Exemple de formulaire de devis (modèle Excel)

Un formulaire de devis est le document par lequel le vendeur communique par écrit à un client précis son prix, les quantités, les conditions et la durée de validité de l'offre pour des produits ou services déterminés. Lorsque le client approuve le devis, on passe à la commande puis à la facture.

Au minimum : les informations de l'entreprise émettrice, celles du client, le numéro du devis, la date du devis, la date de validité, les produits ou services ligne par ligne avec quantité et prix unitaire, l'éventuelle remise, la mention TVA incluse ou non, le total général, le délai de livraison et les conditions de paiement, ainsi que la signature de la personne qui l'a préparé. La date de validité et la mention de la TVA sont les deux champs les plus souvent oubliés.

La liste de prix regroupe vos prix généraux, affichés en même temps à tous les clients et valables jusqu'à ce que vous les changiez. Le devis, lui, est remis à un seul client, pour une affaire précise, avec une quantité et une remise propres à cette affaire et pour une durée déterminée. Le plus pratique est de reprendre les prix unitaires de votre liste et de les reporter dans le formulaire de devis.

Il n'y a pas de bonne réponse unique ; c'est la décision de l'entreprise. Pour les activités dont les prix varient souvent avec les matières premières ou les taux de change, on garde une durée courte ; pour celles dont le prix est stable, on peut en donner une plus longue. L'essentiel est que la durée soit clairement écrite sur le devis ; dans ce modèle, quand vous saisissez le nombre de jours, la date limite de validité est calculée automatiquement.

C'est une question juridique dont la réponse peut varier selon le contenu du devis, ses conditions et les échanges entre les parties ; il ne serait pas juste de donner une réponse générale. En pratique, les entreprises réduisent l'incertitude en indiquant clairement la durée de validité, ce que le prix comprend et le moment où le devis devient ferme. Pour les montants importants ou les travaux de longue durée, il est recommandé de conclure un contrat écrit en plus du devis et de consulter un avocat pour les questions juridiques.

Les deux se pratiquent ; l'important est que l'on voie clairement lequel est utilisé. Dans ce modèle, les prix unitaires sont saisis hors TVA, la TVA est calculée à part au taux propre à chaque ligne et le total général est affiché TVA comprise. Faites confirmer par votre expert-comptable le taux applicable à chaque produit ou service.

Dans la liste des devis, passez le statut à « Accepté » et inscrivez la date de la décision ; transférez ensuite l'affaire dans le tableau de suivi des commandes et suivez-y le processus de livraison. Reportez la facture émise dans le modèle de suivi des factures et, pour une vente à crédit, la dette du client dans son compte client. Dans les garages et ateliers de réparation, le devis accepté devient, à la prise en charge du véhicule, un ordre de réparation de garage ; inscrire le numéro du devis sur l'ordre de réparation relie les deux documents.

Pour quelques devis par mois, ce fichier Excel suffit. Quand le nombre de devis augmente et que vous suivez aussi le stock des produits proposés et le compte client, Ofisx Online Stok dispose d'un module de devis ; le stock, les comptes clients et les devis sont tenus dans le même compte, accessibles depuis le téléphone et le web.

Le fichier est au format Excel (.xlsx), car les montants des lignes et les totaux sont calculés par formule. Après l'avoir ouvert et rempli dans Excel, Google Sheets ou LibreOffice, vous pouvez le convertir en PDF avec « Enregistrer au format PDF » et l'envoyer au client par e-mail ou sur WhatsApp.

Oui, il est gratuit. Le fichier ne demande ni e-mail, ni inscription, ni paiement ; il ne comporte ni filigrane ni protection de cellules. Vous pouvez ajouter un logo, et modifier à votre guise le texte des conditions, la liste des unités et les colonnes.