Παράδειγμα Φόρμας Προσφοράς Τιμών (Πρότυπο Excel)

Η φόρμα προσφοράς τιμών είναι το έγγραφο με το οποίο ο πωλητής γνωστοποιεί γραπτά σε έναν συγκεκριμένο πελάτη την τιμή, την ποσότητα, τους όρους και τη διάρκεια ισχύος της προσφοράς για συγκεκριμένα προϊόντα ή υπηρεσίες. Όταν ο πελάτης εγκρίνει την προσφορά, περνάτε στο στάδιο της παραγγελίας και στη συνέχεια του τιμολογίου.

Τουλάχιστον τα εξής: τα στοιχεία της επιχείρησης που δίνει την προσφορά, τα στοιχεία του πελάτη, ο αριθμός προσφοράς, η ημερομηνία προσφοράς, η ημερομηνία λήξης ισχύος, τα προϊόντα ή οι υπηρεσίες ανά είδος με ποσότητα και τιμή μονάδας, η έκπτωση αν υπάρχει, αν περιλαμβάνεται ο ΦΠΑ, το γενικό σύνολο, ο χρόνος παράδοσης και οι όροι πληρωμής, η υπογραφή αυτού που την ετοίμασε. Η ημερομηνία λήξης ισχύος και η πληροφορία για τον ΦΠΑ είναι τα δύο πεδία που ξεχνιούνται συχνότερα.

Ο τιμοκατάλογος είναι οι γενικές τιμές σας που εμφανίζονται ταυτόχρονα σε όλους τους πελάτες και ισχύουν μέχρι να τις αλλάξετε. Η προσφορά τιμών, αντίθετα, δίνεται σε έναν μόνο πελάτη, για μια συγκεκριμένη δουλειά, με ποσότητα και έκπτωση ειδικά για αυτήν και για συγκεκριμένο χρονικό διάστημα. Ο πιο πρακτικός τρόπος είναι να παίρνετε τις τιμές μονάδας από τον τιμοκατάλογό σας και να τις μεταφέρετε στη φόρμα προσφοράς.

Δεν υπάρχει μία σωστή απάντηση· είναι απόφαση της ίδιας της επιχείρησης. Σε δουλειές όπου οι τιμές αλλάζουν συχνά με τις πρώτες ύλες ή τη συναλλαγματική ισοτιμία, η διάρκεια κρατιέται σύντομη, ενώ σε δουλειές με σταθερές τιμές μπορεί να δοθεί μεγαλύτερη. Το σημαντικό είναι η διάρκεια να αναγράφεται καθαρά πάνω στην προσφορά· σε αυτό το πρότυπο, όταν γράφετε τον αριθμό των ημερών, η τελευταία ημερομηνία ισχύος υπολογίζεται αυτόματα.

Αυτό είναι νομικό ερώτημα που μπορεί να διαφέρει ανάλογα με το περιεχόμενο της προσφοράς, τους όρους της και την αλληλογραφία μεταξύ των μερών· δεν θα ήταν σωστό να δοθεί μια γενική απάντηση. Στην πράξη οι επιχειρήσεις μειώνουν την αβεβαιότητα γράφοντας καθαρά τη διάρκεια ισχύος, τι περιλαμβάνεται στην τιμή και πότε οριστικοποιείται η προσφορά. Σε δουλειές μεγάλης αξίας ή μακράς διάρκειας συνιστάται να συντάσσεται γραπτή σύμβαση μαζί με την προσφορά και για νομικά ερωτήματα να συμβουλεύεστε δικηγόρο.

Χρησιμοποιούνται και τα δύο· το σημαντικό είναι να είναι σαφές ποιο από τα δύο ισχύει. Σε αυτό το πρότυπο οι τιμές μονάδας εισάγονται χωρίς ΦΠΑ, ο ΦΠΑ υπολογίζεται ξεχωριστά με τον συντελεστή κάθε γραμμής και το γενικό σύνολο εμφανίζεται με ΦΠΑ. Ζητήστε από τον λογιστή σας να επιβεβαιώσει ποιος συντελεστής εφαρμόζεται σε ποιο προϊόν ή ποια υπηρεσία.

Αλλάξτε την κατάσταση στη λίστα προσφορών σε «Αποδεκτή» και γράψτε την ημερομηνία της απόφασης· στη συνέχεια μεταφέρετε τη δουλειά στον πίνακα παρακολούθησης παραγγελιών και παρακολουθήστε εκεί τη διαδικασία παράδοσης. Το τιμολόγιο που εκδόθηκε καταχωρίστε το στο πρότυπο παρακολούθησης τιμολογίων και, αν η πώληση είναι με πίστωση, την οφειλή του πελάτη στον λογαριασμό του. Στα συνεργεία αυτοκινήτων και επισκευών, η προσφορά που εγκρίνεται γίνεται φόρμα εντολής εργασίας συνεργείου όταν παραλαμβάνεται το όχημα· το να γράψετε τον αριθμό της προσφοράς στην εντολή εργασίας συνδέει τα δύο έγγραφα μεταξύ τους.

Για λίγες προσφορές τον μήνα αυτό το αρχείο Excel αρκεί. Όταν οι προσφορές πληθαίνουν και παρακολουθείτε επίσης το απόθεμα των προϊόντων που προσφέρετε και τον λογαριασμό του πελάτη, το Ofisx Online Stok έχει ενότητα προσφορών· το απόθεμα, ο λογαριασμός πελάτη και οι προσφορές τηρούνται στον ίδιο λογαριασμό και ανοίγουν από το τηλέφωνο και από το web.

Το αρχείο είναι σε μορφή Excel (.xlsx), επειδή τα ποσά των γραμμών και τα σύνολα υπολογίζονται με τύπους. Αφού το ανοίξετε και το συμπληρώσετε με Excel, Google Sheets ή LibreOffice, μπορείτε να το μετατρέψετε σε PDF με «Αποθήκευση ως PDF» και να το στείλετε στον πελάτη με e-mail ή WhatsApp.

Ναι, είναι δωρεάν. Το αρχείο δεν ζητά e-mail, συνδρομή ή πληρωμή· δεν περιέχει υδατογράφημα και προστασία κελιών. Μπορείτε να προσθέσετε λογότυπο και να αλλάξετε το κείμενο των όρων, τη λίστα μονάδων και τις στήλες όπως θέλετε.