Esempio di Modulo Preventivo (Modello Excel)

Il modulo preventivo è il documento con cui il venditore comunica per iscritto a un cliente specifico il prezzo, la quantità, le condizioni e la durata di validità dell'offerta per determinati prodotti o servizi. Quando il cliente approva il preventivo, si passa alla fase di ordine e poi di fattura.

Almeno questo: i dati dell'azienda che fa il preventivo, i dati del cliente, il numero del preventivo, la data del preventivo, la data di validità, i prodotti o servizi voce per voce con quantità e prezzo unitario, l'eventuale sconto, se l'IVA è inclusa o meno, il totale generale, i tempi di consegna e le condizioni di pagamento, la firma di chi lo ha preparato. Data di validità e informazione sull'IVA sono i due campi più spesso dimenticati.

Il listino prezzi contiene i vostri prezzi generali, mostrati a tutti i clienti nello stesso momento e validi finché non li cambiate. Il preventivo, invece, viene fatto a un singolo cliente, per un lavoro preciso, con quantità e sconto specifici per quel lavoro e per un periodo determinato. Il modo più pratico è prendere i prezzi unitari dal vostro listino e riportarli nel modulo preventivo.

Non c'è una sola risposta giusta; è una decisione dell'azienda. Nei lavori in cui i prezzi cambiano spesso con le materie prime o il tasso di cambio la durata si tiene breve, mentre per i lavori con prezzi stabili può essere più lunga. L'importante è che la durata sia scritta chiaramente sul preventivo; in questo modello, quando scrivete il numero di giorni, la data di scadenza della validità si calcola da sola.

È una questione giuridica che può variare in base al contenuto del preventivo, alle sue condizioni e alla corrispondenza tra le parti; non sarebbe corretto dare una risposta generale. Nella pratica le aziende riducono l'incertezza scrivendo chiaramente la durata di validità, cosa è compreso nel prezzo e quando il preventivo diventa definitivo. Per lavori di importo elevato o di lunga durata si consiglia di stipulare un contratto scritto oltre al preventivo e, per le questioni legali, di rivolgersi a un avvocato.

Si usano entrambi; l'importante è che sia chiaro quale dei due. In questo modello i prezzi unitari si inseriscono IVA esclusa, l'IVA viene calcolata a parte con l'aliquota di ciascuna riga e il totale generale è mostrato IVA inclusa. Quale aliquota si applichi a quale prodotto o servizio, fatevelo confermare dal vostro commercialista.

Nell'elenco dei preventivi impostate lo stato su "Accettato" e scrivete la data della decisione; poi spostate il lavoro nella tabella di controllo ordini e seguite da lì il processo di consegna. La fattura emessa registratela nel modello di controllo fatture e, se la vendita è dilazionata, il debito del cliente nel suo conto cliente (cari hesap, la scheda di credito/debito di ciascun cliente o fornitore). Nelle officine e nei centri assistenza auto il preventivo approvato diventa, al momento della presa in carico del veicolo, il modulo di ordine di lavoro per officina; scrivere il numero del preventivo sull'ordine di lavoro collega i due documenti.

Per pochi preventivi al mese questo file Excel è sufficiente. Quando i preventivi aumentano e seguite anche la giacenza dei prodotti che preventivate e il conto del cliente, Ofisx Gestione Magazzino Online ha una sezione preventivi; magazzino, conti clienti e preventivi sono tenuti nello stesso account e si aprono da telefono e dal web.

Il file è in formato Excel (.xlsx), perché gli importi di riga e i totali sono calcolati con formule. Dopo averlo aperto e compilato con Excel, Google Sheets o LibreOffice, potete convertirlo in PDF con "Salva come PDF" e inviarlo al cliente via e-mail o WhatsApp.

Sì, è gratuito. Il file non chiede e-mail, iscrizione o pagamento; non contiene filigrana né protezione delle celle. Potete aggiungere il logo e modificare a vostro piacimento il testo delle condizioni, l'elenco delle unità e le colonne.