Exemplo de Formulário de Orçamento (Modelo de Excel)

O formulário de orçamento é o documento em que o vendedor informa por escrito a um cliente específico o preço, a quantidade, as condições e o prazo de validade da proposta para determinados produtos ou serviços. Quando o cliente aprova o orçamento, passa-se para a etapa de pedido e, em seguida, de nota fiscal.

No mínimo: dados da empresa que faz o orçamento, dados do cliente, número do orçamento, data do orçamento, data de validade, produtos ou serviços item a item com quantidade e preço unitário, desconto se houver, se o VAT está incluído ou não, total geral, prazo de entrega e condições de pagamento, e a assinatura de quem preparou. A data de validade e a informação sobre o VAT são os dois campos mais esquecidos.

A lista de preços são seus preços gerais, mostrados a todos os clientes ao mesmo tempo e válidos até você alterá-los. O orçamento, por sua vez, é dado a um único cliente, para um trabalho específico, com quantidade e desconto próprios desse trabalho e por um período determinado. O mais prático é pegar os preços unitários da sua lista e levá-los para o formulário de orçamento.

Não há uma única resposta certa; é uma decisão da própria empresa. Em trabalhos cujos preços mudam com frequência conforme a matéria-prima ou o câmbio, o prazo é curto; em trabalhos de preço estável, pode ser mais longo. O importante é que o prazo esteja escrito de forma clara no orçamento; neste modelo, ao informar o número de dias, a data final de validade é calculada automaticamente.

Essa é uma questão jurídica, que pode variar conforme o conteúdo do orçamento, suas condições e a troca de mensagens entre as partes; seria incorreto dar uma resposta geral. Na prática, as empresas reduzem a incerteza escrevendo claramente o prazo de validade, o que está incluído no preço e quando o orçamento se torna definitivo. Em trabalhos de valor alto ou longa duração, recomenda-se firmar um contrato escrito junto com o orçamento e consultar um advogado para as questões jurídicas.

Os dois são usados; o importante é que fique claro qual deles é. Neste modelo, os preços unitários são informados sem VAT, o VAT é calculado separadamente com a alíquota de cada linha e o total geral é exibido com VAT incluído. Confirme com seu contador qual alíquota se aplica a cada produto ou serviço.

Na lista de orçamentos, mude a situação para "Aceito" e escreva a data da decisão; depois leve o trabalho para a planilha de controle de pedidos e acompanhe ali o processo de entrega. Lance a nota emitida no modelo de controle de notas fiscais e, se a venda for a prazo, registre a dívida do cliente na conta dele. Em oficinas mecânicas, o orçamento aprovado vira, no recebimento do veículo, a ordem de serviço da oficina; escrever o número do orçamento na ordem de serviço liga os dois documentos.

Para poucos orçamentos por mês, este arquivo do Excel é suficiente. Quando o número de orçamentos cresce e você também acompanha o estoque dos produtos orçados e a conta do cliente, o Ofisx Controle de Estoque online tem uma seção de orçamentos; estoque, contas de clientes e orçamentos ficam na mesma conta, e você abre pelo celular e pela web.

O arquivo está no formato Excel (.xlsx), porque os totais das linhas e o total geral são calculados por fórmula. Depois de abrir e preencher no Excel, no Google Sheets ou no LibreOffice, você pode converter para PDF com "Salvar como PDF" e enviar ao cliente por e-mail ou WhatsApp.

Sim, é grátis. O arquivo não pede e-mail, cadastro nem pagamento; não tem marca d'água nem proteção de células. Você pode adicionar seu logotipo e alterar o texto das condições, a lista de unidades e as colunas como preferir.