Contoh Formulir Penawaran Harga (Template Excel)

Formulir penawaran harga adalah dokumen tempat penjual memberi tahu pelanggan tertentu, secara tertulis, harga, jumlah, syarat, dan masa berlaku penawaran untuk produk atau jasa tertentu. Ketika pelanggan menyetujui penawaran, prosesnya berlanjut ke tahap pesanan lalu faktur.

Minimal ini: informasi bisnis yang memberi penawaran, informasi pelanggan, nomor penawaran, tanggal penawaran, tanggal berlaku, produk atau jasa per item beserta jumlah dan harga satuan, diskon jika ada, apakah PPN sudah termasuk atau belum, total keseluruhan, waktu pengiriman dan syarat pembayaran, serta tanda tangan penyusun. Tanggal berlaku dan informasi PPN adalah dua kolom yang paling sering terlupa.

Daftar harga adalah harga umum Anda yang ditampilkan kepada semua pelanggan sekaligus dan berlaku sampai Anda mengubahnya. Penawaran harga, sebaliknya, diberikan kepada satu pelanggan, untuk pekerjaan tertentu, dengan jumlah dan diskon khusus untuk pekerjaan itu, dan untuk jangka waktu tertentu. Cara paling praktis adalah mengambil harga satuan dari daftar Anda dan memindahkannya ke formulir penawaran.

Tidak ada satu jawaban yang benar; itu keputusan bisnis Anda sendiri. Pada pekerjaan yang harganya sering berubah mengikuti bahan baku atau kurs mata uang asing, masa berlakunya dibuat pendek; pada pekerjaan dengan harga stabil, bisa diberikan lebih lama. Yang penting masa berlaku tertulis jelas di penawaran; di template ini, ketika Anda menulis jumlah hari, tanggal berlaku terakhir dihitung otomatis.

Ini pertanyaan hukum yang jawabannya bisa berbeda menurut isi penawaran, syaratnya, dan korespondensi antara para pihak; memberikan jawaban umum tidaklah tepat. Dalam praktiknya, bisnis mengurangi ketidakjelasan dengan menuliskan secara jelas masa berlaku, apa saja yang termasuk dalam harga, dan kapan penawaran menjadi final. Untuk pekerjaan bernilai besar atau berjangka panjang, disarankan membuat kontrak tertulis di samping penawaran dan berkonsultasi dengan pengacara untuk pertanyaan hukum.

Keduanya digunakan; yang penting jelas mana yang dipakai. Di template ini, harga satuan dimasukkan tanpa PPN, PPN dihitung terpisah dengan tarif masing-masing baris, dan total keseluruhan ditampilkan termasuk PPN. Mintalah konfirmasi akuntan Anda tentang tarif yang berlaku untuk produk atau jasa tertentu.

Ubah status di daftar penawaran menjadi "Diterima" dan tulis tanggal keputusannya; lalu pindahkan pekerjaan ke tabel pelacakan pesanan dan pantau proses pengirimannya dari sana. Catat faktur yang diterbitkan di template pelacakan faktur, dan jika penjualannya kredit, catat utang pelanggan di akun pelanggannya. Di bengkel dan layanan servis kendaraan, penawaran yang disetujui berubah menjadi formulir perintah kerja servis kendaraan saat kendaraan diterima; menulis nomor penawaran pada perintah kerja menghubungkan kedua dokumen itu.

Untuk beberapa penawaran per bulan, file Excel ini sudah cukup. Saat jumlah penawaran bertambah dan Anda juga melacak stok produk yang Anda tawarkan serta akun pelanggan, Ofisx Online Stok memiliki bagian penawaran; stok, akun pelanggan, dan penawaran disimpan dalam satu akun, dan dapat dibuka dari ponsel maupun web.

File ini berformat Excel (.xlsx), karena jumlah per baris dan total dihitung dengan rumus. Setelah dibuka dan diisi di Excel, Google Sheets, atau LibreOffice, Anda dapat mengubahnya menjadi PDF dengan "Simpan sebagai PDF" lalu mengirimkannya ke pelanggan lewat email atau WhatsApp.

Ya, gratis. File ini tidak meminta email, keanggotaan, atau pembayaran; tidak ada watermark dan perlindungan sel. Anda dapat menambahkan logo, serta mengubah teks syarat, daftar satuan, dan kolom sesuai kebutuhan.