मूल्य कोटेशन फ़ॉर्म उदाहरण (Excel टेम्पलेट)

मूल्य कोटेशन फ़ॉर्म वह दस्तावेज़ है जिसमें विक्रेता किसी विशेष ग्राहक को विशेष उत्पादों या सेवाओं के लिए अपनी कीमत, मात्रा, शर्तें और कोटेशन की वैधता अवधि लिखित रूप में बताता है। ग्राहक के कोटेशन को मंज़ूर करते ही ऑर्डर और फिर इनवॉइस का चरण शुरू होता है।

कम से कम ये: कोटेशन देने वाले व्यवसाय की जानकारी, ग्राहक की जानकारी, कोटेशन नंबर, कोटेशन की तारीख़, वैधता तिथि, मद-दर-मद उत्पाद या सेवा के साथ मात्रा और इकाई मूल्य, यदि हो तो छूट, VAT शामिल है या नहीं, कुल योग, डिलीवरी की अवधि और भुगतान की शर्तें, तैयार करने वाले के हस्ताक्षर। वैधता तिथि और VAT की जानकारी सबसे ज़्यादा भुलाए जाने वाले दो क्षेत्र हैं।

मूल्य सूची आपकी वे सामान्य कीमतें हैं जो सभी ग्राहकों को एक साथ दिखाई जाती हैं और आपके बदलने तक मान्य रहती हैं। मूल्य कोटेशन किसी एक ग्राहक को, किसी विशेष काम के लिए, उस काम की अपनी मात्रा और छूट के साथ और एक निश्चित अवधि के लिए दिया जाता है। इकाई मूल्य अपनी सूची से लेकर कोटेशन फ़ॉर्म में ले जाना सबसे व्यावहारिक तरीका है।

इसका कोई एक सही जवाब नहीं है; यह व्यवसाय का अपना निर्णय है। जिन कामों में कीमतें कच्चे माल या विदेशी मुद्रा विनिमय दर के साथ बार-बार बदलती हैं, वहाँ अवधि छोटी रखी जाती है; स्थिर कीमत वाले कामों में लंबी दी जा सकती है। महत्वपूर्ण यह है कि अवधि कोटेशन पर साफ़ लिखी हो; इस टेम्पलेट में दिनों की संख्या लिखते ही अंतिम वैधता तिथि अपने-आप निकल आती है।

यह एक कानूनी सवाल है, जो कोटेशन की सामग्री, शर्तों और पक्षों के बीच हुए पत्राचार के अनुसार बदल सकता है; सामान्य जवाब देना ठीक नहीं होगा। व्यवहार में व्यवसाय वैधता अवधि, कीमत में क्या शामिल है और कोटेशन कब अंतिम होगा, यह साफ़ लिखकर अस्पष्टता घटाते हैं। बड़ी राशि या लंबी अवधि के कामों में कोटेशन के साथ लिखित अनुबंध करने और कानूनी सवालों के लिए किसी वकील से सलाह लेने की सलाह है।

दोनों तरीके चलते हैं; महत्वपूर्ण यह है कि कौन-सा है, यह साफ़ पता हो। इस टेम्पलेट में इकाई मूल्य VAT-रहित दर्ज होते हैं, VAT हर पंक्ति की अपनी दर से अलग निकलता है और कुल योग VAT सहित दिखता है। किस उत्पाद या सेवा पर कौन-सी दर लगेगी, इसकी पुष्टि अपने अकाउंटेंट से करवाएँ।

कोटेशन सूची में स्थिति को “स्वीकृत” करें और निर्णय की तारीख़ लिखें; फिर काम को ऑर्डर ट्रैकिंग तालिका में ले जाकर डिलीवरी की प्रक्रिया वहीं से देखें। जारी इनवॉइस को इनवॉइस ट्रैकिंग टेम्पलेट में दर्ज करें, उधार की बिक्री हो तो ग्राहक का बकाया उसके ग्राहक खाते में चढ़ाएँ। कार सर्विस और गैराज में मंज़ूर हुआ कोटेशन, गाड़ी लेते समय कार सर्विस जॉब ऑर्डर फ़ॉर्म में बदल जाता है; कोटेशन नंबर को जॉब ऑर्डर पर लिखना दोनों दस्तावेज़ों को आपस में जोड़ देता है।

महीने में कुछ कोटेशन के लिए यह Excel फ़ाइल काफ़ी है। कोटेशन की संख्या बढ़ने पर और जिन उत्पादों का कोटेशन दे रहे हैं उनका स्टॉक तथा ग्राहक का खाता भी ट्रैक कर रहे हों, तो Ofisx स्टॉक मैनेजमेंट में कोटेशन अनुभाग है; स्टॉक, ग्राहक खाता और कोटेशन एक ही खाते में रखे जाते हैं, फ़ोन और वेब दोनों से खुलते हैं।

फ़ाइल Excel (.xlsx) फ़ॉर्मेट में है, क्योंकि पंक्ति राशियाँ और योग फ़ॉर्मूले से निकलते हैं। Excel, Google Sheets या LibreOffice में खोलकर भरने के बाद “PDF के रूप में सहेजें” से PDF बनाकर ग्राहक को ईमेल या WhatsApp से भेज सकते हैं।

हाँ, मुफ़्त है। फ़ाइल ईमेल, सदस्यता या भुगतान नहीं माँगती; उसमें वॉटरमार्क और सेल सुरक्षा नहीं है। लोगो जोड़ सकते हैं, शर्तों का पाठ, इकाई सूची और कॉलम अपने अनुसार बदल सकते हैं।