قیمت کوٹیشن فارم کا نمونہ (Excel ٹیمپلیٹ)

قیمت کوٹیشن فارم وہ دستاویز ہے جس میں فروخت کنندہ کسی مخصوص گاہک کو مخصوص پروڈکٹس یا سروسز کے لیے اپنی قیمت، مقدار، شرائط اور کوٹیشن کی میعاد تحریری طور پر بتاتا ہے۔ گاہک کوٹیشن منظور کر لے تو آرڈر اور پھر انوائس کا مرحلہ آتا ہے۔

کم از کم یہ: کوٹیشن دینے والے کاروبار کی معلومات، گاہک کی معلومات، کوٹیشن نمبر، کوٹیشن کی تاریخ، میعاد کی تاریخ، مد بہ مد پروڈکٹ یا سروس کے ساتھ مقدار اور فی اکائی قیمت، اگر ہو تو رعایت، VAT شامل ہے یا نہیں، کل میزان، ترسیل کی مدت اور ادائیگی کی شرائط، تیار کرنے والے کے دستخط۔ میعاد کی تاریخ اور VAT کی معلومات سب سے زیادہ بھلائے جانے والے دو خانے ہیں۔

قیمتوں کی فہرست آپ کی عمومی قیمتیں ہیں جو تمام گاہکوں کو ایک ساتھ دکھائی جاتی ہیں اور آپ کے بدلنے تک درست رہتی ہیں۔ قیمت کوٹیشن البتہ ایک گاہک کو، ایک مخصوص کام کے لیے، اسی کام کی مخصوص مقدار اور رعایت کے ساتھ اور ایک مقررہ مدت کے لیے دی جاتی ہے۔ فی اکائی قیمتیں اپنی فہرست سے لے کر کوٹیشن فارم میں منتقل کرنا سب سے عملی طریقہ ہے۔

اس کا کوئی ایک درست جواب نہیں؛ یہ کاروبار کا اپنا فیصلہ ہے۔ جن کاموں میں قیمتیں خام مال یا زرِ مبادلہ کی شرح سے بار بار بدلتی ہیں وہاں مدت مختصر رکھی جاتی ہے، مستحکم قیمت والے کاموں میں زیادہ دی جا سکتی ہے۔ اہم بات یہ ہے کہ مدت کوٹیشن پر صاف لکھی ہو؛ اس ٹیمپلیٹ میں دنوں کی تعداد لکھتے ہی آخری تاریخ خود بخود حساب ہو جاتی ہے۔

یہ ایک قانونی سوال ہے جو کوٹیشن کے مواد، شرائط اور فریقین کے درمیان خط و کتابت کے مطابق بدل سکتا ہے؛ عمومی جواب دینا درست نہیں ہوگا۔ عملاً کاروبار میعاد، قیمت میں کیا شامل ہے اور کوٹیشن کب حتمی ہوگی، یہ صاف لکھ کر ابہام کم کرتے ہیں۔ بڑی رقم یا طویل مدت کے کاموں میں کوٹیشن کے ساتھ تحریری معاہدہ کرنے اور قانونی سوالات کے لیے وکیل سے مشورہ کرنے کی سفارش کی جاتی ہے۔

دونوں طریقے استعمال ہوتے ہیں؛ اہم بات یہ ہے کہ صاف معلوم ہو کون سا ہے۔ اس ٹیمپلیٹ میں فی اکائی قیمتیں VAT کے بغیر درج ہوتی ہیں، VAT ہر قطار کی اپنی شرح سے الگ حساب ہوتا ہے اور کل میزان VAT سمیت دکھایا جاتا ہے۔ کس پروڈکٹ یا سروس پر کون سی شرح لاگو ہوگی، یہ اپنے اکاؤنٹنٹ سے تصدیق کروا لیں۔

کوٹیشن کی فہرست میں حالت “قبول” کریں اور فیصلے کی تاریخ لکھیں؛ پھر کام کو آرڈر ٹریکنگ ٹیبل میں منتقل کر کے ترسیل کا عمل وہیں سے دیکھیں۔ جاری کردہ انوائس کو انوائس ٹریکنگ ٹیمپلیٹ میں اور ادھار کی فروخت ہو تو گاہک کا قرض اس کے کھاتے میں چڑھائیں۔ آٹو سروس اور ورکشاپس میں منظور شدہ کوٹیشن گاڑی وصول کرتے وقت آٹو سروس ورک آرڈر فارم میں بدل جاتی ہے؛ کوٹیشن نمبر کو ورک آرڈر پر لکھنا دونوں دستاویزات کو آپس میں جوڑ دیتا ہے۔

مہینے میں چند کوٹیشنز کے لیے یہ Excel فائل کافی ہے۔ کوٹیشنز کی تعداد بڑھنے پر اور جن پروڈکٹس کی کوٹیشن دیتے ہیں ان کا اسٹاک اور گاہک کا کھاتہ بھی ٹریک کرتے ہوں تو Ofisx اسٹاک مینجمنٹ (آن لائن) میں کوٹیشن کا سیکشن ہے؛ اسٹاک، کھاتہ اور کوٹیشنز ایک ہی اکاؤنٹ میں رکھے جاتے ہیں، فون اور ویب دونوں سے کھلتے ہیں۔

فائل Excel (.xlsx) فارمیٹ میں ہے کیونکہ قطار کی رقوم اور میزان فارمولے سے حساب ہوتے ہیں۔ Excel، Google Sheets یا LibreOffice میں کھول کر بھرنے کے بعد “PDF کے طور پر محفوظ کریں” سے PDF بنا کر گاہک کو ای میل یا WhatsApp سے بھیج سکتے ہیں۔

جی ہاں، مفت ہے۔ فائل ای میل، رکنیت یا ادائیگی نہیں مانگتی؛ واٹر مارک اور سیل پروٹیکشن بھی نہیں رکھتی۔ آپ Logo شامل کر سکتے ہیں، شرائط کا متن، اکائیوں کی فہرست اور کالم اپنے مطابق بدل سکتے ہیں۔