Voorbeeld van een prijsofferteformulier (Excel-sjabloon)

Een prijsofferteformulier is het document waarmee de verkoper een bepaalde klant schriftelijk zijn prijs, hoeveelheid, voorwaarden en de geldigheidsduur van de offerte voor bepaalde producten of diensten meedeelt. Wanneer de klant de offerte goedkeurt, gaat het proces over naar bestelling en vervolgens factuur.

Minimaal het volgende: de gegevens van het bedrijf dat de offerte uitbrengt, klantgegevens, offertenummer, offertedatum, geldigheidsdatum, product of dienst per post met hoeveelheid en prijs per eenheid, eventuele korting, of btw is inbegrepen of niet, het totaalbedrag, levertijd en betalingsvoorwaarden, en de handtekening van de opsteller. De geldigheidsdatum en de btw-informatie zijn de twee velden die het vaakst worden vergeten.

Een prijslijst bevat uw algemene prijzen die aan alle klanten tegelijk worden getoond en geldt totdat u ze wijzigt. Een prijsofferte wordt daarentegen aan één klant uitgebracht, voor een bepaalde opdracht, met hoeveelheid en korting die specifiek voor die opdracht gelden en voor een bepaalde periode. De prijzen per eenheid uit uw lijst overnemen in het offerteformulier is de meest praktische werkwijze.

Daar is geen enkel juist antwoord op; het is de eigen beslissing van het bedrijf. Bij werk waarvan de prijzen vaak veranderen met grondstoffen of wisselkoersen houdt u de termijn kort, bij werk met stabiele prijzen kunt u een langere termijn geven. Wat telt is dat de termijn duidelijk op de offerte staat; in dit sjabloon wordt de uiterste geldigheidsdatum automatisch berekend zodra u het aantal dagen invult.

Dat is een juridische vraag waarvan het antwoord kan afhangen van de inhoud en voorwaarden van de offerte en de correspondentie tussen de partijen; een algemeen antwoord geven zou niet juist zijn. In de praktijk verminderen bedrijven de onduidelijkheid door de geldigheidsduur, wat in de prijs is inbegrepen en wanneer de offerte definitief wordt duidelijk op te schrijven. Bij grote bedragen of langdurige opdrachten wordt aangeraden naast de offerte een schriftelijke overeenkomst te sluiten en voor juridische vragen een advocaat te raadplegen.

Beide komen voor; wat telt is dat duidelijk is welke van de twee het is. In dit sjabloon worden prijzen per eenheid exclusief btw ingevoerd, wordt de btw apart berekend tegen het eigen percentage van elke regel en wordt het totaalbedrag inclusief btw getoond. Laat uw accountant bevestigen welk percentage op welk product of welke dienst van toepassing is.

Zet in de offertelijst de status op "Geaccepteerd" en noteer de beslissingsdatum; verplaats de opdracht daarna naar de bestelbewakingstabel en volg het leveringsproces vanaf daar. Verwerk de uitgegeven factuur in het sjabloon voor factuurbewaking en, bij verkoop op rekening, de schuld van de klant op zijn relatierekening. In autogarages en werkplaatsen wordt de goedgekeurde offerte bij de aanname van het voertuig omgezet in een werkorderformulier voor autoservice; door het offertenummer op het werkorder te zetten, koppelt u de twee documenten aan elkaar.

Voor een paar offertes per maand volstaat dit Excel-bestand. Als het aantal offertes toeneemt en u ook de voorraad van de offreerde producten en de relatierekening van de klant bijhoudt, heeft Ofisx Voorraadbeheer Online een offertemodule; voorraad, relatierekeningen en offertes worden in hetzelfde account bijgehouden en zijn te openen via telefoon en web.

Het bestand heeft het Excel-formaat (.xlsx), omdat regelbedragen en totalen met formules worden berekend. Nadat u het in Excel, Google Sheets of LibreOffice hebt geopend en ingevuld, kunt u het met "Opslaan als PDF" naar PDF converteren en per e-mail of WhatsApp naar de klant sturen.

Ja, het is gratis. Het bestand vraagt geen e-mailadres, lidmaatschap of betaling; het bevat geen watermerk of celbeveiliging. U kunt een logo toevoegen en de voorwaardentekst, de eenhedenlijst en de kolommen naar eigen wens aanpassen.