Wzór formularza oferty cenowej (szablon Excel)

Formularz oferty cenowej to dokument, w którym sprzedawca pisemnie przekazuje konkretnemu klientowi cenę, ilość i warunki dla określonych produktów lub usług oraz okres ważności oferty. Gdy klient zaakceptuje ofertę, następuje etap zamówienia, a potem faktury.

Co najmniej: dane firmy składającej ofertę, dane klienta, numer oferty, data oferty, data ważności, pozycje produktów lub usług z ilością i ceną jednostkową, ewentualny rabat, informację, czy VAT jest wliczony, sumę brutto, termin dostawy i warunki płatności oraz podpis osoby przygotowującej. Data ważności i informacja o VAT to dwa najczęściej pomijane pola.

Cennik to wasze ceny ogólne, pokazywane jednocześnie wszystkim klientom i obowiązujące, dopóki ich nie zmienicie. Oferta cenowa jest natomiast przygotowywana dla jednego klienta, na konkretne zlecenie, z ilością i rabatem dopasowanymi do tego zlecenia oraz na określony czas. Najpraktyczniej jest przenosić ceny jednostkowe z cennika do formularza oferty.

Nie ma jednej właściwej odpowiedzi; to decyzja firmy. Gdy ceny często zmieniają się wraz z surowcami lub kursem walut, okres ważności ustala się krótki, a przy stabilnych cenach może być dłuższy. Ważne, by okres był wyraźnie wpisany na ofercie; w tym szablonie po wpisaniu liczby dni ostateczna data ważności wylicza się automatycznie.

To pytanie prawne, na które odpowiedź zależy od treści oferty, jej warunków i korespondencji między stronami; udzielanie ogólnej odpowiedzi nie byłoby właściwe. W praktyce firmy zmniejszają niepewność, wyraźnie wpisując okres ważności, zakres ceny i moment, w którym oferta staje się ostateczna. Przy zleceniach o dużej wartości lub długim czasie trwania zaleca się zawarcie pisemnej umowy obok oferty, a w kwestiach prawnych skonsultowanie się z prawnikiem.

Stosuje się oba sposoby; ważne, aby było jasne, który z nich obowiązuje. W tym szablonie ceny jednostkowe wpisuje się bez VAT, VAT jest liczony osobno według stawki każdego wiersza, a suma brutto jest pokazana z VAT. Jaka stawka dotyczy danego produktu lub usługi, potwierdźcie u księgowego.

Na liście ofert zmieńcie status na „Przyjęta” i wpiszcie datę decyzji; następnie przenieście zlecenie do tabeli śledzenia zamówień i tam monitorujcie dostawę. Wystawioną fakturę zaksięgujcie w szablonie ewidencji faktur, a przy sprzedaży z odroczonym terminem płatności — w rozrachunkach z klientem (cari hesap, konto rozrachunkowe kontrahenta). W warsztatach samochodowych i serwisach zaakceptowana oferta przy przyjęciu pojazdu zamienia się w zlecenie serwisowe; wpisanie numeru oferty na zleceniu łączy oba dokumenty.

Przy kilku ofertach miesięcznie ten plik Excel wystarczy. Gdy ofert przybywa i śledzicie także stany produktów, które oferujecie, oraz rozrachunki klienta, w Ofisx Magazyn i Sprzedaż jest moduł ofert; stany, rozrachunki i oferty są prowadzone na jednym koncie, a dostęp masz z telefonu i z przeglądarki.

Plik jest w formacie Excel (.xlsx), ponieważ wartości wierszy i sumy są liczone formułami. Po otwarciu w Excelu, Arkuszach Google lub LibreOffice i wypełnieniu możecie zapisać go jako PDF i wysłać klientowi e-mailem lub przez WhatsApp.

Tak, jest bezpłatny. Plik nie wymaga e-maila, rejestracji ani płatności; nie zawiera znaku wodnego ani ochrony komórek. Możecie dodać logo oraz zmienić treść warunków, listę jednostek i kolumny według własnych potrzeb.