Пример за формуляр за ценова оферта (шаблон за Excel)

Формулярът за ценова оферта е документ, с който продавачът писмено съобщава на конкретен клиент цената, количеството и условията за определени продукти или услуги, както и срока на валидност на офертата. Когато клиентът одобри офертата, се преминава към етап на поръчка и след това на фактура.

Най-малко следното: данни за фирмата, която прави офертата, данни за клиента, номер на офертата, дата на офертата, дата на валидност, продукти или услуги по позиции с количество и единична цена, отстъпка, ако има, дали ДДС е включен, обща сума, срок за доставка и условия за плащане, подпис на изготвилия. Датата на валидност и информацията за ДДС са двете най-често забравяни полета.

Ценовата листа са вашите общи цени, показвани на всички клиенти едновременно, и важат, докато не ги промените. Ценовата оферта се дава на един клиент, за конкретна работа, със специфични за нея количество и отстъпка и за определен срок. Най-практично е да вземете единичните цени от листата си и да ги пренесете във формуляра за оферта.

Няма един-единствен верен отговор; това е решение на самата фирма. При работа, при която цените се променят често заради суровините или валутния курс, срокът се прави кратък, а при стабилни цени може да е по-дълъг. Важното е срокът да е ясно изписан върху офертата; в този шаблон, когато въведете броя дни, крайната дата на валидност се изчислява автоматично.

Това е правен въпрос, чийто отговор зависи от съдържанието и условията на офертата и от кореспонденцията между страните; не би било правилно да се дава общ отговор. На практика фирмите намаляват несигурността, като ясно изписват срока на валидност, какво е включено в цената и кога офертата става окончателна. При работа на голяма стойност или с дълъг срок се препоръчва освен офертата да се сключи и писмен договор, а за правни въпроси — да се консултирате с адвокат.

Използват се и двата начина; важното е да е ясно кой от тях е приложен. В този шаблон единичните цени се въвеждат без ДДС, ДДС се изчислява отделно по ставката на всеки ред, а общата сума се показва с ДДС. Потвърдете със счетоводителя си коя ставка се прилага към кой продукт или услуга.

В списъка с оферти променете статуса на „Приета“ и запишете датата на решението; след това прехвърлете работата в таблицата за проследяване на поръчки и оттам следете процеса на доставка. Издадената фактура отразете в шаблона за проследяване на фактури, а при продажба с отложено плащане — вписвайте задължението на клиента в сметката му. В автосервизите и ремонтните работилници одобрената оферта при приемането на автомобила се превръща в формуляр за работна поръчка на автосервиз; записването на номера на офертата в работната поръчка свързва двата документа.

За няколко оферти на месец този Excel файл е достатъчен. Когато офертите зачестят и следите също наличностите на продуктите, за които давате оферта, и сметката на клиента, в онлайн версията на Ofisx Инвентар и Склад има раздел за оферти; наличностите, сметките на клиентите и офертите се водят в един акаунт и се отварят от телефон и от уеб.

Файлът е във формат Excel (.xlsx), защото сумите по редовете и общите суми се изчисляват с формули. След като го отворите и попълните в Excel, Google Sheets или LibreOffice, можете да го превърнете в PDF със „Запиши като PDF“ и да го изпратите на клиента по имейл или през WhatsApp.

Да, безплатен е. Файлът не изисква имейл, регистрация или плащане; няма воден знак и защита на клетките. Можете да добавите лого и да промените текста на условията, списъка с мерни единици и колоните според себе си.