Ejemplo de formulario de presupuesto (plantilla de Excel)

El formulario de presupuesto es el documento con el que el vendedor comunica por escrito a un cliente concreto su precio, la cantidad, las condiciones y el plazo de validez de la oferta para determinados productos o servicios. Cuando el cliente aprueba el presupuesto, se pasa a la fase de pedido y después a la de factura.

Como mínimo: los datos de la empresa que presenta el presupuesto, los datos del cliente, el número de presupuesto, la fecha, la fecha de validez, los productos o servicios partida por partida con su cantidad y precio unitario, el descuento si lo hay, si el IVA está incluido o no, el total general, el plazo de entrega y las condiciones de pago, y la firma de quien lo prepara. La fecha de validez y el dato del IVA son los dos campos que más se olvidan.

La lista de precios son sus precios generales, que se muestran a todos los clientes por igual y valen hasta que usted los cambie. El presupuesto, en cambio, se da a un solo cliente, para un trabajo concreto, con la cantidad y el descuento propios de ese trabajo y por un tiempo determinado. Lo más práctico es tomar los precios unitarios de su lista y pasarlos al formulario de presupuesto.

No hay una única respuesta correcta; es una decisión de cada negocio. En trabajos cuyos precios cambian con frecuencia según las materias primas o el tipo de cambio, el plazo se mantiene corto; en los de precio estable puede ser más largo. Lo importante es que el plazo figure con claridad en el presupuesto; en esta plantilla, al escribir el número de días, la fecha límite de validez se calcula sola.

Es una cuestión jurídica que puede variar según el contenido del presupuesto, sus condiciones y la correspondencia entre las partes; no sería correcto dar una respuesta general. En la práctica, las empresas reducen la incertidumbre indicando con claridad el plazo de validez, lo que incluye el precio y cuándo se vuelve definitivo el presupuesto. En trabajos de gran importe o de larga duración se recomienda firmar un contrato por escrito además del presupuesto y consultar a un abogado para las dudas jurídicas.

Se usan ambas formas; lo importante es que quede claro cuál es. En esta plantilla los precios unitarios se introducen sin IVA, el IVA se calcula aparte con el tipo propio de cada línea y el total general se muestra con el IVA incluido. Confirme con su contador qué tipo se aplica a cada producto o servicio.

En la lista de presupuestos, ponga el estado en «Aceptado» y anote la fecha de la decisión; después pase el trabajo a la tabla de control de pedidos y siga desde allí el proceso de entrega. Registre la factura emitida en la plantilla de control de facturas y, si la venta es a crédito, la deuda del cliente en su cuenta corriente. En los talleres mecánicos, el presupuesto aprobado se convierte en la orden de trabajo del taller al recibir el vehículo; escribir el número del presupuesto en la orden de trabajo vincula los dos documentos.

Para unos pocos presupuestos al mes, este archivo de Excel es suficiente. Cuando aumenta el número de presupuestos y además lleva el control del inventario de los productos que presupuesta y de la cuenta corriente del cliente, Ofisx Online Stok tiene una sección de presupuestos; el inventario, las cuentas de clientes y los presupuestos se llevan en la misma cuenta y se abren desde el teléfono y desde la web.

El archivo está en formato Excel (.xlsx) porque los importes de las líneas y los totales se calculan con fórmulas. Después de abrirlo y rellenarlo con Excel, Google Sheets o LibreOffice, puede convertirlo a PDF con «Guardar como PDF» y enviarlo al cliente por correo electrónico o WhatsApp.

Sí, es gratis. El archivo no pide correo electrónico, registro ni pago; no incluye marca de agua ni protección de celdas. Puede añadir su logotipo y cambiar a su gusto el texto de las condiciones, la lista de unidades y las columnas.