Inventurprotokoll
Ein druckbares Protokoll, das festhält, wann, wo und von wem die Inventur durchgeführt wurde und mit welchem Ergebnis, und das vom Zählteam unterschrieben wird; die Ergebniszahlen kommen automatisch aus der Artikelliste.
Excel-Vorlage für Lagerzählung und Inventur
Die Excel-Vorlage für die Lagerzählung (Inventur) stellt den Bestand in Ihren Aufzeichnungen und die tatsächlich im Lager gezählte Menge nebeneinander und berechnet automatisch die Differenz, deren Geldwert und das Zählergebnis. Artikel mit Fehlmenge werden rot, Artikel mit Überschuss gelb und übereinstimmende grün markiert – so ist Ihre Inventur zum Periodenende in wenigen Stunden erledigt.
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Welche Spalten enthält die Vorlage?
| Spalte | Wozu sie dient |
|---|---|
| Artikelnummer / Bezeichnung | Kennzeichnung des gezählten Artikels. Verwenden Sie dieselben Nummern wie in der Bestandsvorlage. |
| Lager / Regal | Lager und Regal, in dem gezählt wurde. Filtern Sie danach für eine abschnittsweise Zählung. |
| Systembestand | Die Menge, die vor der Zählung in Ihren Aufzeichnungen steht. |
| Gezählte Menge | Die tatsächlich im Lager gezählte Menge – vor Ort wird nur diese Spalte ausgefüllt. |
| Differenz | Automatisch: Gezählt − System. Ein negativer Wert bedeutet Fehlmenge, ein positiver Überschuss. |
| Stückkosten | Einkaufskosten des Artikels pro Einheit. |
| Differenzbetrag | Automatisch: Differenz × Stückkosten. Der Geldwert des Verlusts. |
| Zählergebnis | Automatisch: ÜBEREINSTIMMEND, FEHLMENGE oder ÜBERMENGE. |
| Gezählt von / Datum | Für die Verantwortlichkeit und zum Vergleich bei Nachzählungen. |
So wird sie benutzt
- Füllen Sie vor der Zählung die Spalte „Systembestand“ aus Ihren vorhandenen Aufzeichnungen aus.
- Drucken Sie die Liste aus oder nehmen Sie ein Tablet mit ins Lager.
- Füllen Sie nur die Spalte „Gezählte Menge“ aus; alles andere wird automatisch berechnet.
- Lassen Sie die Zeilen mit Fehlmenge (rot) ein zweites Mal zählen – die meisten Differenzen sind Artikel, die im falschen Regal stehen.
- Übernehmen Sie den Verlustbetrag aus dem Blatt „Übersicht“ in Ihre Aufzeichnungen und korrigieren Sie Ihre Artikelkarten entsprechend dem Zählergebnis.
Für wen ist sie geeignet?
- Unternehmen mit Jahresinventur oder Inventur zum Periodenende
- Firmen mit mehreren Lagern oder Filialen
- Branchen mit hohem Schwund und Verlust (Lebensmittel, Verpackung, Eisenwaren)
- Filialleiter bei der Übergabe
Häufige Fragen
Wie oft sollte eine Inventur durchgeführt werden?
Einmal pro Jahr ist eine vollständige Zählung unbedingt erforderlich. Bei Schnelldrehern erlaubt eine monatliche Teilzählung (Zyklusinventur), Differenzen zu erkennen, bevor sie groß werden. Wie Sie die Zählung abschnittsweise und ohne Schließung des Lagers durchführen, erfahren Sie in der Anleitung Lagerzählung durchführen.
Was tun, wenn eine Zähldifferenz auftritt?
Lassen Sie den Artikel zuerst ein zweites Mal zählen und prüfen Sie dann die letzten Ein- und Ausgangsbewegungen. Ist die Differenz real, korrigieren Sie die Artikelkarte und erfassen den Differenzbetrag als Schwund/Verlust. Ein großer Teil der Differenzen entsteht nicht durch verlorene Ware, sondern durch Ware im falschen Regal; hat jeder Artikel eine feste Regaladresse, entsteht diese Differenz gar nicht erst – die Methode finden Sie auf der Seite zum Regaladressierungssystem.
Muss die Zählung zu zweit erfolgen?
Wenn eine Person zählt und eine andere schreibt, sinkt die Fehlerquote deutlich. Dafür gibt es die Spalte „Gezählt von“.
Ersetzt diese Vorlage ein Inventurprotokoll?
Nein. Diese Datei ist eine Zählliste: Sie vergleicht Artikel für Artikel den Systembestand mit der gezählten Menge und berechnet die Differenz. Das Dokument, das festhält, an welchem Datum, in welchem Lager und von wem gezählt wurde und das das Ergebnis per Unterschrift bestätigt, ist das Inventurprotokoll. Wenn Sie die Zählung mit einem unterschriebenen Dokument abschließen möchten, verwenden Sie die Excel-Vorlage Inventurprotokoll (Beispiel), die die Ergebniszusammenfassung automatisch aus der Artikelliste übernimmt.
Kann ich die Vorlage mit einem Barcodescanner verwenden?
Ja. Sie können den Code in die Zelle „Artikelnummer“ einscannen und die Menge eintragen. Bei umfangreichen Zählungen ist ein Bestandsprogramm mit mobiler Zählfunktion deutlich schneller.
Woher nehme ich den Systembestand?
Sie können die Spalte „Restbestand“ aus der Excel-Bestandsvorlage kopieren oder die Daten aus dem von Ihnen verwendeten Programm exportieren.
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Zuletzt aktualisiert: 22. September 2026
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