হয়; গুরুত্বপূর্ণ হলো কোনটি তা স্পষ্ট বোঝা যাওয়া। এই টেমপ্লেটে একক মূল্য VAT ছাড়া লেখা হয়, VAT প্রতিটি সারির নিজস্ব হারে আলাদাভাবে হিসাব হয় এবং সর্বমোট VAT সহ দেখানো হয়। কোন পণ্য বা সেবায় কোন হার প্রযোজ্য, তা আপনার অ্যাকাউন্ট্যান্টের কাছ থেকে যাচাই করে নিন।

কোটেশন তালিকায় অবস্থা "গৃহীত" করুন ও সিদ্ধান্তের তারিখ লিখুন; তারপর কাজটি অর্ডার ট্র্যাকিং টেবিলে নিয়ে গিয়ে ডেলিভারির প্রক্রিয়া সেখান থেকে অনুসরণ করুন। ইস্যু করা ইনভয়েস ইনভয়েস ট্র্যাকিং টেমপ্লেটে তুলুন, আর বাকিতে বিক্রি হলে গ্রাহকের দেনা তার গ্রাহক হিসাবে (cari hesap) লিখুন। গাড়ির সার্ভিস সেন্টার ও গ্যারেজে অনুমোদিত কোটেশন গাড়ি গ্রহণের সময় গাড়ি সার্ভিসের ওয়ার্ক অর্ডার ফর্মে রূপ নেয়; কোটেশন নম্বরটি ওয়ার্ক অর্ডারে লিখলে দুটি দলিল পরস্পরের সঙ্গে যুক্ত হয়।

মাসে কয়েকটি কোটেশনের জন্য এই Excel ফাইলই যথেষ্ট। কোটেশনের সংখ্যা বাড়লে এবং যেসব পণ্যের কোটেশন দেন তার স্টক ও গ্রাহকের হিসাবও ট্র্যাক করলে Ofisx অনলাইন স্টক-এ কোটেশন বিভাগ আছে; স্টক, গ্রাহকের হিসাব ও কোটেশন একই অ্যাকাউন্টে থাকে এবং ফোন ও ওয়েব থেকে খোলা যায়।

ফাইলটি Excel (.xlsx) ফরম্যাটে, কারণ সারির অঙ্ক ও মোট সূত্র দিয়ে হিসাব হয়। Excel, Google Sheets বা LibreOffice-এ খুলে পূরণ করার পর "PDF হিসেবে সংরক্ষণ করুন" দিয়ে PDF করে গ্রাহকের কাছে ইমেইল বা WhatsApp-এ পাঠাতে পারেন।

হ্যাঁ, বিনামূল্যে। ফাইলটি ইমেইল, সদস্যপদ বা পেমেন্ট চায় না; ওয়াটারমার্ক ও সেল সুরক্ষা নেই। লোগো যোগ করতে পারেন, শর্তের লেখা, এককের তালিকা ও কলামগুলো নিজের মতো বদলাতে পারেন।