Exemplu de formular de ofertă de preț (șablon Excel)

Formularul de ofertă de preț este documentul prin care vânzătorul comunică în scris unui anumit client prețul, cantitatea, condițiile pentru anumite produse sau servicii și perioada de valabilitate a ofertei. Când clientul aprobă oferta, se trece la etapa comenzii și apoi a facturii.

Cel puțin acestea: datele firmei care face oferta, datele clientului, numărul ofertei, data ofertei, data de valabilitate, produsele sau serviciile pe articole cu cantitatea și prețul unitar, discountul dacă există, precizarea dacă TVA este inclus sau nu, totalul general, termenul de livrare și condițiile de plată, semnătura celui care a pregătit-o. Data de valabilitate și informația despre TVA sunt cele mai des uitate două câmpuri.

Lista de prețuri cuprinde prețurile dumneavoastră generale, afișate tuturor clienților în același timp și valabile până le modificați. Oferta de preț, în schimb, se dă unui singur client, pentru o anumită lucrare, cu cantitatea și discountul specifice lucrării respective și pentru o perioadă determinată. Cel mai practic este să luați prețurile unitare din lista dumneavoastră și să le mutați în formularul de ofertă.

Nu există un singur răspuns corect; este decizia firmei. La lucrările în care prețurile se schimbă des odată cu materia primă sau cursul valutar, perioada se ține scurtă, iar la cele cu prețuri stabile se poate da una mai lungă. Important este ca perioada să fie scrisă clar pe ofertă; în acest șablon, când scrieți numărul de zile, data finală de valabilitate se calculează automat.

Este o întrebare juridică la care răspunsul poate varia în funcție de conținutul ofertei, de condiții și de corespondența dintre părți; nu ar fi corect să dăm un răspuns general. În practică, firmele reduc incertitudinea scriind clar perioada de valabilitate, ce este inclus în preț și când devine oferta definitivă. Pentru lucrări de valoare mare sau de lungă durată se recomandă încheierea unui contract scris pe lângă ofertă și consultarea unui avocat pentru întrebările juridice.

Se folosesc ambele variante; important este să fie clar care dintre ele. În acest șablon, prețurile unitare se introduc fără TVA, TVA se calculează separat cu cota proprie fiecărui rând, iar totalul general este afișat cu TVA inclus. Cereți confirmarea contabilului dumneavoastră privind cota aplicabilă fiecărui produs sau serviciu.

În lista de oferte setați starea „Acceptată” și scrieți data deciziei; apoi mutați lucrarea în tabelul de urmărire a comenzilor și urmăriți de acolo procesul de livrare. Factura emisă o trecați în șablonul de urmărire a facturilor, iar dacă vânzarea este cu plata la termen, înregistrați datoria clientului în contul lui de partener. La service-urile auto și ateliere, oferta aprobată se transformă, la preluarea vehiculului, în formularul de ordin de lucru pentru service auto; scrierea numărului ofertei pe ordinul de lucru leagă cele două documente.

Pentru câteva oferte pe lună, acest fișier Excel este suficient. Când numărul ofertelor crește și urmăriți și stocul produselor pe care le ofertați și contul de partener al clientului, Ofisx Gestiune Stocuri Online are o secțiune de oferte; stocul, contul de partener și ofertele sunt păstrate în același cont și se deschid de pe telefon și de pe web.

Fișierul este în format Excel (.xlsx), pentru că valorile rândurilor și totalurile sunt calculate prin formule. După ce îl deschideți și îl completați în Excel, Google Sheets sau LibreOffice, îl puteți converti în PDF cu „Salvează ca PDF” și îl puteți trimite clientului prin e-mail sau WhatsApp.

Da, este gratuit. Fișierul nu cere e-mail, cont sau plată; nu conține filigran și nici protecție a celulelor. Puteți adăuga un logo și puteți modifica textul condițiilor, lista de unități și coloanele după nevoile dumneavoastră.